西部高校貧困生檔案管理及其相關(guān)問題探究

范宵

【摘要】西部地區(qū)高校貧困家庭學(xué)生人口相對集中，數(shù)量相對龐大，高校作為精準(zhǔn)扶貧工作實施的主體，應(yīng)重視高校貧困生檔案管理。針對重視程度不夠、程序過于復(fù)雜、檔案信息資源開發(fā)利用效果較差等問題，要優(yōu)化管理程序，加大對高校貧困生檔案資源開發(fā)力度，更好地服務(wù)貧困學(xué)生。加強(qiáng)高校貧困生檔案管理工作，有利于推動高校貧困生教育資助有據(jù)可查，有利于輔助學(xué)生管理，建立資助管理體系，有利于精準(zhǔn)掌握動態(tài)，幫扶貧困學(xué)生就業(yè)。

【關(guān)鍵詞】高校;貧困生;檔案管理

近年來，隨著我國高等教育不斷發(fā)展和改革，高校貧困家庭學(xué)生的數(shù)量日益增大，尤其是西部地區(qū)高校貧困家庭學(xué)生人口相對集中，數(shù)量相對龐大。高校作為精準(zhǔn)扶貧工作實施的重要主體，應(yīng)自覺肩負(fù)起脫貧攻堅的責(zé)任，要重視高校貧困生檔案管理。當(dāng)前高校貧困生檔案管理還存在重視程度不夠、程序過于復(fù)雜、檔案信息資源開發(fā)利用效果較差等問題。因此，有必要重視高校貧困生檔案管理，優(yōu)化管理程序，加大對高校貧困生檔案資源開發(fā)力度，更好地服務(wù)貧困學(xué)生。

一、高校貧困生檔案管理工作存在的問題

（一）重視不足，未能盡早建立檔案留存，做到實時更新。目前有些高校領(lǐng)導(dǎo)對新形勢下的檔案工作還缺乏足夠的認(rèn)識和了解，檔案管理意識不強(qiáng)，認(rèn)為高校的主要工作是教學(xué)、科研，從而忽視檔案管理工作，沒有認(rèn)識到檔案的真正價值，不明白“要到用時方知貴”的道理。由于認(rèn)識上的誤區(qū)，錯誤地認(rèn)為檔案工作就是文檔的簡單整理、裝訂，沒有對檔案管理投入必要的財力、物力、人力。對貧困生檔案的管理也同樣未能放到重要位置上來。相當(dāng)多的高校檔案部門設(shè)施相對落后，庫房、辦公、閱覽也未能分開，檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)備配置不全，嚴(yán)重影響了檔案管理保護(hù)及服務(wù)工作的正常開展。部分高校檔案館的檔案管理仍采取手工作業(yè)方式。檔案工作人員在文件立卷歸檔后，通過手工作業(yè)對文件資料進(jìn)行調(diào)整和編目;檢索時，檔案管理人員再從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據(jù)上面的記錄到庫房中查找。勞動量大，耗時多、速度慢。檔案管理人員常年忙于這些大量簡單重復(fù)性勞動，根本無暇顧及科研，現(xiàn)代化管理更是無從談起。

（二）未能做到覆蓋全過程的檔案整理收集。“收集是起點”，“正確地處理收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用尤為重要，收集是檔案管理工作的起點和基礎(chǔ)，沒有收集就談不到利用”。有些檔案工作人員業(yè)務(wù)水平不高，無法應(yīng)對檔案各環(huán)節(jié)的工作，不能及時將應(yīng)該歸檔的文件收集歸檔，如有些學(xué)校的檔案，只有請示，沒有批復(fù);或只有批復(fù)，而沒有請示，不能反映某一件事情的前因后果。還有一些學(xué)校只重視文書檔案，而忽視了科技檔案、聲像檔案和實物檔案。整理不規(guī)范主要存在以下兩種情況：一是時間編排混亂，二是組卷裝訂不規(guī)范。致使檔案雜亂而無體系性，殘缺而無完整性，有時臨時拼湊的材料缺乏可靠性。檔案的科學(xué)性也大打折扣，嚴(yán)重影響了檔案的開發(fā)和利用。在貧困生檔案的整理收集中，也存在不能覆蓋全過程的問題。

（三）標(biāo)準(zhǔn)缺失，未能做到精準(zhǔn)把握，分類留置。高校貧困生檔案內(nèi)容構(gòu)建方面標(biāo)準(zhǔn)缺失。比較完整的貧困生檔案指標(biāo)體系可以在對學(xué)生進(jìn)行物質(zhì)幫助和精神激勵中發(fā)揮巨大的作用，達(dá)到助學(xué)與育人的雙重目的。家庭經(jīng)濟(jì)狀況、學(xué)生受資助情況，學(xué)生心理狀況、學(xué)生評獎評優(yōu)狀況，個人誠信狀況四個指標(biāo)體系相互補(bǔ)充，學(xué)生心理狀況，學(xué)生評獎評優(yōu)狀況，個人誠信狀況則是對貧困生的成長和成才進(jìn)行全程的監(jiān)控，可以實時進(jìn)行幫助，從而確保貧困生健康成長。科學(xué)認(rèn)定貧困生是準(zhǔn)確建立貧困生檔案的關(guān)鍵，這就要求工作人員要切實堅持公平公正、定性和定量結(jié)合原則，摒棄直觀判斷、簡化標(biāo)準(zhǔn)的工作模式，保障貧困生認(rèn)定的科學(xué)性、準(zhǔn)確性，從而增強(qiáng)學(xué)生資助的時效性。貧困生檔案建成之后還要遵循動態(tài)化原則進(jìn)行實時動態(tài)更新，必須動態(tài)地把握貧困生情況。

（四）檔案編研不夠，未能及時更新補(bǔ)充，查閱留存有秩序。檔案編研工作是一種高層次的檔案服務(wù)形式，高校檔案館應(yīng)該利用館藏檔案的優(yōu)勢，將零散的各類檔案系統(tǒng)化、條理化，為學(xué)校的各項工作提供準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案參考。這些檔案從不同側(cè)面反映學(xué)校的情況，對于總結(jié)經(jīng)驗、指導(dǎo)工作、業(yè)務(wù)查考具有現(xiàn)實作用，是系統(tǒng)、高效的參考資料。這些編研資料下發(fā)到各院系各單位，將會極大地方便各部門的工作。學(xué)校的檔案、圖書、情報、資料同屬文獻(xiàn)范疇，共同構(gòu)成信息服務(wù)體系，彼此之間應(yīng)該建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費，更好地滿足多方面的需要。對貧困生檔案的編研利用，對于做好高校學(xué)生管理、推動精準(zhǔn)扶貧，都有重要的作用。

二、高校貧困生檔案管理工作的作用和價值

（一）有利于推動高校貧困生教育資助有據(jù)可查。高校貧困生資助是保障教育公平與平等，實施科教興國與人才強(qiáng)國的重要戰(zhàn)略之一。黨的十六大報告明確指出：“完善國家資助貧困學(xué)生的政策和制度”。黨的十七大報告指出：“教育是民族振興的基石，教育公平是社會公平的重要基礎(chǔ)。保障經(jīng)濟(jì)困難家庭、進(jìn)城務(wù)工人員子女平等接受義務(wù)教育”。黨的十八大報告指出：“公平正義是中國特色社會主義的內(nèi)在要求。大力促進(jìn)教育公平，合理配置教育資源，提高家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助水平，積極推動農(nóng)民工子女平等接受教育，讓每個孩子都能成為有用之才”。黨的十九大報告指出：“健全學(xué)生資助制度，使絕大多數(shù)城鄉(xiāng)新增勞動力接受高中階段教育、更多接受高等教育。支持和規(guī)范社會力量興辦教育。高度重視農(nóng)村義務(wù)教育辦好學(xué)前教育、特殊教育和網(wǎng)絡(luò)教育，普及高中階段教育，努力讓每個孩子都能享有公平而有質(zhì)量的教育。”加強(qiáng)高校貧困生檔案的管理使用，有利于推動高校貧困生教育資助有據(jù)可查，為教育資助工作的開展提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。高校貧困生資助，不能簡單地理解為經(jīng)濟(jì)資助，也應(yīng)注重對該群體心理狀態(tài)、人格發(fā)展和就業(yè)能力等方面的研究。要綜合政府、學(xué)校、家庭和學(xué)生各方面力量，綜合施策，綜合幫扶。這時，如果有完善的高校貧困生檔案，充分利用好這一資源，將為深入精準(zhǔn)地開展貧困生資助工作奠定扎實的基礎(chǔ)。

（二）有利于輔助學(xué)生管理，建立資助管理體系。在我國，“獎、貸、助、補(bǔ)、減、免、緩”等貧困大學(xué)生資助體系已經(jīng)形成。我國已邁入中國特色社會主義新時代，社會主要矛盾已經(jīng)轉(zhuǎn)化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾，面對新的社會環(huán)境，以經(jīng)濟(jì)資助為主體的高校貧困生資助體系不斷涌現(xiàn)出新的問題。因此，高校資助體系需要不斷進(jìn)行優(yōu)化與完善，應(yīng)結(jié)合新的社會環(huán)境，以貧困生的合理需要為根本出發(fā)點，濟(jì)困與扶志并重，顯性資助與隱形資助有機(jī)融合，構(gòu)建新時代背景下物質(zhì)幫助、精神激勵、能力培養(yǎng)全方位、發(fā)展性的資助育人長效機(jī)制。我們必須充分認(rèn)識到，貧困生檔案資源是學(xué)生檔案資源的重要組成部分，做好貧困生檔案工作是我們每一位檔案工作者的重要責(zé)任。檔案信息資源建設(shè)和管理是加強(qiáng)開發(fā)利用的前提，高校應(yīng)該積極構(gòu)建貧困生檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)管理，積極推進(jìn)共享，進(jìn)一步加強(qiáng)高校貧困生檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，使這一特色的信息資源更好地服務(wù)于學(xué)生、學(xué)校和社會。

（三）有利于精準(zhǔn)掌握動態(tài)，幫扶貧困學(xué)生就業(yè)。隨著我國普通高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校的學(xué)生人數(shù)日益壯大，每年高校畢業(yè)生數(shù)量也在不斷增加。雖然政府、高校各方都在不斷增加就業(yè)機(jī)會，但是大學(xué)生就業(yè)形勢依然很嚴(yán)峻。2019年畢業(yè)生人數(shù)是834萬，2020年畢業(yè)生人數(shù)已經(jīng)達(dá)到874萬，創(chuàng)畢業(yè)生人數(shù)歷史新高。伴隨著我國社會、經(jīng)濟(jì)、教育事業(yè)等各方的飛速發(fā)展，高校大學(xué)生的就業(yè)問題一直是國家、社會、高校關(guān)注的重點，而貧困大學(xué)生作為其中的重要組成部分，由于外在和內(nèi)在的原因，其就業(yè)更難，需要各方多加關(guān)心和扶助。貧困大學(xué)生缺乏社會關(guān)系，是一個相對的弱勢群體，高校在以生為本的理念下，應(yīng)切實幫助貧困大學(xué)生優(yōu)先順利就業(yè)，這也是高校就業(yè)工作中的關(guān)注點。貧困大學(xué)生或多或少有種自卑心理，如果順利就業(yè)可以有效緩解這種心理壓力，激發(fā)他們的人生希望，促進(jìn)個人健康發(fā)展。在每一個貧困大學(xué)生背后，都有一個貧困的家庭在苦苦支撐著。上大學(xué)和畢業(yè)后擁有一份穩(wěn)定的工作被貧困大學(xué)生和他們的家庭認(rèn)為是實現(xiàn)個人理想、改變個人和家庭命運(yùn)的唯一希望。貧困生就業(yè)不僅關(guān)系著自身的發(fā)展和未來的前途，還承載著整個家庭的希望和幸福。因此，為幫助高校貧困生順利就業(yè)，對其進(jìn)行必要的扶助，是體現(xiàn)教育公平、促進(jìn)社會和諧發(fā)展的重要舉措，是全社會“以人為本”的重要體現(xiàn)，也是關(guān)系我國高等教育事業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展乃至社會穩(wěn)定的大事。與此同時，就業(yè)率也是高校評估的主要指標(biāo)，是衡量高校教育體制改革和教學(xué)水平的重要依據(jù)。貧困大學(xué)生的順利就業(yè)可以推動個人健康成長、推進(jìn)高校就業(yè)工作和維護(hù)社會穩(wěn)定發(fā)展。解決好貧困大學(xué)生的就業(yè)問題，能有效推動高校就業(yè)工作順利開展，更好地實現(xiàn)社會的穩(wěn)定發(fā)展。

為此，高校應(yīng)高度重視貧困生檔案信息資源的開發(fā)利用。首先，要明確信息服務(wù)對象。在精準(zhǔn)扶貧視域下，貧困生檔案信息資源的開發(fā)利用就是服務(wù)于貧困生的精準(zhǔn)識別和精準(zhǔn)資助工作。要緊緊圍繞貧困生精準(zhǔn)識別的信息需求和精準(zhǔn)資助的憑證要求提供和開發(fā)檔案信息資源， 并將典型精準(zhǔn)扶貧案例開發(fā)成檔案文化產(chǎn)品， 廣泛交流和宣傳教育精準(zhǔn)扶貧經(jīng)驗。其次，貧困生檔案信息資源的開發(fā)利用， 關(guān)鍵要培養(yǎng)檔案信息資源開發(fā)人才。目前， 很多高校專職或兼職貧困生檔案管理人員多數(shù)不是檔案專業(yè)人才， 缺乏檔案信息資源開發(fā)的知識和技能。學(xué)校檔案業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對貧困生檔案信息資源開發(fā)工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)， 對貧困生檔案日常管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。再者， 貧困生檔案信息資源的開發(fā)利用， 還要注重現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。一方面，要利用現(xiàn)代信息工具， 對貧困信息進(jìn)行有效收集、管理和分析，及時獲取學(xué)生貧困信息;另一方面，充分利用現(xiàn)代通信技術(shù)和新型媒介，加強(qiáng)貧困生精準(zhǔn)幫扶典型案例的宣傳，擴(kuò)大貧困生檔案對教育精準(zhǔn)扶貧的作用和影響力。