淺析如何加強(qiáng)高職院校檔案管理工作

馮杰

【摘要】近年來(lái)，新興產(chǎn)業(yè)崛起，科技時(shí)代到來(lái)，社會(huì)急需職業(yè)技能人才。在這一大背景下，國(guó)家大力扶植職業(yè)教育，高等職業(yè)教育規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大。檔案工作作為高職院校的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，為高職院校辦學(xué)提供參考依據(jù)，但是目前一些學(xué)院的檔案管理存在嚴(yán)重漏洞，因此檔案工作的實(shí)際效果并沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)。為了提高高職院校檔案管理工作水平，本文對(duì)如何加強(qiáng)當(dāng)前高職院校檔案管理工作進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】高職院校;檔案管理

高職院校工作的方方面面都要涉及檔案，檔案管理工作是高職院校工作的重要組成部分。近年來(lái)，國(guó)家大力發(fā)展職業(yè)教育，高職院校迎來(lái)了高速發(fā)展。學(xué)院把主要精力都放在招生就業(yè)、教育教學(xué)、科學(xué)研究等工作上，忽視了檔案管理工作，檔案管理水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于自身發(fā)展。本文結(jié)合陽(yáng)泉職業(yè)技術(shù)學(xué)院自身現(xiàn)狀和問(wèn)題，總結(jié)出一系列切實(shí)可行的高職院校檔案管理建議。

一、高職院校檔案管理的重要性

高職院校辦學(xué)過(guò)程中產(chǎn)生的學(xué)生檔案、教師檔案、教學(xué)檔案、學(xué)術(shù)科研檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、行政檔案、黨務(wù)檔案等都是學(xué)院開(kāi)展各項(xiàng)工作的依據(jù)和必要條件，這些檔案的保存對(duì)高職院校的辦學(xué)具有積極作用。然而，個(gè)別高職院校對(duì)于檔案管理并不重視，甚至是敷衍了事，管理工作存在嚴(yán)重的漏洞，諸多要素嚴(yán)重影響著學(xué)院檔案工作的實(shí)際效率。做好檔案工作，才能使檔案工作更好地為學(xué)院工作服務(wù)，促進(jìn)高職院校穩(wěn)定發(fā)展。

二、高職院校檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理信息化程度較低。高職院校配備了專(zhuān)門(mén)的檔案室和計(jì)算機(jī)等基本辦公設(shè)施。但案卷非接觸掃描儀、高速文檔掃描儀、電子裝訂機(jī)等高端設(shè)備大多都沒(méi)有配備。檔案工作還是處于傳統(tǒng)的手工錄入階段，無(wú)法實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不易保存、容易損壞、修改困難、原始信息容易出錯(cuò)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的要求，檔案的信息化管理迫在眉睫。然而，大部分高職院校因?yàn)闊o(wú)法投入人力物力資源等，導(dǎo)致檔案管理信息化水平很低，無(wú)法做到檔案的數(shù)字化保存。我院檔案室密集柜正在安裝調(diào)試階段，也配備了能夠開(kāi)展日常工作的計(jì)算機(jī)和打印機(jī)，但是缺乏可以開(kāi)展信息化工作的高端設(shè)備。我院是由兩所中職學(xué)校整合重組形成的高職院校，原兩校紙質(zhì)檔案因年代久遠(yuǎn)、搬遷等原因，都出現(xiàn)損壞的情況，亟須將檔案信息化，便于學(xué)院檔案的保存和查找。

（二）檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足。高職院校檔案管理工作不屬于學(xué)院的核心業(yè)務(wù)，長(zhǎng)期不被重視。當(dāng)前高職院校中未設(shè)置獨(dú)立檔案館的占大多數(shù)，大部分只將檔案室列在學(xué)院辦公室內(nèi)。檔案室專(zhuān)職檔案工作人員不足，需要由其他工作人員來(lái)做兼職檔案管理人員，這樣就會(huì)造成無(wú)法及時(shí)歸檔立卷，使得資料大量積壓而造成丟失，對(duì)檔案工作順利開(kāi)展造成不良影響。以我院為例，我院是由兩所中職學(xué)校整合重組形成的高職院校，因?yàn)閷W(xué)院校區(qū)還在建設(shè)中，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，原兩校檔案人員嚴(yán)重不足，這些客觀原因使得原兩校檔案在搬遷過(guò)程中無(wú)法及時(shí)整理、無(wú)法歸檔存放，以至于無(wú)法對(duì)原兩校情況進(jìn)行全面、系統(tǒng)的掌握，對(duì)我院的管理工作造成了嚴(yán)重影響。

（三）缺乏完善的檔案管理制度。高職院校檔案包括學(xué)生檔案、教師檔案、教學(xué)檔案、學(xué)術(shù)科研檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、行政檔案、黨務(wù)檔案等，這些檔案涉及范圍廣，與學(xué)院各項(xiàng)管理工作密切相關(guān)，這就要求高職院校制定完善的管理制度，保證檔案管理工作能更好地為學(xué)院工作服務(wù)。一些高職院缺少完善的檔案管理制度，檔案管理工作無(wú)法更好地服務(wù)學(xué)院工作。原來(lái)兩所中職學(xué)校的檔案管理制度已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)高職院校的檔案管理工作，亟待制定符合高職院校的檔案管理制度。

（四）檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平較低。高職院校缺少專(zhuān)業(yè)出身的檔案管理人員，大部分檔案管理人員是其他專(zhuān)業(yè)，有些是兼職從事檔案管理工作，缺乏專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)、缺乏檔案工作時(shí)間，這使得檔案管理人員在工作中經(jīng)常力不從心。我院檔案管理工作人員只有2名，其中1名為兼職人員，只能勉強(qiáng)完成日常檔案管理工作，需要完成上級(jí)部門(mén)檢查整改工作時(shí)，檔案管理工作質(zhì)量差、專(zhuān)職檔案員匱乏的問(wèn)題就凸顯出來(lái)了。現(xiàn)有的檔案管理人員無(wú)法滿(mǎn)足處于高速發(fā)展階段的學(xué)院的需要。

（五）檔案信息未得到充分利用。高職院校檔案管理思想較為傳統(tǒng)，高職院校檔案只為院內(nèi)提供服務(wù)，沒(méi)有將檔案資源服務(wù)于社會(huì)，這就使得高職院校教學(xué)、科研等檔案無(wú)法被充分利用。高職院校檔案信息化程度低，年代較久的紙質(zhì)檔案不易保存，損壞程度高，檔案人工查閱效率低，這些都極大降低了檔案信息的利用率。我院目前沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的查借閱室，這使得我院查借閱檔案非常不方便，影響了我院檔案的利用效率。

三、加強(qiáng)高職院校檔案管理工作的手段

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入，提高信息化水平。高職院校的資金大多投入到校舍建設(shè)、購(gòu)買(mǎi)教學(xué)實(shí)驗(yàn)設(shè)備、學(xué)院日常運(yùn)營(yíng)，像案卷非接觸掃描儀、高速文檔掃描儀、電子裝訂機(jī)等智能化的檔案管理設(shè)備和檔案信息化系統(tǒng)需要投入大量資金。學(xué)院應(yīng)積極探索政府財(cái)政資金支持、引入社會(huì)資金等多種模式，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施投入，在檔案管理的過(guò)程中，需要借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，完善檔案管理的信息化水平，在這種情況下，才能保障檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性。學(xué)院在目前設(shè)備缺乏的情況下，可以向?qū)I(yè)公司購(gòu)買(mǎi)服務(wù)，公司為學(xué)院提供檔案信息化采集服務(wù)，完成學(xué)院紙質(zhì)檔案的電子化轉(zhuǎn)化工作，建立學(xué)院檔案信息化管理系統(tǒng)。檔案信息化管理離不開(kāi)信息化管理系統(tǒng)的建立，利用檔案掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案保存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，經(jīng)過(guò)檔案信息化管理系統(tǒng)的處理，形成可修改、可數(shù)字化查詢(xún)的電子檔案。檔案信息化方便了檔案管理人員的查詢(xún)和維護(hù)，提高了檔案工作的質(zhì)量和效率。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度。檔案管理工作的開(kāi)展需要學(xué)院各方的重視，如果學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法順利實(shí)施。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要改變觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，檔案管理工作才能更好地為教育教學(xué)、學(xué)生管理等工作服務(wù)。學(xué)院重視檔案管理工作，學(xué)院教職工才能了解檔案工作的重要性，才能更好地配合檔案管理人員做好檔案工作。加強(qiáng)檔案管理人員的配備，學(xué)院各處室系部都應(yīng)該配備檔案管理人員，這樣才能及時(shí)對(duì)處室系部產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集、整理和保管，使檔案管理工作有序開(kāi)展。

（三）建立完善的檔案管理制度。高職院校需要根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)制定適合學(xué)院工作的檔案管理制度、檔案整理制度、檔案保管期限、檔案查借閱制度等。高職院校從檔案資料的收集、錄入、歸檔、維護(hù)、后期查詢(xún)、使用、借閱等環(huán)節(jié)建立詳細(xì)流程，防止檔案管理混亂或職責(zé)不清的情況發(fā)生，糾正檔案管理中存在的不正確或不規(guī)范的方式，有效確定管理責(zé)任，進(jìn)而提高檔案管理效率。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才。當(dāng)前，檔案管理工作人員缺乏專(zhuān)職、專(zhuān)業(yè)人員，因此，必須針對(duì)這一問(wèn)題采取有效措施。高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該為檔案部門(mén)配備足夠的專(zhuān)職檔案管理員，各處室系部配備負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案收集、整理工作人員。工作人員要有較高的思想覺(jué)悟、較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技能和業(yè)務(wù)能力，最重要的是熱愛(ài)檔案工作，這樣才能從根本上解決檔案人員隊(duì)伍缺乏這一問(wèn)題。同時(shí)，還要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，和其他高校和各級(jí)檔案館聯(lián)系組織專(zhuān)題講座，互相交流經(jīng)驗(yàn)，在交流學(xué)習(xí)中提高業(yè)務(wù)水平。鼓勵(lì)檔案管理人員繼續(xù)深造，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（五）充分利用檔案信息資源。檔案工作發(fā)展的基礎(chǔ)就是檔案資源的建設(shè)，所以，高職院校必須對(duì)檔案資源工作加強(qiáng)重視，不僅要收集學(xué)院檔案資料，還要廣泛收集社會(huì)的豐富資源。不斷擴(kuò)大檔案資源后，才能為充分利用檔案資源提供保障。學(xué)院可積極探索檔案資源社會(huì)化服務(wù)，加強(qiáng)檔案借閱室、數(shù)字化查詢(xún)系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案部門(mén)開(kāi)辟社會(huì)服務(wù)窗口，不僅服務(wù)全院師生，還可以為所在地區(qū)服務(wù)。學(xué)院可以和所在地區(qū)檔案館、展覽館合作，定期舉行檔案展覽活動(dòng)，展覽學(xué)院有特色、有意義的檔案，這樣可以充分發(fā)揮檔案的宣傳與教育作用，提高學(xué)院在所在地區(qū)的影響力。

高職院校的檔案管理工作存在很多問(wèn)題和不足，需要檔案管理工作者在工作中不斷探索，完善檔案工作，更需要學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)在工作中的大力支持。在國(guó)家政策支持下，在社會(huì)深化發(fā)展的現(xiàn)實(shí)背景下，高職院校具有十分廣闊的發(fā)展前景，規(guī)模會(huì)不斷發(fā)展和壯大，只有專(zhuān)業(yè)化的檔案管理工作，才能保障檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理和有效利用，進(jìn)而使高職院校檔案管理工作跟上高職院校的發(fā)展，為高職院校發(fā)展助力。

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