大數據背景下的高校圖書館檔案管理策略思考

陜西廣播電視大學 郝紅梅

高校圖書館隨著大數據時代的來臨，圖書館在檔案管理工作方面，從原來的紙質化辦公逐漸向無紙化、電子化、網絡化方向發展。基于高校圖書館海量的信息，高校進行檔案管理工作變得愈發困難，而大數據能夠有效地對圖書館中的數據進行保存、加工、處理和管理，很大程度地提升了高校圖書館檔案管理的水平。高校一般通過現有的圖書管理軟件，對檔案管理數據進行采集處理，從而使得高校圖書檔案管理規模化、高效化、及時化和多樣化。高校圖書館在進行檔案管理的過程中，應該利用好大數據的優勢，將管理的方式從被動轉為主動參與。

一、高校圖書館檔案管理情況

目前，我國各高校圖書館進行檔案管理時，主要的工作內容是對具有高價值檔案、重大事件檔案等進行管理。在存儲上主要以紙質留存的形式歸檔，更加重視對檔案價值高的進行維護。各高校在檔案電子化的過程中，也是優先對高價值檔案進行電子化。而數字化的過程成為最后的環節，方便于后期的存儲、管理、檢索。高校在圖書館檔案管理數字化中，沒有對檔案需求情況進行摸底，只是根據自己的感覺來對自己認為價值較高的檔案進行數字化管理。在新的大數據背景下，高校圖書館應該加快圖書館信息化、網絡化步伐，通過大數據保證檔案管理數據的真實性、完整性。

二、檔案管理發現的缺陷

（一）高校圖書館檔案更加重視存檔工作

我國高校圖書館在檔案管理過程中，沒有關注檔案采集前的準備工作，只對最終的檔案材料重視。而高校的檔案分類方式，影響著檔案管理工作，造成了高校只重視檔案的存檔，對于采集工作不夠關注。而大數據下，高校圖書館進行采集數據的過程中能夠根據多個領域對檔案的價值和需求進行綜合性評估。在高校圖書館開展招聘工作時，培訓檔案和人事檔案分屬不同的領域，而對館藏人員的要求每年也都是不一樣的，具體的詳細內容由于價值不高，不一定會留存。因此，高校圖書館在檔案管理中要加強對檔案管理采集階段的重視，建立完善的數據采集制度，強化檔案之間的聯屬關系。通過對前期采集的檔案數據進行分析，加強檔案之間的關聯性，進而提升高校檔案管理的水平。

（二）管理模式簡單

高校圖書館在檔案管理中，主要以文件的形式，對高價值的檔案進行管理。而這種簡單的管理模式，容易形成管理固化。專業的高校圖書管理人員較少，很大一部分是其他教職員工兼任，更加重視檔案的寄存管理。而高校檔案數字化建立過程中，一般先是對原始檔案進行考察，之后對電子化后的檔案進行加密處理，最后通過相關的檔案管理軟件對檔案進行分類。而在實際管理中，高校通常只是把紙質化檔案轉變成電子化，管理的模式沒有發生變化。而在大數據背景下，檔案的價值更多地體現在外部市場的需求多少，檔案數據的其他信息往往比檔案本身價值更高。因此，高校在早期檔案的采集過程中，應該加強對檔案管理人員的學習，調動其他部門參與到檔案采集工作中，加強對檔案需求的分析和整理，提升檔案的附加價值，大數據的應用使得高校圖書檔案管理模式發生了轉變。

（三）缺乏現代管理理念

在大數據的時代背景下，很多高校已經開始的檔案管理數字化的建立和運營工作。但在實際的工作中，管理人員把檔案管理當成是對軟件的運用，沒有形成良好的評價反饋機制。高校圖書檔案管理應該把現代化的管理理念引入到數字化運用中，通過反饋評價機制的建立，有效推動高校圖書檔案管理模式的創新和發展，通過大數據的優勢，擴大檔案采集內容的深度和廣度，增加采集的頻率，使得高校圖書館檔案更加完整、真實、客觀。在采集的過程中，對檔案數據進行分析，了解市場對檔案的應用途徑，從而使得采集過程中更加有針對性，提高高校圖書館檔案工作采集的效率。高校檔案管理評價在對已有的檔案進行評價后，也可以對和檔案相關的信息進行二次評價，提高檔案的使用率。

（四）沒有完善的共享管理制度

當前，我國高校在共享館藏時，一般是通過互借，文獻傳輸等方式實現的。在共享的過程中，沒有相應的管理制度。這主要是由于高校沒有建立圖書檔案管理的平臺，使高校在共享信息的過程中無法對這一部分進行有效的管理。即使有高校已經建立了管理平臺，但各高校之間的數據平臺兼容性差，對檔案的價值認識不同，這就需要各高校在共享數據前，提高雙方平臺的互相兼容性，通過建立合理的檔案機制評估體系，從而使得共享管理制度趨于完善。高校在管理的過程中，沒有進行分級。高校應該對圖書管理檔案的內容進行分級管理，不同級別的內容設置不同的共享權限，提高檔案的使用率，避免檔案因為未分級而無法進行有效的共享。高校通過共享協議和分級管理的互通，讓圖書館檔案的價值最大的被開發了出來。

（五）沒有對檔案進行再次利用

在大數據發展之前，高校在完成檔案的采集和存檔后，后續沒有開展對檔案的再次管理工作。檔案的再次管理主要是檔案在實際的使用中，管理人員對其附加價值進行再次的存檔。而在大數據時代，數據庫已經被廣泛地應用于數據的采集、處理、存儲中。將數據庫引入到高校檔案管理中，在提升管理效率的同時，提高了高校圖書檔案管理的水平。而對高校對檔案的再次管理，能夠轉變管理者的理念，讓管理者以需求為導向進行管理工作。

三、大數據下優化高校圖書館檔案管理的方法

（一）完善檔案原始數據

在大數據時代，人們在獲取信息時更加關注信息的結果，對于信息結果產生的原理和過程不是非常關注。人們只需要對信息內容直接應用就可以，不需要深究其原因。而檔案管理通過對數據的處理、分析、存儲，可以在一定程度上顯示檔案活動的具體情況。而高校通過大數據技術，可以集中地對高校圖書館的館藏檔案進行采集、存儲，在采集中不需要考慮檔案的價值高低，這樣保證了高校圖書檔案的完整性，通過這種直接忽略檔案價值的采集方式，使得檔案采集的數據真實度大大提升，檔案更加詳細，內容更加豐富。當發現采集的檔案內容有所缺失，管理人員可以針對性地對缺失的部分進行查詢、錄入。而反饋、評價機制的建立，能夠幫助高校圖書館檔案管理人員不斷完善檔案內容。而通過查詢功能，管理人員能夠對高校圖書館檔案的原始數據使用情況進行了解。

（二）構建大數據下的數據庫

高校在大數據下構建自己的圖書檔案管理數據庫，需要遵循安全、穩定、真實等原則。圖書館數據庫通常是由固定的主題、穩定的環境，通過集成的方式進行數據的統合。高校圖書館檔案管理數據庫建立時，需要設定以下內容：自動記錄、不限次查詢、不能對原始數據改動等。高校還要根據自己的圖書檔案管理分類，按照不同的類別，添置相應的功能。如黨政檔案需要進行加密和權限設置。高校在對檔案管理的過程中，可以利用數據庫的分類管理形式，對不同類別檔案管理數據進行分級查閱。在檔案采集的過程中，可以設置好歸檔時間，數據庫按照時間節點自動歸檔。當要對檔案修改時，管理人員需要提交修改申請書，詳細注明修改原因、時間、完成節點、修改內容、原檔案內容等信息，當修改后提交，重復上面的操作進行歸檔。

（三）設置檔案管理評價體系

高校傳統的圖書檔案管理一般是通過人力進行處理的，在處理的過程中，受到的制約條件較多，增加了高校檔案管理工作人員工作的復雜度和難度。而大數據背景下，高校檔案管理人員可以利用數據庫的功能，通過對評價日志進行記錄，檔案的提取和歸檔簡單，不受其他條件制約，而通過評價能夠有效地提升檔案管理的質量。高校圖書檔案數字化需要耗費大量的時間，高校在完善圖書檔案管理體系時，加強數據庫功能齊備的同時，還要不斷優化大數據在檔案管理中的應用。而設置檔案管理評價體系正好能夠幫助管理人員完善圖書檔案管理體系。高校在評價體系的建立中，必須引入現代化管理體系，通過明確管理中的評價內容，加強對檔案管理的質量和檔案使用效率進行評價，使得檔案評價通過評價、改進、評價的循環管理方式，推動高校圖書館檔案管理水平不斷提升。檔案管理在理念上要明確工作方向，加強制度建設，通過合理的評價機制，使得評價更加符合客觀事實，更能對圖書館檔案管理起到促進作用。

（四）在共享中引入績效制度

高校圖書館的工作內容較多，比較繁瑣，而績效制度的引入能夠更好地幫助圖書管理人員提高工作效率，明確工作內容。績效評價制度可以將圖書管理工作人員的工作內容數據化，便于直觀地去評價工作成果，幫助圖書館工作人員提升自己的技能。而在大數據背景下，高校圖書館工作必須引入新的科學技術，通過自身的業務內容，對服務開展績效評價，形成完整的考核制度，進而完善高校圖書館檔案管理。而績效制度通過對管理的評價，能夠更好地推動各高校圖書館之前的交流，高校在共享中，通過各自的績效評價制度，吸取對方管理中好的方法，避免自己在建設中出現重復或錯誤策略。

（五）檔案管理要加強安全管理

隨著我國信息化社會程度的加深，人們對于信息安全的重視程度不斷提升。大數據下，高校圖書館更應該加強檔案信息安全的管理。通過對高校圖書館檔案加密，分級查閱，注重服務器的建設，設置查閱時效和地理限制等。具體可以通過以下幾個方面實施：

1.高校圖書館在進行檔案采集的過程中，對原始數據通過攝影的形式進行留存，之后工作人員要對存底進行記錄，同時還要保證紙質檔案沒有出現損毀，便于后期查詢、補充。工作人員在加工處理的過程中，也要對自己的操作內容和時間進行書面記錄。

2.在大數據下，高校圖書管理人員應該首先對數字化檔案的密級進行劃分，按照不同的密級高低，存儲到不同的服務器中。密級較低的可以接入外網查詢、閱覽。密級較高的檔案不能連接網絡。只容許查閱人員在固定的場所、固定的時間，進行有限制的閱覽。

3.具有保密性的檔案內容，應該設立禁止刪除、修改功能，從而保證數據的安全、真實。

4.高校檔案管理人員應將檔案的底層數據核對評價系統分割，這樣可以避免工作人員在頻繁操作的過程中，由于失誤，導致檔案底層數據丟失，從而保證檔案數據的安全性。

四、結束語

在當前信息化社會下，大數據影響著社會的方方面面。高校要利用好大數據的優勢，通過對圖書館檔案數字化，利用計算機進行管理，降低高校檔案管理的支出，提升高校檔案的使用率。而大數據下的高校檔案管理，可以加強各高校的共享交流，豐富校內資源，也促進了高校圖書館檔案管理水平的提升。