基于精細化管理視角下的高校辦公室管理探究

方彬

【摘要】知識經(jīng)濟時代，隨著我國人才戰(zhàn)略的部署與實施，高校作為育人主陣地，迎來了前所未有的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)，辦學規(guī)模擴張、生源數(shù)量增長等，均對管理工作的開展產(chǎn)生了巨大影響。高校辦公室作為連接行政與教學的重要紐帶，是管理工作的重要陣地，同時作為服務師生的綜合辦事部門，將精細化管理理念引入，是實現(xiàn)更大價值釋放的關(guān)鍵。本文基于對精細化管理的概述，分析了高校辦公室管理現(xiàn)狀，并著重就其在精細化管理視角下的發(fā)展策略進行探究。

【關(guān)鍵詞】高校;辦公室管理;精細化管理;發(fā)展策略

高校辦公室承載著學校各部門、各院系方方面面的事務，管理水平的高低，直接或間接影響著高校教學、科研、育人等活動成效，一定程度上影響著高等教育事業(yè)的發(fā)展質(zhì)量。精細化管理作為一種科學的管理理念及文化，以常規(guī)管理為基礎(chǔ)，并將之引入更深的管理模式當中，在高校辦公室管理中的運用，是做好各項服務的關(guān)鍵支持，進而呈現(xiàn)出高效能的良好工作狀態(tài)，相關(guān)的課題研究備受關(guān)注。

一、精細化管理概述

精細化管理作為一種文化、一種理念，是社會分工細化的產(chǎn)物，更是現(xiàn)代管理的必然選擇，將常規(guī)管理引向深入的管理模式，以最大限度地減少資源成本投入，并實現(xiàn)更高質(zhì)量的服務輸出。從本質(zhì)意義上講，精細化管理是對戰(zhàn)略和目標分解細化并落實的過程，從而使之有效貫徹到各個工作環(huán)境，對提升整體執(zhí)行能力作用顯著。時至今日，自科學管理之父泰勒提出精細化管理思想以來，其內(nèi)涵建設(shè)愈加豐富，成為現(xiàn)代管理科學的重要構(gòu)成，為實現(xiàn)企業(yè)全面、協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展目標奠定了基礎(chǔ)。精細化作為一種精益求精的文化追求，講求專注地做好每一件事情，重細節(jié)、重過程、重基礎(chǔ)、重落實、重質(zhì)量，亦是永無止境地追求過程。綜合來講，精細化管理就是把復雜的事情簡單化、簡單的事情流程化、流程的事情定量化、定量的事情信息化，通過環(huán)環(huán)相扣的細節(jié)操作，實現(xiàn)管理工作的全覆蓋。面對我國高速發(fā)展的高等教育事業(yè)，辦公室作為重要的服務支持部門，面臨著更加嚴峻的管理工作，對精細化管理的植入與運用，是實現(xiàn)工作價值最大化的關(guān)鍵。

二、高校辦公室管理現(xiàn)狀

高校辦公室作為學校管理工作的中樞部門，占據(jù)著承上啟下、協(xié)調(diào)左右的重要位置，擔負著保證學校各項工作高效運轉(zhuǎn)的重任，對推進高等教育發(fā)展作用顯著。然而隨著高等教育普及化、大眾化，高校辦學規(guī)模持續(xù)擴張，辦公室的工作牽涉面越來越廣，事務性工作構(gòu)成相當龐雜，相應的工作節(jié)奏不斷加快，受多重因素影響，導致高校辦公室的工作效能不能充分發(fā)揮出來，管理實踐中出現(xiàn)了種種問題。目前來講，高校辦公室職能定位與社會需求仍存在一定的脫節(jié)現(xiàn)象，定位缺項，內(nèi)部競爭氛圍不足，無法有效調(diào)動員工的工作積極性、主動性，繼而影響了服務輸出質(zhì)量。同時“簡政重學”的呼聲下，高校辦公室崗位編制收緊，相較于愈加龐雜的工作內(nèi)容，應付突發(fā)事務的能力薄弱，導致員工只能粗略分工，責任落實不到位，且崗位交叉問題嚴重，時常出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象。另外，高校辦公室管理的人力資源配備結(jié)構(gòu)不平衡，出現(xiàn)了很多青黃不接的問題，新進員工的經(jīng)驗積累不足，無法適應崗位工作要求。

三、基于精細化視角下的高校辦公室管理策略

基于精細化視角下的高校辦公室管理，是實現(xiàn)高質(zhì)量服務輸出的有效路徑，對上述問題的解決有著重要價值。作者基于以上總結(jié)，結(jié)合實際情況，從不同維度入手，針對性地提出高校辦公室精細化管理策略，以供參考和借鑒。

（一）打造特色文化。思想觀念是行為實踐的基礎(chǔ)，并融于高校辦公室管理文化體系當中，起到了潛移默化的影響作用。精細化管理作為一個精益求精的過程，傳導了新的理念和文化，同時作為一種方法，為高校辦公室管理發(fā)展提供了有效路徑。為此，基于精細化管理視角下的高校辦公室管理，應當重構(gòu)內(nèi)部文化體系，統(tǒng)一領(lǐng)導及廣大教職工的思想認識，轉(zhuǎn)變工作思維，將精細化作為重要的行為準則和價值取向，打造特色辦公文化，提高工作效能。例如，河南工程學院以崗位職責為切入點，建立并實施了“四個一”的工作思路，以校長辦公室為引領(lǐng)，發(fā)揮了重要的示范作用。具體來講，一個工作理念，要求努力成為忠實于理想信念、工作本身和業(yè)績效率的教育工作者;一個工作準則，即以“以人為本”為理念先導，大力推行精細化管理，實現(xiàn)服務優(yōu)質(zhì)化;一系列工作要求，依托扁平化的管理工作模式，以嚴謹負責的工作態(tài)度，恪守工作紀律;一種工作形象，包括熱情周到的服務形象、高效廉潔的辦事形象、合作奉獻的團隊形象和干凈整潔的環(huán)境形象。

（二）健全規(guī)章制度。古語有訓，不以規(guī)矩不能成方圓。任何時期的管理工作高效展開，都離不開健全規(guī)章制度的保障作用，是實現(xiàn)高校辦公室精細化管理的關(guān)鍵一環(huán)。在具體的踐行過程中，要形成完善的管理責任制，從小事做起，從細微處入手，打造人人管理、處處管理、事事管理的全新生態(tài)。具體而言，管理人員從精細化的視角切入，審慎當前階段的高校辦公室工作實際，找出其中薄弱環(huán)節(jié)，制定相應的標準化操作流程，形成制度化體系，并加強對落實情況的檢驗，永無止境地追求完善。在這樣的環(huán)境約束下，對高校辦公室工作進行層層分解和細化，建立明確的崗位責任制度，對其享有的權(quán)利和承擔的責任進行詳細說明，避免相互推諉，有效規(guī)避個別違規(guī)操作導致的辦公室管理失衡現(xiàn)象，全面提升工作效果。同時，科學導入市場競爭機制，構(gòu)建一個可行的績效考核體系，并與員工薪酬、晉升、評優(yōu)等切身利益相關(guān)聯(lián)，采取定性評價與定量考核、內(nèi)外部協(xié)同參與的運行模式，客觀反映員工行為，激勵他們最大工作效能的釋放。

（三）優(yōu)化辦公程序。高校辦公室管理以促進教育事業(yè)發(fā)展為核心，多個部門互動參與，形成了一種既獨立而又緊密聯(lián)系的共生態(tài)勢?；诰毣芾硪暯窍碌母咝＾k公室管理改造，應重視內(nèi)部聯(lián)結(jié)，強調(diào)各科室和部門之間的協(xié)調(diào)合作，優(yōu)化辦公程序，進而提高工作效率和質(zhì)量。在具體的踐行過程中，高校辦公室要深刻領(lǐng)會領(lǐng)導層的決策意圖，結(jié)合內(nèi)部管理制度，及時對相關(guān)任務進行分解，并落實到各部門或科室，全面參與執(zhí)行動態(tài)監(jiān)管，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，有的放矢地進行引導優(yōu)化，充分發(fā)揮自身上傳下達的作用，避免各部門和科室因工作重心差異而造成的意見或行為分歧，提高內(nèi)部凝聚力。同時，有效運用精細化管理辦法，對高校辦公程序化繁為簡，重構(gòu)操作流程，為輔助領(lǐng)導層決策的高效落實，緊密圍繞決策制定的各環(huán)節(jié)，從調(diào)研、實施、綜合評價、信息反饋等多方面入手，細化權(quán)責分配。另外，逐步優(yōu)化辦公室人文環(huán)境，最大限度地整合辦公室資源，形成“門常開、人常在”的良好工作狀態(tài)，增強師生服務體驗。

（四）加強動態(tài)監(jiān)管?；谏鲜霏h(huán)節(jié)的部署與支持，對高校辦公室的動態(tài)監(jiān)管，是實現(xiàn)精細化管理效能釋放的必備基礎(chǔ)。教職工作為高校辦公室精細化管理的主體，其在整個過程中的動態(tài)參與至關(guān)重要，要以活動為載體，以綜合評價、績效考核為杠桿，有效釋放他們的主觀能動性，并主動收集師生反饋意見，進行必要的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析之后，及時反饋給上級領(lǐng)導，更好地支持后續(xù)工作的整體部署。從另一個角度來講，動態(tài)監(jiān)管工作的實施，亦起到一定的激勵和約束功能，反映了管理層對辦公室人員工作態(tài)度和執(zhí)行效力的期望，為工作指明了前進方向。對此，高校可成立專門的紀律作風專項整頓工作領(lǐng)導小組，實現(xiàn)辦公室監(jiān)管的常態(tài)化、動態(tài)化，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并反饋給相關(guān)責任部門，引導和促進其管理升級，最終實現(xiàn)更高質(zhì)量的服務輸出。同時，宏觀信息化時代背景下，現(xiàn)代科技的應用為高校辦公室精細化管理落實創(chuàng)造了利好環(huán)境，通過聯(lián)網(wǎng)管理，抓牢、抓細、抓嚴辦公室工作建設(shè)。

（五）提升人員素質(zhì)。某種維度上講，高校辦公室管理的核心主題是人的管理，從業(yè)人員的綜合素質(zhì)素養(yǎng)水平表現(xiàn)，直接影響了該項工作展開成效。尤其是面對愈加復雜的辦公室管理任務，對相關(guān)崗位員工的專業(yè)化建設(shè)勢在必行。精細化管理視角下，高校對辦公室崗位職責進行了明確，并細化了對職工的要求，依托相關(guān)考核結(jié)果反饋，優(yōu)化工作隊伍結(jié)構(gòu)，包括年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)和學歷結(jié)構(gòu)等，聚焦優(yōu)質(zhì)化服務，提升整體工作隊伍水平。對于普通辦公室職員而言，除了具備必要的理論知識儲備之外，還需積累豐富的實踐工作經(jīng)驗，緊跟時代發(fā)展潮流，掌握一定的辦公自動化操作技能。為此，結(jié)合其實際工作表現(xiàn)，充分發(fā)揮高校育人主陣地作用，組織開展多樣化的崗位培訓活動，不斷充實他們的學識涵養(yǎng)，共享行業(yè)經(jīng)驗，提升辦公人員的執(zhí)行力水平。而對于辦公室管理層而言，需要時刻保持高度的工作責任意識，樹立高瞻遠矚的全局觀，善于彼此間溝通交互，充分利用精細化管理理論，釋放自我價值。

四、結(jié)語

總而言之，基于精細化管理視角下的高校辦公室管理發(fā)展勢在必行。其本身作為一項相對復雜的系統(tǒng)化工程，在實際組織過程中，應高度重視精細化管理文化的植入，依托健全的規(guī)章制度約束，細分崗位職責，優(yōu)化辦公程序，促進各部門、科室之間的互動合作，并結(jié)合動態(tài)監(jiān)管結(jié)果反饋，采取更多有效管理的優(yōu)化措施，實現(xiàn)更高質(zhì)量的服務輸出。

【參考文獻】

[1]吉志林.高校辦公室精細化管理探索[J].中外企業(yè)家，2018（34）：159.

[2]劉婧.新時期高校辦公室工作的創(chuàng)新思考[J].學周刊，2018（36）：177-178.

[3]彭錦華.高校辦公室行政管理精細化思路及對策[J].辦公室業(yè)務，2018（16）：9.

[4]顧盼.如何加強與完善高校辦公室行政管理的精細化[J].中外企業(yè)家，2018（11）：74-75.