煤炭企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用策略

魏宇

【摘要】隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，煤炭企業(yè)應(yīng)改變以往傳統(tǒng)的檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的規(guī)模化處理，為煤炭企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供更多的借鑒。本文分析了煤炭企業(yè)中檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用策略，并以XS礦業(yè)集團(tuán)進(jìn)行實(shí)例說明，以期為此后煤炭企業(yè)的檔案管理工作提供更多的依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)化;煤炭企業(yè);檔案信息化管理;實(shí)現(xiàn)策略

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為煤炭企業(yè)的檔案管理工作帶來了更多發(fā)展機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)了信息化管理。采用檔案信息化管理系統(tǒng)可以在提升工作效率的基礎(chǔ)上降低運(yùn)營成本，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

一、煤炭企業(yè)檔案管理信息化的必要性

隨著數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，煤炭企業(yè)開始采用信息化的管理措施，以提升決策質(zhì)量水平。在煤炭企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，檔案管理工作屬于十分重要的組成部分，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，可以在整合檔案信息的基礎(chǔ)上，提升管理效率，促使企業(yè)有效利用豐富的數(shù)字資源，創(chuàng)新企業(yè)決策。除此之外，檔案管理信息化還可以實(shí)現(xiàn)部門整合，降低了人為因素失誤的發(fā)生幾率，在削減機(jī)構(gòu)規(guī)模的基礎(chǔ)上促進(jìn)了各部門人員的積極溝通，強(qiáng)化了流程管理力度，調(diào)動(dòng)了各部門工作人員的積極性與主動(dòng)性。

二、煤炭企業(yè)檔案信息化特點(diǎn)

（一）原始性。檔案工作關(guān)鍵的管理對(duì)象為原始文獻(xiàn)，檔案信息化過程必須注重信息來源，確保智能分析工作有法可依。檔案屬于記錄歷史的憑證，價(jià)值不僅在于記錄的內(nèi)容，關(guān)鍵還在于記錄的痕跡，比如錄像帶、軟盤等。為了確保檔案信息化后不丟失自身的載體原始性，企業(yè)應(yīng)設(shè)置紙質(zhì)、磁帶等版本庫，以確保載體信息的原始性。

（二）準(zhǔn)確性。這是數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)保障，電子文檔與紙質(zhì)文檔均存在數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤問題，影響了檔案資料的準(zhǔn)確性。紙質(zhì)檔案資料可以修復(fù)，但電子檔案不具備這個(gè)優(yōu)勢(shì)。對(duì)此，檔案信息化過程中應(yīng)確保數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性，充分降低錯(cuò)誤發(fā)生率。

（三）豐富性。檔案資料的來源途徑較為廣泛，包括人事管理檔案、煤礦生產(chǎn)檔案、行政管理文書等方面。在檔案信息化的過程中，企業(yè)應(yīng)注重其豐富性，將各種來源的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文獻(xiàn)，且還需要注意錄入方式、儲(chǔ)存方式以及儲(chǔ)存格式的多樣化。

（四）服務(wù)性。檔案的最終價(jià)值則是用戶的開發(fā)與利用。傳統(tǒng)檔案資料不利于查找使用，自身的服務(wù)性較差。檔案信息化后應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子設(shè)備等明確設(shè)定操作界面，減少大量繁瑣的紙質(zhì)簽單流程，開發(fā)便于工作人員使用的管理信息系統(tǒng)，從而為用戶提供更為滿意的服務(wù)。

（五）智能化。信息技術(shù)的發(fā)展使得檔案資料的存取具備一定的智能化，避免了大量繁瑣重復(fù)的日常工作，可以節(jié)省更多的時(shí)間與精力，使得檔案工作的發(fā)展具備更高水平。除此之外，檔案信息化也可以針對(duì)不同層次的用戶進(jìn)行分析研究，減少了用戶使用檔案的中間環(huán)節(jié)，可以準(zhǔn)確滿足不同用戶的實(shí)際查找需求。

（六）資源共享。檔案信息化可以為檔案管理人員與其他管理人員、用戶與用戶之間提供良好的溝通平臺(tái)，可以確保用戶通過檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)接口與終端有效利用檔案資料。檔案信息化增強(qiáng)了資源共享的便捷性，拓寬了檔案資料的來源方式。

三、煤炭企業(yè)檔案管理信息化的現(xiàn)狀

（一）企業(yè)并未建立檔案管理信息化系統(tǒng)。當(dāng)前我國多數(shù)煤炭企業(yè)正在改變以往粗放型的管理方式，實(shí)行集約化管理，必然需要實(shí)現(xiàn)信息化管理。當(dāng)前多數(shù)煤炭企業(yè)并未做好整體規(guī)劃，企業(yè)檔案管理、煤炭開采、安全信息以及生產(chǎn)監(jiān)控等工作系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換并不匹配，無法協(xié)調(diào)運(yùn)行，以致運(yùn)行效率較低。除此之外，檔案資料的利用效率也較低，實(shí)際工作中，多數(shù)檔案管理人員無法有效記憶檔案資料的類別與數(shù)量，僅通過目錄卡與庫價(jià)目錄進(jìn)行查找。這種查找方式只可以檢索檔案的名稱、管理號(hào)、圖號(hào)以及頁碼等信息，無法獲取實(shí)際的資料信息。檔案管理人員無法獲得檔案的實(shí)際庫存量與流通情況，也不能準(zhǔn)確核實(shí)用戶、部門是否存在重復(fù)借閱檔案的行為。

（二）檔案管理人員的信息化觀念淡薄。多數(shù)煤炭企業(yè)重視自身的生產(chǎn)任務(wù)，忽視了檔案管理工作，認(rèn)為檔案信息化管理僅僅是將相關(guān)資料輸入電腦中，并未實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化、自動(dòng)化以及網(wǎng)絡(luò)化，也未從根本上重視檔案管理工作。

（三）檔案管理保密工作缺乏規(guī)范性。多數(shù)煤炭企業(yè)均具備技術(shù)含量較高的新建項(xiàng)目，比如直接液化技術(shù)、自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的高新技術(shù)等，這些專利技術(shù)不但屬于企業(yè)的商業(yè)秘密，也關(guān)乎國家的經(jīng)濟(jì)利益。多數(shù)煤炭企業(yè)并未重視做好保密工作，也沒有制定完善的保密制度，缺乏管理機(jī)構(gòu)，以致企業(yè)的生產(chǎn)行為缺乏保障。

四、煤炭企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)策略

（一）強(qiáng)化檔案信息化。一方面，煤炭企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分重視檔案的信息化管理工作，并建立綜合素質(zhì)水平較高的信息化人才隊(duì)伍，在確保全體員工積極配合的基礎(chǔ)上加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。另一方面，企業(yè)應(yīng)樹立法制意識(shí)，真正實(shí)現(xiàn)依法治企。煤炭企業(yè)應(yīng)做好《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的宣傳工作，在提升工作人員工作自覺性的基礎(chǔ)上，明確執(zhí)法的嚴(yán)肅性，杜絕檔案管理過程的錯(cuò)誤思想。除此之外，還應(yīng)做好檔案管理工作的制度與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃與年度計(jì)劃中納入檔案信息化管理工作，并在資金與人力方面給予大力支持，確保檔案信息化管理落到實(shí)處。

（二）統(tǒng)一檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)。為了更好地發(fā)揮煤炭企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的作用，相關(guān)工作人員在建設(shè)檔案管理系統(tǒng)前，應(yīng)統(tǒng)一相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，做好規(guī)范建設(shè)。當(dāng)前并未針對(duì)檔案信息系統(tǒng)建立完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，為了提升檔案信息工作的開放性與規(guī)范性，煤炭企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的情況建立統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)與網(wǎng)絡(luò)層次，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，促進(jìn)檔案信息化管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

（三）明確檔案管理職責(zé)。檔案信息化建設(shè)期間，工作人員需要將紙質(zhì)、軟盤以及目錄卡片中的資料轉(zhuǎn)化為圖片、電子文件，且期間應(yīng)確保準(zhǔn)確性，保證信息化建設(shè)前中后期的安全管理。在檔案信息化過程中，最為繁瑣的工作便是責(zé)任劃分與管理流程問題。一方面，應(yīng)確定企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總負(fù)責(zé)人，確保其深入了解整個(gè)檔案管理的信息化建設(shè)情況，制定完善的信息化建設(shè)流程，并在統(tǒng)籌全局的基礎(chǔ)上及時(shí)解決檔案信息化建設(shè)期間出現(xiàn)的相關(guān)問題。檔案信息化建設(shè)不僅涉及檔案室，還涉及研究所、技術(shù)所、信息化處以及各煤礦生產(chǎn)處等部門的協(xié)作，當(dāng)各部門意見不一致時(shí)，牽頭部門與負(fù)責(zé)人需要綜合反饋，做好相關(guān)的協(xié)調(diào)工作，以有效促進(jìn)項(xiàng)目的順利進(jìn)行，由此看出牽頭部門的重要性。由此，檔案信息化建設(shè)的牽頭部門為檔案室，負(fù)責(zé)人帶領(lǐng)更多的基層員工進(jìn)行信息化建設(shè)工作，確保項(xiàng)目中各部門的良好配合;另一方面，應(yīng)明確檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目中各個(gè)參與部門的組織結(jié)構(gòu)，包括檔案室、信息數(shù)據(jù)提供研究所、技術(shù)處以及生產(chǎn)部門等，應(yīng)確保各部門的分工，從而高效推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。由此看出，企業(yè)在檔案信息化建設(shè)期間，相關(guān)部門應(yīng)積極參與，定期組織，針對(duì)性提出需求與意見，明確落實(shí)自身的職責(zé)，以更為積極的方式參與檔案信息化建設(shè)工作。

（四）強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)建設(shè)。在煤礦企業(yè)的運(yùn)營過程中，檔案室屬于十分關(guān)鍵的行政管理部門。檔案信息化的過程中，企業(yè)應(yīng)及時(shí)更新老舊設(shè)備，廢除使用不便且損壞的集中資料庫，更換檔案單獨(dú)帶鎖資料架，并在帶鎖密碼的文件柜中存放涉密載體檔案。同時(shí)，還應(yīng)在檔案資料庫中增加通風(fēng)設(shè)施，配置完善的電子溫濕度測(cè)量儀器，以便有效記錄檔案室內(nèi)的溫度與濕度情況。在檔案信息化建設(shè)過程中，相關(guān)工作人員還應(yīng)借鑒學(xué)習(xí)更多的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，在結(jié)合自身實(shí)際需求的基礎(chǔ)上建立針對(duì)性的信息管理系統(tǒng)，以有效滿足檔案信息化建設(shè)的長期需求。除此之外，煤礦企業(yè)還應(yīng)在平臺(tái)建設(shè)過程中為檔案管理信息系統(tǒng)搭載服務(wù)器的計(jì)算、負(fù)載以及存儲(chǔ)等功能，以便檔案管理系統(tǒng)的順利運(yùn)營。建設(shè)系統(tǒng)平臺(tái)時(shí)，還應(yīng)保證檔案存儲(chǔ)格式與拓展接口的兼容性，確保管理人員與用戶利用檔案管理信息系統(tǒng)，根據(jù)實(shí)際需求增減、更新相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施，設(shè)置兼容性較高的存儲(chǔ)格式與拓展接口，確保檔案管理信息系統(tǒng)可以擁有更多的新功能，為新系統(tǒng)信息轉(zhuǎn)移工作提供更多基礎(chǔ)。

（五）提升檔案管理人員的素質(zhì)水平。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，煤炭企業(yè)的檔案管理水平得到了大幅度提升，對(duì)檔案管理人員提出了更多要求。由此，檔案管理人員除了應(yīng)掌握更多的檔案管理專業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)學(xué)習(xí)更多的計(jì)算機(jī)軟件操控知識(shí)。當(dāng)前多數(shù)煤炭企業(yè)的檔案管理人員素質(zhì)無法滿足信息化系統(tǒng)的運(yùn)行，此時(shí)企業(yè)應(yīng)為檔案管理人員提供更多的專業(yè)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，或者使其參加檔案管理研討會(huì)議，學(xué)習(xí)更多的理論知識(shí)與實(shí)際操作技能，以促進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)工作穩(wěn)步開展。

（六）做好檔案數(shù)據(jù)安全管理工作。一方面，應(yīng)做好檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作，企業(yè)應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)化辦公平臺(tái)歸納檔案資料，要求檔案管理人員做好統(tǒng)籌規(guī)劃，明確自身的職責(zé)范圍，利用自動(dòng)化辦公平臺(tái)輸入檔案數(shù)據(jù)信息，年終檢查時(shí)只需向檔案監(jiān)督部門移交一份組卷清單即可，降低計(jì)算機(jī)輸入的工作量;另一方面，應(yīng)做好檔案數(shù)據(jù)庫的建立與完善工作，確保重要數(shù)據(jù)的安全性。煤炭企業(yè)應(yīng)建立收藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案的類別、檔號(hào)、題名、負(fù)責(zé)人、數(shù)量、主題詞以及原文等情況輸入計(jì)算機(jī)中，建立完善的數(shù)據(jù)庫，以便通過檢索充分利用檔案原件。同時(shí)，還應(yīng)建立基層報(bào)表數(shù)據(jù)庫，及時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接將報(bào)送與反饋的數(shù)據(jù)信息填入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并在滿足上級(jí)要求的基礎(chǔ)上，進(jìn)行針對(duì)性調(diào)整。煤炭企業(yè)應(yīng)利用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)建立檔案基本數(shù)據(jù)庫與動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)，方便用戶訪問公開、非保密的檔案信息。且對(duì)保密檔案設(shè)置查閱權(quán)限，并建立電子檔案信息數(shù)據(jù)備份中心、災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)以及事故應(yīng)急響應(yīng)系統(tǒng)等，保證檔案信息的保密性與安全性。

五、結(jié)語

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，為了順應(yīng)時(shí)代潮流，煤炭企業(yè)必須采用信息化檔案管理系統(tǒng)。檔案管理工作具備一定的系統(tǒng)性與復(fù)雜性，只有在借助信息技術(shù)的基礎(chǔ)上充分利用檔案資源，才可以切實(shí)提升煤炭企業(yè)的檔案管理效率，使其更好地服務(wù)于員工，服務(wù)于企業(yè)。

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