地方院校歸檔部門依法治檔建設(shè)研究

成東南，寸常興，楊薈

1.普洱學(xué)院，云南普洱665000；2.保山學(xué)院，云南保山678000

目前，地方院校歸檔部門存在分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員工作職責(zé)“失范”現(xiàn)象[1]，這嚴(yán)重影響著地方院校檔案工作規(guī)范開展。要解決這個(gè)問題，必須實(shí)現(xiàn)依法治檔，認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)，健全和完善地方院校檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度和獎(jiǎng)懲機(jī)制。為此，地方院校歸檔部門應(yīng)嚴(yán)格實(shí)施獎(jiǎng)懲辦法，堅(jiān)決執(zhí)行歸檔部門檔案工作與績效掛鉤方式，強(qiáng)化分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的工作職責(zé)，加強(qiáng)法制宣傳教育，提高分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員對檔案工作的認(rèn)識，提高歸檔部門檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)，才能推動(dòng)促成歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員職業(yè)道德實(shí)踐養(yǎng)成，從而促進(jìn)加強(qiáng)歸檔部門職業(yè)道德建設(shè)，為地方院校檔案部門依法治檔建設(shè)提供根本保障。

一、地方院校歸檔部門工作職責(zé)“失范”現(xiàn)象

新形勢下，地方院校檔案工作迎來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，由傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)為各職能部門立卷歸檔制度。在這個(gè)轉(zhuǎn)變過程中，對于接觸不多和從未接觸過檔案工作的地方院校歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員均是一種挑戰(zhàn)。因?yàn)樗麄円蚜?xí)慣于傳統(tǒng)檔案管理模式，還認(rèn)為文件資料收集、整理等業(yè)務(wù)工作是一項(xiàng)簡單、繁瑣、重復(fù)沒有技術(shù)含量的工作，因而容易造成工作職責(zé)“失范”現(xiàn)象。

（一）檔案管理人員職責(zé)不明確

由于許多地方院校實(shí)施各職能部門立卷歸檔制度，所以各職能部門也變?yōu)闅w檔部門，因此各部門必須結(jié)合科室增設(shè)變化情況和各類檔案歸檔范圍，確定設(shè)置一名或多名兼職檔案員收集、整理文件資料。在此情況下，各職能部門有的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人搖身一變成為收集、整理文件資料的兼職檔案員，而且還是屬于額外工作，專業(yè)技術(shù)不熟練導(dǎo)致對文件資料收集、整理不齊全。有的地方院校歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)讓兼職檔案員把所收集的文件資料，稍加整理，全部送到檔案部門，檔案不規(guī)范也不改進(jìn)。另外，個(gè)別地方院校歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)把開會帶回的文件，不交給兼職檔案員整理，而是為了自己的工作方便自收自存，出現(xiàn)管理不規(guī)范現(xiàn)象。

（二）檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平不高

部分地方院校歸檔部門兼職檔案員，專業(yè)水平不高，對專職檔案員開展的工作指導(dǎo)不上心，個(gè)別檔案員欠缺檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識，對本院校和省檔案局舉辦檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識培訓(xùn)不上心，導(dǎo)致管理失范。

（三）對檔案管理工作重視程度不夠

有的地方院校歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，甚至把一些實(shí)物檔案和一些紙質(zhì)文件資料當(dāng)成廢品和廢紙來處理，造成一部分實(shí)物檔案和文件資料受損失。另外，有的歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員從來沒有認(rèn)識到檔案工作的重要性及檔案的真正價(jià)值，檔案管理意識淡薄，因此給文件資料收集、整理等業(yè)務(wù)工作帶來很大的難題，嚴(yán)重影響了地方院校檔案的齊全完整和歸檔的時(shí)限性，影響了地方院校檔案工作全面開展。

二、加強(qiáng)地方院校歸檔部門依法治檔建設(shè)對策

要解決地方院校歸檔部門工作職責(zé)“失范”現(xiàn)象，首先要讓地方院校歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員認(rèn)清新時(shí)代檔案工作的形勢，準(zhǔn)確把握新時(shí)代賦予地方院校歸檔部門檔案工作新模式、新使命、新方法，才能真正實(shí)現(xiàn)地方院校依法治檔。其次要運(yùn)用檔案法律、法規(guī)和地方院校的規(guī)章制度來管理檔案，健全完善地方院校各項(xiàng)規(guī)章制度與獎(jiǎng)懲機(jī)制，堅(jiān)持違法必糾的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，最大限度延長檔案壽命，實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值。再次要強(qiáng)化地方院校歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員工作職責(zé)，加強(qiáng)檔案法制宣傳教育，提高歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員對檔案工作認(rèn)識，提高歸檔部門檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)，才能推動(dòng)促成歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員職業(yè)道德實(shí)踐養(yǎng)成，從而促進(jìn)歸檔部門職業(yè)道德建設(shè)。

（一）嚴(yán)明獎(jiǎng)懲機(jī)制，強(qiáng)化執(zhí)法監(jiān)督

圍繞地方院校歸檔部門工作職責(zé)“失范”現(xiàn)象，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》《檔案行政處罰程序暫行規(guī)定》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等法規(guī)[2-6]，結(jié)合《新時(shí)代公民道德建設(shè)實(shí)施綱要》的內(nèi)容和地方院校歸檔部門工作實(shí)際情況及發(fā)展需要，分析新時(shí)代檔案工作的新情況，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案工作的理念，健全完善地方院校各項(xiàng)規(guī)章制度與獎(jiǎng)懲機(jī)制，嚴(yán)格實(shí)施獎(jiǎng)懲辦法，對違反檔案法律法規(guī)和地方院校規(guī)章制度的行為必須認(rèn)真追查，嚴(yán)肅處理，凡是違反檔案法律法規(guī)和本院校規(guī)章制度的行為應(yīng)給予相應(yīng)處分。關(guān)于檔案管理違法案件查處工作具體措施，要在主管檔案工作校長領(lǐng)導(dǎo)下由檔案部門牽頭，會同紀(jì)監(jiān)部門、人事部門、財(cái)務(wù)部門等共同進(jìn)行。行政處分和經(jīng)濟(jì)處罰可以單獨(dú)執(zhí)行，也可同時(shí)執(zhí)行；對違反檔案法律法規(guī)和院校各項(xiàng)規(guī)章制度行為給予行政處分和經(jīng)濟(jì)處罰，由檔案部門提出違反檔案法律法規(guī)和本院校各項(xiàng)規(guī)章制度行為事實(shí)情況的書面報(bào)告，經(jīng)院校檔案工作委員會同意，行政處分由紀(jì)監(jiān)部門、人事部門負(fù)責(zé)處理；經(jīng)濟(jì)處罰由人事部門、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)處理，并向受處罰的歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員發(fā)出《經(jīng)濟(jì)處罰通知書》。受罰歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的罰款可由財(cái)務(wù)部門直接代扣。除給予歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰，同時(shí)取消受罰歸檔部門所有工作人員全年績效工資外，還要責(zé)令歸檔部門限期整改，對不能勝任檔案工作的歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員要讓其換崗，保證檔案工作的正常有序的開展。

（二）強(qiáng)化歸檔部門工作職責(zé)

圍繞地方院校歸檔部門工作職責(zé)“失范”現(xiàn)象，要強(qiáng)化歸檔部門工作職責(zé)，實(shí)現(xiàn)依法治檔。歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)要在檔案工作委員會領(lǐng)導(dǎo)下，接受檔案部門的監(jiān)督和檢查，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的開展、貫徹檔案管理的規(guī)章制度；要將檔案工作納入本部門的計(jì)劃，納入本部門有關(guān)人員的職責(zé)范圍，做到在驗(yàn)收本部門各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作；關(guān)心、支持兼職檔案員的工作，保證他們的工作時(shí)間，改善他們的工作條件；解決本部門檔案工作遇到的具體問題。要求歸檔部門兼職檔案員，嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案工作相關(guān)法律法規(guī)，遵守地方院校檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度；負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、保管、整理和歸檔；負(fù)責(zé)接收本部門其他經(jīng)辦人手中形成的文件資料；負(fù)責(zé)按時(shí)向本地方院校檔案部門移交本部門的檔案；嚴(yán)格遵守本地方院校檔案工作安全保密制度，確保檔案的安全與保密；積極參加本地方院校檔案工作會議及檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平；隨著辦公自動(dòng)化的普及，各地方院校歸檔部門兼職檔案員積極配合實(shí)施計(jì)算機(jī)管理檔案，加快地方院校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。只有強(qiáng)化地方院校歸檔部門工作職責(zé)，讓地方院校歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員有危機(jī)感，才能重新認(rèn)識檔案工作，加強(qiáng)檔案工作責(zé)任意識，把壓力轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)力，努力提高自身業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng)，逐步培養(yǎng)養(yǎng)成良好職業(yè)道德習(xí)慣，才能充分發(fā)揮歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)在檔案工作中領(lǐng)導(dǎo)作用；才能充分發(fā)揮兼職檔案員在檔案工作中收集、整理的作用。才能使地方院校歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的工作責(zé)任落到實(shí)處，從中推動(dòng)促成檔案職業(yè)道德實(shí)踐養(yǎng)成，從而促進(jìn)加強(qiáng)依法治檔建設(shè)，保證檔案工作的順利開展。

（三）加強(qiáng)檔案法制宣傳教育

圍繞地方院校歸檔部門檔案工作職責(zé)“失范”現(xiàn)象，加強(qiáng)檔案法制宣傳教育，是地方院校檔案部門扎實(shí)開展“依法治檔”的基礎(chǔ)工作，必須讓地方院校歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員認(rèn)清新時(shí)代檔案工作的形勢，認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》《檔案行政處罰程序暫行規(guī)定》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等法規(guī)及本院校制定檔案管理規(guī)章制度，讓其充分認(rèn)識到檔案工作的重要性和自己所肩負(fù)的責(zé)任，遵守檔案職業(yè)的行為規(guī)范，樹立對檔案工作這一職業(yè)認(rèn)同感、崇高感，轉(zhuǎn)變檔案工作理念，重視檔案工作，加強(qiáng)自身行為約束，逐步培養(yǎng)養(yǎng)成良好職業(yè)道德修養(yǎng)，熱愛檔案工作，忠于職守、保守機(jī)密、尊重歷史、真誠奉獻(xiàn)，維護(hù)檔案齊全完整及安全。

（四）提高歸檔部門檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)

實(shí)現(xiàn)依法治檔，必須將職業(yè)道德建設(shè)作為提高地方院校歸檔部門檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)一項(xiàng)常規(guī)性的基礎(chǔ)工作來抓；結(jié)合歸檔部門實(shí)際情況，挑選政治素質(zhì)好，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的工作人員來充實(shí)地方院校歸檔部門檔案隊(duì)伍；組織檔案管理員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和本院校各項(xiàng)規(guī)章制度、檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識、檔案管理軟件系統(tǒng)操作培訓(xùn)；加強(qiáng)的檔案職業(yè)道德意識，逐步培養(yǎng)提升他們檔案職業(yè)道德素養(yǎng)，做到熱愛檔案工作，有強(qiáng)烈工作責(zé)任心和社會責(zé)任感，養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣；尊重歷史，維護(hù)歷史真實(shí)面目，樹立全心全意為人民服務(wù)的思想，才能做好檔案工作。

三、結(jié)語

總之，要實(shí)現(xiàn)依法治檔，就要健全和完善地方院校檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度和獎(jiǎng)懲機(jī)制，嚴(yán)格實(shí)施獎(jiǎng)懲辦法，強(qiáng)化歸檔部門工作職責(zé)，加強(qiáng)檔案法制宣傳教育，提高地方院校歸檔部門檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)，強(qiáng)化歸檔部門檔案職業(yè)行為規(guī)范，是推動(dòng)促成地方院校歸檔部門職業(yè)道德實(shí)踐養(yǎng)成的關(guān)鍵，是加強(qiáng)檔案職業(yè)道德建設(shè)的精髓，是做好地方院校檔案工作的根本保障。