數字化遠程病案復印平臺的應用

聶忠華，陸衛芬

（嘉興學院附屬醫院/嘉興市第一醫院質量管理部，浙江 嘉興 314000）

病案是指醫務人員對患者疾病的發生、發展、轉歸，進行檢查、診斷、治療等醫療活動過程的記錄資料[1]，能夠反映患者在住院期間的病情發展變化、診療過程，治療效果及疾病轉歸，其具有客觀性、完整性，是患者醫保報銷、保險理賠、傷殘鑒定等重要憑證，也是處理醫療糾紛具有法律效力的材料[2，3]。隨著科學技術的發展，醫療保障制度的完善與健全，以及全民健康意識的不斷提升等多方面因素影響，病案復印已經逐漸成為患者就醫后不可缺少的環節。病案復印是醫院病案室向社會提供患者住院過程中診療信息服務的一項重要內容，病案復印的服務對象主要是患者及其家屬、保險公司、公安司法檢察院、衛生行政部分等。近年來，病案復印的人數呈現急劇上升趨勢，病案室的工作量明顯加大，病案復印中的短板也慢慢凸顯，已成為醫院亟待解決的問題。本研究旨在探討構建數字化遠程病案復印的新模式，為病案管理者更好的解決患者病案復印難題提供新的思路。

1 傳統病案復印現狀

隨著社會商業保險的興起，人們對自身醫療和意外保險的重視程度不斷提升，同時參與新農合、城鎮居民和職工醫療保險比例大幅提升，醫院就醫人次的增加，病案復印的需求量逐年上升，近三年到我院病案復印的人數由原來的每月800 人次增加到每月1500 人次，其中醫保報銷和保險理賠占比高達90%以上。

病案資料歸檔一般三個工作日后歸檔到病案室，因此病人出院當天拿不到病案復印資料，需要擇日到我院再次辦理。我院作為地級市三甲綜合性醫院，異地就醫比例高達40%以上，這給予異地就醫患者帶來極大的不便，造成大量的時間、經理和經濟成本。同時，窗口工作人員工作量增加明顯，患者及家屬等待時間延長，病案復印高峰期臨時增加工作人員，尚不能滿足患者及家屬的需求，服務群眾的滿意度存在很大的提升空間。

目前，我國大部分醫院使用紙質病案與電子病案并存的保管模式，以我院為例，現場辦理病案復印的流程是申請人提出復印申請，提交相關證明材料，病案管理人員對申請人的資格進行審核[4]，經審核無誤后，對申請人證明材料復印留檔保存，由病案管理人員在電子病案輸入系統中搜索姓名和其他相關信息，登記住院號，確認需要復印病歷的內容、用途、份數等，根據《醫療機構病歷管理規定（2013 版）》相關規定和要求進行病案復印[5]，由病案管理人員在電子病案輸入系統中搜索姓名和其他相關信息，登記住院號，病案資料復印完畢后還需核實審查、清點張數，經病案管理人員和申請人雙方確認后，收取費用，加蓋醫療機構證明印章。由于申請病案復印人員法律知識水平的限制，在病案復印辦理的過程中，攜帶證明材料不全、未經授權等原因導致多次反復到醫院辦理的情況時有發生。有研究表明，申請人需再次到醫院辦理病案復印的重返率高達20%以上。

根據對我院常規病歷復印登記信息系統記錄的調查與分析，完成一份病歷的復印平均時長約15 分鐘，平均每天接待病案復印人次約50 人次，經常造成業務繁忙期排隊等待復印病案的現象，給申請人帶來不便的同時，也造成了病案室工作人員忙于應付現場申請而無法統籌安排工作且易出錯等現狀，由于病案復印人不清楚整個復印流程，等待時間較長，病案復印人與病案室工作人員容易發生口角沖突，不利于和諧醫患關系的發展。

2 數字化病案復印平臺構建

數字化病案復印基于我院互聯網醫院平臺建設，結合被人們廣泛應用的微信手機軟件，利用其操作的便捷性、時效性以及支付的安全性，成為構建醫院創新病案復印流程平臺的首選。本數字化平臺創新性的將人臉識別技術及OCR 技術應用到病案復印流程中，從而解決了身份認證的瓶頸問題，成功構建了數字化遠程病案復印服務系統，實現了全天候、全地域的病案復印服務模式。

2.1 關注微信公眾號 打開手機微信軟件，掃描醫院公眾號的二維碼或搜索醫院公眾號，點擊關注進入醫院的官方微信公眾號。

2.2 點擊智慧醫療 進入醫院官方微信公眾號后，點擊左下角的智慧醫療，選擇“最多跑一次”，進入醫院病案復印模塊。根據提示進行實名注冊，拍攝并上傳住院患者身份證正面照，數字化系統將自動識別照片中的姓名及身份證號碼，然后需要根據人臉識別提示（眨眼、點頭等）進行實名認證，并填寫快遞郵寄地址及聯系方式。

2.3 點擊“病案復印”根據頁面上提示的內容逐項填寫，包括患者姓名、住院號、入院日期、出院日期、出院科室、病例復印內容（首頁、出院小結、影像檢查或某項化驗報告單等），選擇復印病歷的目的及份數等病案信息。如若需復印患者多次住院病歷，則可以點擊“添加病案”，重復上述步驟。最后提交訂單后即完成了數字化病案復印預約，等待審核結果。

2.4 審核與辦理 負責病案復印審核的工作人員將對申請人提交的資料進行審核。資料信息填寫完整并且上傳的身份證照片符合要求的即通過審核。資料信息填寫缺失或身份證上傳不合要求的不能通過審核。病案復印工作人員通過電話通知申請人審核失敗的原因，并給予如何改進提供方法和幫助。

2.5 訂單查詢 申請人成功預約病案復印后，系統將自動發送訂單的狀態信息到預留號碼或微信服務通知，申請人也可以點擊病案復印預約界面的訂單查詢，隨時查看預約病案復印處理進度，方便患者查詢跟蹤病案復印件的物流動態。審核通過后，申請人進入訂單管理頁面，完成訂單付款，系統將自動生成取件碼，申請人請妥善保存。留存自取碼至現場自取或等待快遞送貨上門。如申請人選擇自取，病案復印工作人員將保管好已完成復印的病案，申請人到醫院病案室憑借取件碼到窗口自行取件。如申請人選擇郵寄，病案復印工作人員將復印好并蓋完醫院病案專用章的病案以及復印費發票和快遞費發票一并裝入檔案袋，貼上快遞單并用掃碼槍掃描對應的條形碼給快遞員，并按照收件人姓名、收件人聯系方式、收件人地址等信息，通過EMS 或順豐快遞送達。

3 數字化遠程病案復印模式的優勢

3.1 安全可靠的人臉識別系統《醫療機構病歷管理規定（2013 版）》對病案復印申請人的身份驗證有明確規定，需工作人員審核通過后方可辦理復印手續，線上病案復印服務導致工作人員無法面對面審核復印申請人的身份，這成為線上病案復印流程改造的一個瓶頸，多數醫院采取讓申請人手持身份證拍照上傳，工作人員通過照片來審核申請人身份的方式，但由于照片拍攝角度及像素問題，這一審核過程存在較大安全隱患，在患者隱私保護方面欠妥，在醫療糾紛頻發的社會，這一舉措容易將醫院陷入風險中。某院將人臉識別技術[6]創新性的應用到線上病案復印流程改造中，從而有效解決了這一瓶頸，既滿足了病人的需求，又防控了風險。

3.2 快捷高效的身份信息采集技術 本研究中的數字化病案復印系統引進OCR 技術，能夠自動識別、讀取身份證的姓名及號碼，自動獲取需要登記的信息，如住院號、出院日期、復印的內容、復印的用途等，自動留存身份證信息及人臉照片，極大的簡化復印登記的流程，避免了手工登記容易出錯的現狀，讓存檔信息更安全、更可靠，既符合《醫療機構病歷管理規定（2013 版）》相關規定，又節約了勞動力。

3.3 實現遠程數字化云平臺 申請者通過系統借助微信平臺全天候不間斷受理病案復印需求，有效打破工作時間限制和地域限制，使患者可以在任何地點、任何時間，發起病案復印的服務需求。

3.4 足不出戶，服務到家 患者線上申請復印后可自主選擇現場取件或者快遞服務，我院與知名、安全可靠的快遞公司合作，并簽署安全協議，每日發貨，從而實現了病案復印服務從“患者反復跑”到“一次不用跑”的飛躍，真正踐行了“以患者為中心”的服務準則。