基于辦公室文書檔案收集與管理途徑的探究

沙吾列·霍善

【摘要】隨著信息化技術在各行各業(yè)的廣泛普及，現(xiàn)代社會對文書檔案收集與管理的要求也隨之變嚴，有效推進辦公室文書檔案管理工作的改革和發(fā)展成為當下文書檔案工作面臨的重要問題。本文將重點分析辦公室文書檔案管理工作的特點，以及文書檔案管理工作對辦公的意義，分析目前文書檔案收集整理的問題，提出優(yōu)化辦公室文書檔案收集與管理的策略。

【關鍵詞】文書檔案;管理;策略

辦公室文書檔案保存的資料包括行政管理、黨政管理等相關資料，對行政單位的整體信息進行收集和管理，實現(xiàn)對各項管理工作的全面清晰記錄，部門內(nèi)部成員積極溝通、努力協(xié)調，才能提升辦公室文書檔案收集與管理的工作效率，以推動行政部門的長期穩(wěn)定發(fā)展。

一、辦公室檔案工作的特點

（一）整體性。文書檔案工作涉及方面眾多，是對單位的各項行政管理、科技、設備、賬單、合同等詳細又整體性的記錄，反映的內(nèi)容要真實準確。對文書檔案的保存方式也有很多，例如紙質文件、錄像、照片、音頻、電子文書等等，這要求管理人員要對各項文書內(nèi)容有整體性的規(guī)劃和管理，使得文書檔案種類繁多但歸類有序。

（二）保密性。由于文書檔案匯集了企業(yè)或單位的重要資料，這些資料存在保密性。例如，一些檔案中存放了公司的重要合同，或者重要儀器的管理名冊，涉及企業(yè)發(fā)展的機密等內(nèi)容，則需要保證文件的安全性和保密性。又如，一些醫(yī)院的相關檔案，種類繁多，需要記錄得全面而清晰，常常涉及患者的隱私，檔案管理工作更加需要保密性。

二、辦公室文書檔案管理工作的意義

（一）有助于各部門工作的順利開展。辦公室文書檔案承擔著對公司各項文件、人事管理資料的匯總和歸類的重要職能。如果單位需要人事調動或計劃安排，檔案管理人員都可以根據(jù)檔案中保存的資料給單位提出較為合理的協(xié)調意見。有利于單位各部門的通力合作與協(xié)調發(fā)展，保證工作的有序進行，對提高單位工作的效率發(fā)揮著重要作用。

（二）記錄企業(yè)的發(fā)展歷程。文書檔案對辦公室的各項發(fā)展資料進行分類匯總，對企業(yè)的發(fā)展歷程起到了總結的作用。企業(yè)管理者通過回顧企業(yè)的發(fā)展記錄，可以更加明晰企業(yè)各項指標發(fā)展的過程，有助于企業(yè)管理者分析企業(yè)的發(fā)展趨勢，對制定企業(yè)的長遠規(guī)劃有十分重要的借鑒意義。同時企業(yè)工作者在遇到問題時，倘若在之前的管理過程中遇到過類似的問題，工作者可以查閱相關檔案，提出更有針對性的管理意見。

（三）有利于管理者及時了解企業(yè)運行的狀況。因為文書檔案管理工作及時、詳細、全面地記錄了企業(yè)的發(fā)展過程，能夠為企業(yè)管理者了解企業(yè)的實時運行情況提供具體的數(shù)據(jù)和相關文件，為企業(yè)的重要計劃和決定提供重要參考依據(jù)，以確保企業(yè)的決策更加合理，更有針對性，更符合企業(yè)發(fā)展的需要，在一定程度上提高了企業(yè)的工作效率。

三、當前辦公室文書檔案收集與管理的問題

（一）對文書檔案管理工作的重視程度不夠。部分企業(yè)的管理者對文書檔案管理工作的重視程度不夠，導致檔案沒有發(fā)揮應有的價值和作用。不少企業(yè)對辦公室文書檔案管理工作投入的資金和人力資源遠遠落后于企業(yè)發(fā)展的需要，導致很多信息沒有被合理運用。在信息技術高速發(fā)展的今天，企業(yè)之間的競爭也是合理利用信息的競爭。公司管理層沒有給予檔案管理工作足夠的重視，底層的工作人員難以將檔案信息的價值發(fā)揮出來。很多企業(yè)文書管理工作只是重視單位的紅頭文件，而對一般的文件缺乏系統(tǒng)管理的意識，這導致文檔管理的效率很低，質量不高。很多文件資料時間上不連貫，文件缺頁，給資料的查閱和管理帶來很大的麻煩。

（二）對文書檔案管理缺乏整體性的規(guī)劃。電子存檔系統(tǒng)是文書檔案管理的重要手段，該系統(tǒng)能夠促進檔案管理規(guī)范準確，但是缺少對檔案的歸納和整合，導致信息繁雜而混亂。缺乏合理整合的信息就像各種米混在同一個米缸中，很全面但是信息難以被準確找到并合理運用。這對管理工作形成了阻礙，降低了管理的工作效率，也容易在信息管理中發(fā)生錯誤或遺漏的現(xiàn)象。

（三）歸檔制度不夠完善。原則上說，辦公室文書檔案應該及時收集歸納到單位的檔案室中，但是由于諸多方面的原因導致檔案不能及時收集到檔案室。例如，有的企業(yè)能夠創(chuàng)設的檔案室面積有限，難以騰出足夠的空間來收集文書資料;有的則是企業(yè)員工面對較為繁瑣的文書歸檔工作而產(chǎn)生了懈怠的心理，導致工作十分松散，又不具有系統(tǒng)性。這些現(xiàn)象歸根到底是企業(yè)管理文書檔案的制度出現(xiàn)了問題，在企業(yè)不斷發(fā)展時，沒有為檔案室預留出足夠的空間;人員的安排方面，分工不夠具體明確。這種缺乏制度保障的管理，一旦在發(fā)生問題時，常常會相互推諉，重要的資料也有可能遺失或缺漏。

（四）檔案管理人員的業(yè)務水平參差不齊。管理人員的業(yè)務水平直接影響到辦公室文書檔案管理的工作效果。不同認知水平的工作人員對管理方式的選擇不同，倘若沒有選擇較為科學合理的管理方式，則會導致本就較為瑣碎的歸檔工作變得更加復雜，增加工作時間，還不一定有良好的效果。管理人員的業(yè)務水平不同還有可能導致不同的管理者采用不同的標準體系管理文檔，這會導致各式各樣的文書資料變得混亂不堪，失去了歸檔整理的意義，無法發(fā)揮文書資料應有的價值。

（五）文書檔案收集的資料不全面。企業(yè)在進行辦公室文書檔案收集工作時，常常會出現(xiàn)文件資料收集不全面的現(xiàn)象。文書檔案本應當是公司合同、人事調動、設備儀器等多方面詳細準確記錄的載體，能夠體現(xiàn)出企業(yè)各個部門的詳細運行和發(fā)展情況。但是由于文書收集的不全面導致檔案的歸類零散，不成體系，難以真正提高企業(yè)的工作效率。

四、辦公室文書檔案收集與管理策略

（一）提升辦公室文書檔案管理人員的工作意識。企業(yè)的高層領導者要加強對文書檔案歸納整理工作的重視程度，在企業(yè)內(nèi)部加強宣傳，提升員工的工作意識。通過積極的宣傳，使得企業(yè)員工對檔案管理的意義有更加深刻的認識，了解檔案管理的工作性質，檔案管理人員的工作更加科學，非檔案管理人員使用文書資料時更加規(guī)范，盡量不給相關工作者添麻煩。適當?shù)男麄髯屍髽I(yè)的其他員工了解檔案管理工作的重要性，進一步提升檔案管理人員的工作積極性。

（二）建立檔案管理網(wǎng)絡體系。檔案管理工作需要對相關文件及時記錄、整理，將文書資料納入需要歸檔的范圍內(nèi)，之后還需要定期對文書資料進行核對，保證檔案內(nèi)容的完整性，將立卷的初始工作與文書處理的結束工作結合在一起，為日后開展檔案管理工作打下堅實基礎。在檔案管理人員中建立樹形結構網(wǎng)絡體系，有層級的科學管理，對每一項檔案管理工作分配到人，精準分工。同時加強檔案管理工作者之間的溝通，當遇到問題時可以及時聯(lián)系，人員之間清楚了解互相的工作內(nèi)容，當需要協(xié)調合作時，可以準確找到相關工作負責人，事半功倍。

（三）加強檔案管理工作隊伍的人才建設。當前辦公室文書檔案管理人員的綜合素質普遍偏低，企業(yè)應加強檔案管理人員的技術培訓。首先，在人才引進上，企業(yè)應加大投入力度，適當提升相關人員的招聘條件，同時增加檔案管理工作者的資薪待遇，以吸引更多優(yōu)質的專業(yè)性人才。其次，企業(yè)應加強在職人員的技術培訓。企業(yè)可以派出部分員工，到檔案管理優(yōu)秀的單位進行學習，選擇適合本單位檔案管理工作的方法進行學習。隨著社會的發(fā)展，對檔案管理工作者也有了更高的要求，請相關培訓人員對在職員工定期培訓，保證辦公室文書檔案管理人員的技術水平滿足企業(yè)發(fā)展的需要。最后，企業(yè)領導者應該構建辦公室文書檔案管理的考核指標，指標包含的方面盡可能全面，對相關檔案管理工作者進行定期和不定期的考核，使得員工不易產(chǎn)生懈怠心理，保持較為良好的工作效率。同時，將員工的工作用績點進行統(tǒng)計，將工作效果與員工的薪水相掛鉤，提升員工的工作積極性。

（四）創(chuàng)新辦公室文書檔案收集與管理的工作模式。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作方法已經(jīng)不適合當前大部分企業(yè)發(fā)展的需要，很多檔案收集工作被動，存在很多遺漏的現(xiàn)象。企業(yè)管理人員應對當前檔案管理工作體系進行改革創(chuàng)新。加強檔案管理人員與各個部門之間的聯(lián)系，以便及時收集和整理需要歸檔的文書資料。同時，對以往的檔案資料進行核查，找到缺失和遺漏的標記出來，盡可能彌補。定期對檔案管理工作進行盤點，找出工作存在的漏洞，實時更新工作方案。辦公室文書檔案管理人員應將現(xiàn)代信息技術與檔案管理工作相結合，利用計算機確保信息收集的完整性和準確性，從而增加檔案管理工作的效率。

五、結語

由于受到傳統(tǒng)辦公文書檔案管理工作的限制，當前的檔案收集與管理工作呈現(xiàn)出許多與企業(yè)發(fā)展不適應的地方。例如，企業(yè)對檔案管理工作的重視程度不高，檔案管理員自身的業(yè)務水平有待提升，文書檔案的資料不夠全面等等，對有效開展辦公室文書管理工作造成了一些阻礙。企業(yè)檔案管理領導應該及時反思工作中出現(xiàn)的問題，在思想上、行動上、制度上都要加強和完善，確保檔案的收集和管理能夠真正為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮應有的價值。

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