對行政單位檔案管理創新思路的探討

張帥

【摘要】就目前來看，我國大部分行政單位延續了傳統的檔案管理模式，這種工作方式既無法滿足新時期行政單位發展的需求，又在一定程度上阻礙著單位的發展進步。基于此，本文主要針對行政單位檔案管理創新思路進行詳細探討，在分析檔案管理問題的基礎上，提出全新、有效的管理思路，希望可以為相關領域和單位提供理論參考。

【關鍵詞】檔案管理;行政單位;創新思路

作為國家機構的重要基礎構成，行政單位承擔著維持國家穩定運行的責任，其內部檔案管理所具備的行政性、管理性以及服務性特點，使它與政治、經濟聯系非常緊密。因此，積極創新檔案管理，維護好檔案資料的完整、安全、有效性非常重要，本研究體現出一定的理論價值與現實意義。

一、行政單位檔案管理創新的必要性

行政單位的檔案主要記錄了單位內部各項工作、業務及人員基礎信息和重要文檔資料，行政單位檔案匯集了行政單位部門所有有價值的信息。行政單位人員要想落實好自身的本職工作，并且發揮出行政單位的職能作用，就應該依托檔案資料來進行，為行政人員和行政部門提供非常重要的參考作用。此外，在推進各項工作過程中，如果遇到難以解決的難題，行政人員還可以借助行政單位檔案資料信息，查閱并借鑒前任的經驗和方法，吸取教訓，從而更加快速地解決問題。因此，行政單位積極創新檔案管理方法，轉變檔案管理思路，始終踐行“以人為本，以用為本”的檔案管理理念，并構建起數字化、智能化和電子化檔案管理體系，這對加快行政單位辦事效率、提高單位服務水平與任務落實力度，更好地促進行政單位適應新時期發展，順應時代潮流，提升單位社會形象與價值有著非常重要的作用。

二、行政單位檔案管理現狀

（一）不具備完善的檔案管理制度。從當前實際情況來看，我國部分行政單位開展檔案管理工作時，缺乏與新時期發展相適應的檔案管理制度，在落后制度制約下，其產生的矛盾與問題也非常多。例如，很多行政員工不具備檔案管理工作的參考機制認知能力，在開展日常工作時忽視了檔案資料的作用。一些單位雖然構建了相對完善的檔案管理制度，但落實程度不夠，檔案管理工作缺乏執行力度等，使得每一項條款要求無法規范落實。還有部分行政單位沒有將獎懲機制有機融合到檔案管理工作中，一些工作人員出現問題后就會相互推卸責任，甚至對檔案工作表現出敷衍、消極態度，更別提檔案管理創新思路的發散與發展了。

（二）現有檔案管理設備相對落后。我國有很多行政單位的檔案管理現代化設備建設相對落后，基本上都是將檔案管理歸納到單位辦公室管理范疇下。這種缺乏獨立性的檔案管理工作，行政單位領導很難投入足夠的精力、資金來支持檔案管理現代化發展建設，整體上呈現出檔案管理基礎差、條件落后的情況。雖然目前一些行政單位設置了專門的檔案室，但這些檔案室又承擔著儲藏室、雜物間的功能，相關管理設備也不夠齊全，甚至一些設備陳列久，出現老化、破損問題，不利于檔案管理工作的高效開展。另外，很多行政單位的檔案資料是紙質的，再加上檔案室保安措施不到位，檔案室可以隨時出入人員，對檔案的丟失、破損都有著一定的隱患。傳統設備下，行政單位人員要想快速查找到所需要的資料信息，效率不高，尤其在檔案資料非常雜亂、繁多的情況下，若沒有配置相應的現代設備和技術，則查閱資料存在較大困難，因此行政單位開展各項工作效率將降低。

三、行政單位檔案管理創新過程中存在的問題

（一）檔案管理方式缺乏創新。隨著信息技術的飛速發展，國家開始重視起檔案管理現代化創新，而很多行政單位卻沒有跟進時代步伐，在檔案管理方式、理念上均缺乏創新性。要想對日漸龐大、復雜的檔案信息進行高效處理，離不開檔案管理方法的科學性創新。目前很多行政單位對于檔案的管理仍然是簡單的模式與方法，面對日漸復雜龐大的資料信息管理越來越凸顯出各類問題。在行政單位發展進步過程中，這些簡單、落后的檔案管理方法大大阻礙著檔案資料的快速、及時整理和歸檔，勢必會造成大量資料信息的缺損與丟失。

（二）行政單位缺乏創新理念。傳統行政單位的檔案管理工作主要流程是：首先工作人員系統化整理檔案資料，其次開展檔案管理。這種管理理念使得管理效率大大降低，主要原因是檔案觀念的不足，理念創新力度不夠，管理人員始終保持落后的觀念，缺乏創新和優化意識。這就導致具體的檔案管理工作無法實現全面化管理。此外，在檔案管理人員創新意識與管理觀念淡薄的背景下，還可能會影響行政單位檔案資料的保密、安全性，對開展具體的工作人員有著一定的消極影響。

（三）檔案管理缺乏技術創新。信息時代背景下，很多行政單位開始投入電子檔案管理設備，以盡快實現電子檔案管理模式。但實際上，由于檔案管理技術創新力度不足，雖然有了先進的設備，但使用效率與頻率卻不高，無法充分展示出電子檔案管理的優勢。此外，落后的檔案管理方法和技術下，行政單位檔案管理操作性降低，人員利用信息工具技術能力得不到提升，檔案管理無法實現現代化。

（四）創新人才短缺。行政單位內部的人員及檔案管理者有著創新意識不足、創新能力得不到培養和提升的問題。很多行政人員安于現狀，不愿意探索、思考，認為只做好自己的本職工作就可以了，對自身未來的成長缺乏正確的認識，這使得他們對自己的要求越來越局限，創新意識也就難以發散出來。同時，一些檔案管理人員專業技術水平較低，再加上行政部門沒有給予及時教育和培訓，行政單位檔案整體創新水平較低。此外，行政單位的人員常常出現崗位變動的情況，崗位負責的工作內容也隨之變動，使得行政單位內部人員業務水平參差不齊，影響人員的有序管理，并阻礙著檔案管理工作的順利開展。

四、行政單位檔案管理的有效創新思路

（一）檔案管理創新前提是思想觀念的創新。新時期，行政單位現代檔案管理工作推陳出新的前提就是加強思想理念的創新，要求檔案管理人員、行政人員和單位領導者的思想觀念必須與時俱進、不斷發展創新。同時，還要清醒地認識到現代社會檔案管理工作模式、內容、價值與過去相比都發生了改變，明確具體的改變方向，使得自己的理念也隨著相應改變和轉變。例如，原來行政單位檔案管理工作封閉性較高，因此管理服務方式基本上為被動式。但在新時期，行政單位檔案管理工作范圍變得越來越廣泛，不僅包括政治，同時在經濟、科研、教育等方面均發揮著非常重要的作用，檔案管理工作已經成為現代社會發展、經濟建設、教育改革等獲取信息資源的必要內容。在時代發展變化的背景下，檔案管理也要融合現代檔案管理工作的新需求，同時檔案管理工作人員通過轉變思路，積極運用創新技術手段，在不斷創新的理念下指導檔案管理工作開展，從而及時、準確地解決檔案管理創新過程中的一系列問題。另外，行政單位領導者也要重視起檔案管理人員創新思維的培養。創新作為全新的思維方式，屬于一個相對性觀念，即在傳統方法與觀念的阻礙下，突破新的思維模式來分析與解決問題。創新思路還有著一定的開拓性作用，檔案管理思路的創新過程中，新觀念、新技術、新方案以及新理論的出現，使得人們不斷拓展了新的領域，其所具備的新穎性、靈活性、思維邏輯性對提升檔案管理工作效率有著不可替代的作用。

（二）檔案管理工作的動力是技術創新。檔案管理工作中的技術創新是提高行政單位檔案管理水平的關鍵。檔案管理人員不僅要積極轉變管理理念，還要自覺從管理手段、技術方面深入研究，加強創新，堅決克服舊思想、舊模式的束縛。通過樹立起檔案管理就是信息資源的理念，認識到檔案管理對經濟效益、社會效益增長的重要性，將被動服務轉為主動服務，由靜態、間接管理逐漸發展為動態、開放管理。另外，積極進行管理手段創新，引入數字化技術和相關設備，確立數字化是未來行政單位檔案管理的新方向，使得技術創新成為不斷推動、提升和優化行政單位檔案管理水平的堅實力量。

（三）管理制度和機制的創新。行政單位檔案管理制度與機制要不斷創新和優化，例如通過制定并明確檔案管理方針與目標，構建科學的考核評價機制，制定檔案管理者獎懲制度、精益化管理體系等，做到檔案工作的職責明確、管理細化以及獎懲分明。

（四）加強檔案資源的創新，滿足檔案應用需求。檔案管理工作的創新與發展還要依托現代化先進設備與技術，若沒有實現檔案信息化以及檔案管理的現代化，檔案工作只能流于表面，無法發揮出實際作用價值。檔案工作的發展要與社會發展相協調，通過配備必要的信息化設備，從而實現檔案管理的現代化建設目標。第一，行政單位要堅持一體化建設。檔案管理部門要樹立起檔案管理系統與檔案文件系統共同建設創新的理念，通過交換和共享檔案管理與現行文件不同時期的信息資源，對減少信息數據重復錄入、規范錄入有著一定作用。此外，制定科學的紙質檔案作業程序，要求檔案管理人員嚴格按照程序標準，將紙質檔案設計為電子檔案作業流程，從而不斷朝著數字化檔案建設方向前進。第二，落實檔案網絡化工程建設。行政單位的檔案資料信息如果束縛在檔案室中，就無法發揮出它應有的作用。檔案管理人員要認識到，檔案管理工作的本質是服務社會，因此要在檔案具體應用下進行創新。例如，通過建立檔案網站，建立電子檔案，加強檔案信息化和網絡化建設力度，充分發揮檔案資源信息的社會服務功能，從而為社會群眾提供更加快捷、優質的服務。

（五）人才吸引與保障。行政單位要加強創新性、技術性人才的吸引與保障，充分發揮他們在檔案管理創新過程中的作用。一方面，重視檔案管理人員的培養，完善培養機制，鼓勵檔案管理人員積極創新，以此激發他們的主動性和積極性;另一方面，制定和落實人才激勵政策，建立起專業人才隊伍，為行政單位開展檔案管理創新奠定人才基礎。

五、結語

綜上所述，新時期我國行政單位要想快速改革與發展，就必須重視起內部檔案管理工作的創新，積極解決傳統管理問題和不足，通過創新新思路、新技術、新制度等，在優秀的創新人才支持下，推動行政單位檔案創新工作的有序進行，最終為提高單位檔案管理水平、滿足行政單位改革需求作出貢獻。

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