淺析檔案數字化涉及的相關法律問題

黃梅菊

近年來，我國檔案數字化工作迅速發展，檔案數字化規模不斷擴大，檔案數字化技術日漸成熟，數字檔案作為一種新的資源利用方式已經越來越多地被社會認識和接受。檔案數字化在給我們提供極大便利的同時，也帶來了一些擺在我們面前亟待解決的法律問題，需要我們深入研究和妥善解決。

一、檔案數字化工作中應注意的法律問題

館藏檔案的數字化，應該從法律策略上要保證整個數字化工作在合理合法的前提下進行，規避侵犯知識產權、隱私權以及保密法等相關的法律風險。

1、電子檔案的法律效力問題。由于電子文件的易變性、信息與特定載體之間的可分離性等特點，使得在對電子文檔的管理過程中，電子檔案的法律問題始終困擾著檔案界。電子檔案在輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中存在著信息失控、污染、干擾、丟失、竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素，這些不安全因素和不穩定性特點，使電子檔案容易失真，因而難以成為合法的證據。此外，我們知道通常文件的法律效力都是與其載體相關來確定的，電子檔案沒有固定的載體，其信息具有可變性、可操作性、流動性等特點，電子文件轉化為電子檔案過程的原始性和憑證性難以得到確認，電子檔案就無法真正取得“檔案”的資格，發揮“檔案”的憑證作用。

2、檔案數字化產生的“著作權”保護問題。首先，要區分哪些檔案受知識產權保護。1999年12月，國家版權局頒發的《關于制作數字化制品的著作權規定》中明確規定：“將已有的作品制成數字化制品，不論已有作品以何種形式表現和固定，都屬于《著作權法》所稱的復制行為”，而復制權是著作權人的專有權，不容更改。根據《著作權法》的有關規定，在檔案館中保存有大量具有著作權意義的檔案，如立檔單位的年鑒、工程設計圖、項目設計文件、影像材料等等，這些都是受著作權法保護的載體，也是社會感興趣、利用率較高的檔案。而檔案館不能因為著作權問題而剝奪了人們的利用權利，這就造成了著作權和公民知情權的矛盾。其次，檔案數字化由此產生合理使用的法律適用。合理使用作為對著作權人權利的限制，主要著眼于協調著作權人與社會公共利益的沖突。依據我國修改后的《著作權法》第22條第8項的規定，“圖書館、檔案館、紀念館、博物館、美術館等為陳列或者保存版本的需要，復制本館收藏的作品的行為，可以不經著作權人許可，不向其支付報酬，但應當指明作者姓名、作品名稱，并且不得侵犯著作權人依照《著作權法》享有的其他權利。”這是法律直接規定的檔案館等類似性質機構的合理使用， 與《著作權法》第22條其它項規定共同構成著作權法上的“合理使用”制度。但這需要注意一點的是，復制的目的僅僅限于本館陳列和保存，不得用于借閱、出售和出租，這就說明如果數字化的目的是為了陳列或者保存檔案，則屬于合理使用，但檔案館對傳統檔案進行數字化，不僅僅是為了保存和陳列的需要，而更是為了建立數字檔案館，便于網上利用，事實上就可能超出了合理使用的范圍，如果未經著作權人授權或者許可，把館藏內受著作權保護的檔案擅自進行數字化處理則有侵權行為之嫌疑，這就要求我們要按照著作權法的規定采取相應的措施加以解決。

3、檔案數字化產生的公開與保密問題。政府信息公開制度是公民享有知情權這一憲法權力的具體化。《政府信息公開條例》明確指出：“各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所，并配置相應的設施、設備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。”這就要求檔案館應當依法公開公眾所需的檔案信息，以最大的熱情投入到社會信息資源共享的建設中。而檔案信息與政府信息的緊密聯系使得數字化檔案信息成為電子政務信息資源深度開發和及時處理的核心資源，但由于種種原因，檔案的開放鑒定工作非常緩慢，使得大量本應解密開放的檔案仍處于不開放狀態，檔案的公開和保密之間的矛盾非常緊迫，造成了檔案的保密性和社會大眾的利用需求二者之間的矛盾。與此同時，檔案數字化不僅涉及著作權的法律問題，還涉及到保密法與隱私權問題。這些具有密級的檔案信息中不僅涉及到國家的利益，而且還包含著大量的個人隱私信息，這些檔案在危害國家安全或者未經個人同意的情況下數字化是要經過特殊處理的。

二、涉及相關法律問題的解決途徑

檔案數字化中涉及的法律問題對當前的檔案數字化工作提出了一個重要的課題。如何在信息時代下更好地規避這些法律問題，在此提出幾點看法與大家共同探討。

1、統籌規劃，認真做好檔案數字化前期準備工作。檔案數字化是一項長期而艱巨的系統工程，有其自身的特點和規律，必須從檔案工作的全局出發，從檔案利用需求出發，從檔案事業整體發展需要出發，綜合考慮，科學、合理、務實地制定出近期目標和長遠規劃。同時，加強基礎性工作，認真做好前期準備工作。針對可能出現的新情況、新問題，應在抓好檔案原件數字化工作的同時，組織力量開展檔案數字化問題的研究，及時解決工作中出現的新情況、新問題，統一思想認識，確保檔案數字化工作的順利開展。在制定檔案數字化方案時，可邀請法律專家擔任數字化的知識產權顧問，解決檔案數字化過程可能出現或遇到的法律問題，處理與產權人之間發生的法律糾紛，維護檔案館的各項權益，保護數字化后的作品檔案的使用安全。

2、加強立法保障，推進檔案信息化的法制建設。社會的發展日新月異，檔案信息化進程不斷加快，需要對新的領域、新的載體、新的檔案關系和新的檔案管理主體進行立法，同時修改、廢止不適應發展要求的檔案法規。特別是大量電子檔案的產生，原本清晰的法律責任界限變得模糊，需要制定相關法律加以界定，從而更好地發揮電子檔案的作用。因此，電子檔案的法律效力問題，最終的、最直接的解決辦法還是要以專門的法律對電子檔案的證據價值予以界定。國家應加強電子文件和電子檔案的立法工作，在法律、法規及相應的檔案法規中明確電子文件和電子檔案的法律地位。

3、檔案數字化建設中行使合理使用權。從目前著作權保護的趨勢來看，人們基本上認同了著作權人利益優先的國際保護原則，著作權人的權利隨著技術的發展得到了不斷的擴張，公眾合理使用的范圍越來越小。但從著作權的立法精神、著作權保護的目的以及著作權保護范圍主要針對作品的商業性利用而設定來看，基于個人學習目的、基于公益事業或其他不以贏利為目的而進行的“合理使用”，就仍有存在的價值和必要性。檔案館是集中保存、管理檔案的文化事業機構，它的公益性質決定了檔案館是可以享有合理使用的權利的。同時，《信息網絡傳播權保護條例》的第七條和第十二條還對檔案館等非贏利性質的機構的權利給予了認可。這些機構可以不經著作權人許可，通過信息網絡向本館館舍內服務對象提供本館收藏的合法出版的數字作品和依法為陳列或者保存版本的需要以數字化形式復制的作品，不向其支付報酬，但不得直接或者間接獲得經濟利益。明確了檔案機構的臨時復制使用權。

4、開展檔案開放利用的鑒定工作。著重分析檔案涉及隱私的內容和有關保密檔案內容，從而確定哪些檔案屬于控制范圍。對檔案的重要程度劃分等級，以決定采取不同的保護措施。還要建立一些規章制度，避免使所有的檔案館人員都能接觸到敏感的個人資料（如出身、種族、政治傾向、宗教信仰、犯罪記錄等），確保只有經過批準的人員才能收集、查閱、傳播這些個人資料。對于已到開放期的檔案，要嚴格按照《各級國家檔案館開放檔案辦法》、《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》中的相關規定，對擬開放檔案組織認真鑒定，以決定包含個人資料的檔案的開放時間、開放方式和范圍。

5、推進檔案信息的標準化建設。檔案數字化的目的是適應信息時代檔案利用需要，實現網上共享共用，統一的標準則是檔案資源網上交流實現的基礎。檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。檔案信息的標準化與規范化建設包括了計算機安全法規與標準及數字檔案信息資源合法化確認標準，檔案文件、電子文檔信息化處理的規范，電子文檔數據存儲、壓縮、數據交換、數據加密、水印技術和系統軟硬件設施技術標準規范等。檔案信息化工作的開展，將徹底改變在傳統檔案工作條件下各自為政、標準各異的檔案管理狀況。

總之，檔案數字化是信息化時代對檔案部門的挑戰，也是給檔案部門帶來的機遇，在檔案數字化建設時合理地利用法律保護，規避侵權問題的發生已占據了重要的位置。

（作者單位：福建省南安市教育局）endprint