高校檔案信息化建設及其策略

劉筱筠，李 婕，徐雨生，廖川江

1.普洱學院圖書館，云南 普洱665000；2.大理大學研究生院，云南 大理671000

檔案建設在高校管理中越來越重要，目前傳統高校檔案管理所需要承擔的公共社會服務功能相對比較單一，科學管理高校檔案主要任務是為高校教學和高校科研工作服務。隨著21世紀互聯網的迅速普及和發展，恰到好處地解決了我國傳統高校檔案信息數據采集管理數量激增、信息范圍過大的復雜問題。研究旨在現代科技發展環境中積極探索創新，建立與時俱進的高校科技檔案，更好地服務社會。

一、高校檔案信息化建設的意義

（一）符合信息化時代的需求

信息化時代的來臨使得人們更全面、快速、準確地接收各種信息，檔案管理的工作量逐步加大，以紙質為媒介的檔案管理方式已經相對陳舊，互聯網、物聯網等信息技術得到廣泛應用，加快了高校檔案的信息化建設。電子檔案更加符合信息社會的需要，它可以在檔案管理的過程中發揮其智能化、速度化、科技化的優勢，為檔案管理節省成本。高校如果想更好的適應當今高度信息化的社會大環境，就需要堅定的走好檔案數字化的道路，這也是我國檔案工作建設中的一個緊迫任務[1]。

（二）便于檔案的利用和管理

傳統依賴人工操作完成的檔案整理工作，具有很大的不確定性，檔案整理的情況與工作人員整體素質和能力息息相關，很容易影響檔案本身的使用。在信息時代下，依托于互聯網的檔案管理，有效實現了計算機的全程操控，使得無論是紙質還是電子檔案都能得到高效有序的管理，更加有效地實現檔案處理與交換的效能，更好地避免了受時間和空間約束的限制[2]。檔案管理人員可以通過網絡收發文件，通過成熟的電子系統進行檔案數據的整理、錄入、檢查等，在提高工作效率的同時也提高了檔案的利用周期。隨著高校辦公自動化的逐步普及，電子檔案可以更加實時地接收校內電子文件數據，并轉化為電子檔案信息，以便優化檔案信息資源。

（三）加強對檔案的保護

目前，大部分高校的檔案庫房條件都比較簡陋，庫房面積不夠，常年失修，缺乏防高溫、防火、防潮等必要保護措施。紙質檔案比較脆弱，反復翻查復印等都會對檔案造成損害。以電子檔案代替紙質檔案，可以有效避免紙質檔案面對的現實問題，并且實現異地存取、查閱，更加便捷。電子檔案同時也是紙質檔案的電子備份，為檔案保存增加一重保險，有效地保護了檔案原件[3]。

（四）節約管理空間，拓寬服務領域

與紙質檔案不同，電子檔案對保存場地的面積要求不高，檔案數字化后，不重要的文件及暫時性的文件可不必使用紙質形式歸檔，只需歸檔電子文件，可以節省實體庫房貯存空間。隨著檔案數字化系統的建設，檔案管理的內容會越來越豐富，需要歸納整理的信息量也是傳統檔案所不能比擬的[4]。這時電子檔案信息量庫存與利用率的優勢就會顯現出來。基于日趨豐富的檔案信息，高校可以建立電子檔案網頁，可以開設電子檔案館、電子數據庫資源等服務領域，便于學生和教師隨時隨地查詢和學習，更加能滿足大家的需求。

（五）支撐科研力量，保護知識產權

數字檔案發展是高校檔案管理工作發展的一個必然趨勢，而加強檔案信息數據資源網絡建設工作是高校利用檔案進行信息數字化服務建設的一個關鍵和首要基礎工作[5]。以高校科技檔案為例，是高校開展科學技術研究創新活動的重要記錄，是高校加強科研技術創新和知識產權保護的重要組成部分。在我國科技飛速發展的背景下，高校正逐漸發展成為構建我國各類科技創新檔案體系中最重要的一個陣地和科研的重要支撐力量，結合高校各類科技檔案發展現狀，深入研究高校存在一些問題，加強高校科技創新檔案體系建設具有十分重要的現實意義[6]。

二、高校檔案信息化建設存在的問題

（一）數字化程度低

目前，我國大部分高校數字化建設還處于初級階段，很多高校依舊是采用紙質檔案的管理模式，想要推進電子檔案的建設，很大程度上會受到人力、物力、財力以及保守觀念的限制；已有的紙質檔案規模大、數量多，信息種類龐雜，在向電子檔案轉換的過程中，工作量巨大[7]。同時，因數字化之前很多信息的處理不夠及時，往往會遺留很多問題數據，處理這些問題數據也是一項浩大的工程，在一定程度上也加重了電子檔案建設的難度。現有的辦公自動化系統也具有文件歸檔的功能，但是自動歸檔的文件很難與電子檔案系統中的目錄進行對接，這就容易造成信息不對稱，出現信息接收偏差，說明兩個系統格式的兼容性和穩定性有待加強。以上因素都會導致高校的電子檔案系統建設的進程困難重重。

（二）管理制度不健全

目前高校電子檔案的制度化管理不夠健全，為了順應信息化社會的發展要求，國家檔案局出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，對高校電子檔案管理進行了宏觀規定，但是高校在有關電子檔案的管理制度方面仍然存在一些問題：一是沒有落實電子文檔歸檔責任化，面對浩如煙海的檔案資源和內容，明確分工明確職責的工作分配是十分必要的；二是目前各高校、各部門之間電子檔案管理制度各行其是，沒有形成統一的標準，電子檔案信息在收集、錄入、整理、歸檔時所執行的標準也就不統一，為后續的資源共享和集成處理帶來很大困難；三是從校內使用者的角度來看，檔案系統所提供的檔案信息總是“不夠及時”，在時效性上滿足不了使用者的需求。

（三）專業管理人才缺乏

檔案數字化屬于高新技術的范疇，因此檔案管理人員要有很高的綜合能力和綜合素質。電子檔案系統要想快速穩健的建立與發展，人才是關鍵，尤其是需要能夠熟練掌握計算機技術并具備檔案業務水平的復合型人才。目前高校的檔案管理人員中具備該項專業能力的人并不多。在檔案管理人員方面，地方高校檔案館多為處以下建制，很多情況下存在教師兼職或其他專業兼職現象，甚至有的高校用檔案館的工作作為安撫校內人才家屬的敲門磚，進一步加劇了檔案管理隊伍不專業的情況[8]。并且大部分檔案管理工作人員年齡較大，接受信息能力稍弱，不能熟練掌握計算機、網絡、數據庫等方面的知識，不能適應檔案數字化進程發展的需要。

（四）硬件設施不足

國內很多高校的檔案館數字化建設還處于初級階段，基礎設施相對落后。多數高校仍然采用以紙質檔案進行信息存儲與管理，數字化檔案的發展還處于萌芽階段，硬件設備不足以支撐數字化檔案管理。為做好電子檔案建設，需投入大量資金對原有的陳舊設備進行升級換代，以適應電子檔案建設的需求。目前大多高校將資金都投放在教學、科研上，沒有建設數字化檔案的意識，將檔案建設工作置于一個很尷尬的境地。導致依賴于信息化設備的電子檔案管理工作無法正常展開。

三、高校檔案信息化建設的策略

（一）健全制度，明確職責

規章制度是高校或其他企業檔案管理工作的有序進行和發展的基本保障。以《檔案法》和其他檔案管理法規為依據，建立健全的規章制度，明確檔案管理職責，確保這些分散在各事業單位的科研檔案文件能夠完整且及時地移交到學校檔案管理部門。

（二）深化認識，轉變觀念

從事檔案管理相關工作的從業人員要深刻認識到檔案管理工作的特殊性及重要性，不能僅僅做保管高校檔案的工作。首要任務是加強科研人員、基礎工作者及領導對檔案管理的全面了解，深刻認識其重要地位，從而加大支持檔案管理建設工作的力度，加強檔案的儲存管理工作，確保檔案數字化工作的順利進行。在保證正確且安全地控制信息的公開的工作下，最大限度的利用檔案的應用價值。

（三）加強人才隊伍建設

提高高校檔案管理隊伍綜合素質是當下我國院校科技檔案管理工作取得現代化快速發展的必經之路[9]，同時，加強高校檔案專業化人才建設，強化和培養檔案管理工作人員的專業知識水平和信息技術能力，定期進行繼續教育和檔案技術交流，提高他們檔案管理的綜合素質，并不斷努力學習應用國內外現代新信息技術，同時探索拓展檔案知識應用新領域，達到符合新時代檔案技術人員的水平，實現檔案創新性發展。

（四）注重科技創新

加強高校檔案管理的技術開發，提高高校檔案的經濟、社會、文化服務與管理功能，需要所有從事高校檔案技術的工作人員能夠充分利用學校現代化的管理技術手段，更好的為學科教學和社會改革發展服務。只有切實利用和管理好高校檔案，檔案的服務價值才能獲得充分的體現和應用，才能使檔案管理工作長久的健康發展與造福社會。

四、結語

檔案信息化建設工程是一項重大工程，涉及到檔案管理建設工作的各個領域。既要統籌規劃，科學分析，又要有明確的計劃、步驟把高校檔案信息化的各項重要基礎設施工作扎扎實實地做好，確保各項檔案管理統一、規范，帶動各項數字檔案管理基礎業務的工作開展。同時也要明確做好檔案信息化體系的建設工作是一項長期性的任務，要嚴格要求檔案質量，保證質量查全、查準，力求檔案信息資源管理系統長期運行的安全、可靠，同時不斷增強檔案信息安全意識，只有真正規范、科學、合理的利用檔案信息資源，才能真正在高校檔案管理中充分發揮主導作用。另處，要與時俱進，全面深入推進高校檔案管理信息化體系建設，促進當代高校的健康發展。