關(guān)于縣域重點項目檔案管理重點難點的思考

郝麗琴

【摘要】隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，縣域重點項目建設(shè)數(shù)量日益增加，其中涉及的內(nèi)容十分繁雜，為檔案管理工作提出更高的要求。做好重點項目檔案管理工作不僅為項目設(shè)計施工、竣工驗收等提供參考與記錄，而且可以為后續(xù)項目提供參考與借鑒，避免工作盲目與重復(fù)，進而提升重點建設(shè)項目的經(jīng)濟與社會效益。但是在實際管理中，由于種種因素的影響，縣域重點項目管理還存在一些難點問題。針對此，本文從縣域重點項目檔案管理價值入手，探討其管理重點與難點;結(jié)合實際工作提出優(yōu)化管理措施，促進重點項目檔案管理質(zhì)量的提升。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;重點項目;項目檔案

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，縣域內(nèi)各種重點項目雨后春筍般立項，由此形成了數(shù)量巨大的項目檔案。如何做好這些檔案管理工作，并將之有效應(yīng)用到項目日后使用與維護之中，是檔案管理工作的重要方向。在此導(dǎo)向下，能夠有效改變傳統(tǒng)檔案管理模式，讓檔案管理從理論走向?qū)嵺`，強化檔案管理的應(yīng)用。尤其是在信息化建設(shè)背景下，重點項目的檔案管理工作更需要與時俱進，為縣域經(jīng)濟發(fā)展與項目建設(shè)提供更多的參考。

一、縣域重點項目檔案管理的價值與意義

縣域重點建設(shè)項目檔案是項目立項、設(shè)計、施工建設(shè)以及竣工驗收的真實記錄，由于重點建設(shè)項目施工周期長、投資規(guī)模大，因此在建設(shè)過程中往往會產(chǎn)生數(shù)量巨大、種類很多的檔案內(nèi)容。在日常工作中做好這些檔案管理，具有多方面的價值與意義。

首先，對于建設(shè)項目而言的價值，縣域重點項目建設(shè)中產(chǎn)生的檔案資料，是具有保存價值的歷史記錄，尤其是對于建設(shè)項目未來監(jiān)督、管理與維護改造具有重要價值。在日常使用中可以有效避免國有資產(chǎn)流失，維護國家與建設(shè)單位的權(quán)益。另外重點建設(shè)項目大多附加值較高，這些檔案內(nèi)容對工程質(zhì)量能夠起到指導(dǎo)、保證作用，促進重點項目質(zhì)量的提升。

其次，對于整個縣域未來發(fā)展而言，重點建設(shè)項目檔案管理同樣具有重要價值。面對經(jīng)濟的發(fā)展和城市化進程的推進，縣域重點建設(shè)項目往往也需要隨之進行維護、擴建，這些檔案為后續(xù)工作提供有效憑證。例如隨著縣域人口的增加，許多縣市都需要對城市功能區(qū)域、結(jié)構(gòu)等進行調(diào)整與優(yōu)化，進而改善城市功能。在規(guī)劃與設(shè)計中需要以重點工程項目檔案為依據(jù)。因此從這個角度看，重點建設(shè)項目檔案管理是城市發(fā)展規(guī)劃科學、有效進行的重要內(nèi)容，對于縣域經(jīng)濟管理也具有重要價值。

二、縣域重點項目檔案管理重點與難點

縣域經(jīng)濟發(fā)展與重點項目的推進離不開檔案管理，這些檔案即是項目建設(shè)過程的真實記錄;也是縣域經(jīng)濟發(fā)展的重要依據(jù)。但是實際工作中如何發(fā)揮檔案管理作用，將之切實應(yīng)用到項目建設(shè)管理與經(jīng)濟發(fā)展之中，是擺在檔案管理工作者面前的重要課題。在日常工作中可以發(fā)現(xiàn)，重點項目檔案管理還存在以下未能有效解決的重點與難點問題。

（一）縣域重點項目檔案管理特點。重點項目是縣域經(jīng)濟發(fā)展的重要支撐，也是推動城市化進程的重要動力。因此在重點項目建設(shè)中其檔案內(nèi)容不僅數(shù)量多，而且還呈現(xiàn)出以下特點：一是成套性。重點建設(shè)項目施工周期長，每一次的檔案都真實記錄項目建設(shè)過程，包括施工的每個環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣，進而構(gòu)成整個建設(shè)項目的檔案，因此整體性與連續(xù)性是重點項目檔案的特點。二是專業(yè)技術(shù)性。是對項目建設(shè)技術(shù)活動的真實記錄，每一份檔案都符合相關(guān)技術(shù)規(guī)范要求。三是動態(tài)性。由于重點建設(shè)項目施工周期長而建設(shè)檔案都產(chǎn)生于建設(shè)過程當中，因此檔案一直處于變化之中，尤其是面對建設(shè)項目進行優(yōu)化、調(diào)整時也需要對檔案進行調(diào)整。所以動態(tài)性是重點項目建設(shè)檔案管理的另外一個特點。

（二）縣域重點項目檔案管理難點。首先，在重點項目建設(shè)中由于原始文件材料的材質(zhì)、質(zhì)量等問題影響檔案管理工作的有效開展。例如在重點項目日常指導(dǎo)與檔案驗收過程中，許多環(huán)節(jié)的第一手檔案資料大多存在隨意涂改、內(nèi)容填寫不全等現(xiàn)象;又如許多形成于建設(shè)過程中的檔案，建設(shè)人員對項目施工進行調(diào)整后，文件資料更新，導(dǎo)致檔案資料與項目實際不符。因此重點項目建設(shè)資料與文件對檔案質(zhì)量起到深遠的影響。其次，由于重點建設(shè)項目檔案具有專業(yè)技術(shù)性的特點，在檔案歸集與管理中由于缺少項目專業(yè)人才，對檔案管理產(chǎn)生影響。例如在縣域重點建設(shè)項目檔案管理中，許多工作人員都是由建設(shè)單位人員兼任，很多人未參與過檔案管理工作，專業(yè)性較差。另外則是在參與檔案管理中，受到其他工作的影響，導(dǎo)致施工過程中形成的文件資料不能及時收集歸檔，在重點項目即將竣工時，進行突擊補充整理，時間倉促且資料難以全面收集。加之項目收尾階段，許多施工人員已經(jīng)撤離，而留下的人員不僅專業(yè)技術(shù)欠缺而且檔案業(yè)務(wù)也不熟練，嚴重影響檔案管理工作的進行，對重點項目檔案整體的真實性、完整性和準確性產(chǎn)生消極影響。

（三）重點項目電子信息檔案管理不足。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，重點項目建設(shè)過程中大多采用計算機輔助設(shè)計與管理，由此產(chǎn)生許多電子文件，這些電子檔案管理也是檔案工作中需要面臨的問題。例如在重點建設(shè)項目設(shè)計與建設(shè)中，經(jīng)常會借助IBM軟件對過程進行管理，保障建設(shè)質(zhì)量。但是許多縣域檔案館并沒有這些專業(yè)性較強的軟件，對于軟件使用過程中所形成的電子信息檔案管理不足，影響檔案的全面性。

三、縣域重點項目檔案管理工作優(yōu)化措施

在前文論述中主要結(jié)合實際情況，對縣域重點建設(shè)項目檔案管理的價值以及項目檔案管理特點、不足進行深入的分析。可見受項目檔案特點的影響，傳統(tǒng)檔案管理流程與模式難以滿足重點項目檔案管理需要，本節(jié)主要針對這些問題提出針對性的優(yōu)化策略，促進檔案管理工作成效的提升，具體可以從以下幾個方面進行：

（一）做好重點項目資料歸集，提升檔案全面性。做好縣域重點項目檔案管理工作的前提，是做好各種資料歸集。作為重點項目管理的重點，在檔案管理中要做好資料歸集工作，具體而言，可以分為三步進行：一是在項目建設(shè)立項之初，檔案管理工作即可以提前介入，進而讓檔案管理覆蓋項目建設(shè)的每個環(huán)節(jié)。二是在建設(shè)過程中要嚴格按照工程技術(shù)標準等對項目資料進行收集，讓檔案資料能夠真實反映施工、竣工的全過程。三是檔案管理要貫穿整個項目過程，真正做到布置施工任務(wù)與布置竣工文件編制、工程施工進展與竣工文件形成積累、工程驗收與竣工文件驗收同步進行，提升檔案的全面性。在重點項目資料歸集中要加強與項目施工企業(yè)的聯(lián)系，確保檔案資料的完整。例如縣域許多重點項目從立項到建設(shè)周期很長，幾乎都是跨年施工，如果資料整理與施工進度不一致就會嚴重影響到檔案管理。因此在實際管理中，需要提前與建設(shè)部門進行聯(lián)系，由建設(shè)部門及時提供項目審批清單，確保檔案管理與工程建設(shè)處于同一進度，保障資料完整。

（二）重點項目檔案進行集中管理、專人負責。在對重點項目檔案進行收集后，也需要安排專人負責整理，全面進入檔案管理與應(yīng)用環(huán)節(jié)。首先，在檔案收集與整理過程中，需要安排專人與設(shè)計、施工單位進行對接，尤其是針對技術(shù)性的內(nèi)容要進行深入的溝通交流，切實保障技術(shù)性檔案的專業(yè)化歸類。例如在整理中可以按照檔案資料的歸屬部門，由檔案館人員與建設(shè)方、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等進行面對面交流、進行檔案技術(shù)交底，確保各類資料符合檔案管理要求。在這個過程中，既要加強對施工單位的技術(shù)交流，也需要通過培訓提升檔案館與施工人員的檔案能力與意識，達到優(yōu)化重點項目檔案管理質(zhì)量的目的。其次，在檔案歸集后，也需要對所收集、整理的檔案進行專人負責，將重點項目的檔案管理落實到責任人肩上。尤其是針對重點項目檔案過多的問題，需要在檔案館統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下實施分工協(xié)作，多方配合，將檔案管理工作列入領(lǐng)導(dǎo)責任范圍，實行集中管理，專人負責，這不僅有利于檔案的完整，更能夠確保重點項目檔案的準確性與系統(tǒng)性。

（三）推進重點項目檔案信息化，提升利用效率。針對重點項目信息化技術(shù)使用中，檔案管理機制尚未全面進行信息化改造的問題，在檔案管理中要嚴格按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的原則積極對檔案資料進行信息化處理。這不僅是提升檔案管理質(zhì)量、提高利用率的最佳途徑，也是未來檔案管理工作的最終發(fā)展方向與必經(jīng)之路。第一，在建設(shè)項目立項后與各參建單位簽訂合同、協(xié)議時，要把“紙質(zhì)與電子檔案必須同時移交”寫入?yún)f(xié)議之中，為加快檔案信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)，同時能極大減少檔案資料整理的工作強度。縣域重點建設(shè)項目檔案內(nèi)容多、來源廣、數(shù)量大、存量大、利用頻繁，加快數(shù)字信息化建設(shè)，可以提高工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量，提高檔案利用率，并能有效保護檔案原件，延長其使用壽命與利用價值。第二，積極探索重點工程建設(shè)項目檔案的信息化管理模式，明確規(guī)定所有的檔案資料要制作成與紙質(zhì)文件相同的電子版檔案文件，同時其他檔案資料也要進行數(shù)字化掃描，在計算機中進行電子化管理，或者以光盤的形式進行儲存，為檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。第三，配備數(shù)字化管理設(shè)備，應(yīng)用先進的檔案管理軟件，對重點工程建設(shè)項目檔案進行信息化管理，維護檔案信息的有效性和實時性。

四、結(jié)語

縣域重點項目檔案管理不僅僅是項目施工質(zhì)量與未來使用的重要保障，也是縣域城市經(jīng)濟發(fā)展的重要依據(jù)。面對重點項目管理中的不足與問題，必須進一步優(yōu)化重點項目檔案管理制度;提升檔案管理的信息化建設(shè)步伐;采用提前介入、全程監(jiān)控等具體措施對重點項目檔案進行重點管理;強化重點項目檔案應(yīng)用，徹底改變傳統(tǒng)檔案管理中“重項目管理，輕檔案管理”的工作模式，提升檔案管理工作質(zhì)量與成效。

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