研究PDCA循環在中職學校財政專項經費管理中的模型設計

黃宏

摘要：近幾年，國家對中職學校投入的財政專項資金越來越多。臨時準備項目、項目經費分配不科學、項目經費使用效益低下等問題的出現嚴重阻礙了中職學校的建設和發展，探索一種科學、高效的項目經費管理模式成為目前亟需解決的一道難題。本文引進PDCA 循環理論，科學分析了財政專項經費管理中存在的問題，并按照P計劃-D實施-C檢查-A處理四個環節的關鍵點設計了一套財政專項經費管理流程，希望以此提升財政專項經費的管理工作效率，實現中職學校資源的有效配置。

關鍵詞：PDCA循環;中職學校;財政專項經費管理;模型設計

引言

PDCA 循環管理是全面質量管理的工作步驟，它按照作出計劃P、計劃實施D、檢查實施效果C、處理偏差A四個環節管理工作，及時分析失敗原因，總結經驗，提出改進方案，周而復始運行，直至每個環節都標準化，實現管理最優化。中職學校的財政專項經費指的就是由財政部門下撥給事業單位為了完成特定的工作任務和事業發展目標的經費。主要包括中職學校獲得的諸如現代職業教育發展專項經費、改善辦學條件專項資金、職業院校教育教學改革項目經費等專項資金。財政專項經費管理是一項全員參與、全面覆蓋和全程跟蹤控制的系統過程，它不僅只是形式上表現出來的一系列數據，更重要的是反映了項目實施過程中的資金運動軌跡和控制效果。筆者對中職學校在財政專項經費管理中凸顯的問題進行了多年分析，引入PDCA 循環模式以尋找一種科學高效的中職學校專項經費管理模式推進中職學校事業的發展。

一、中職學校財政專項經費管理存在的主要問題

（一）長遠規劃和專業建設相脫節，缺乏預備項目儲備意識

學校缺少頂層設計和規劃藍圖，對專業建設的長遠發展缺少市場角度，重點扶持專業、市場搶手專業、普通專業的概念規劃不清，項目經費傾向不清晰。另外，各塊面負責人缺少與基層人員溝通，日常積累預備項目的意識不強，經常出現臨時開會布置項目申報任務，加班擬定項目方案的情況。

（二）預算編制不嚴謹，項目經費資源配置不當

項目編制缺少專家評審，常出現輕重緩急程度把控不清、項目測算依據不夠充分、一事多報、資金需求浮夸的情況，進而造成預算編制脫離實際，執行時偏差大、調整事項多、資金執行進度不達標，項目統籌難度大的問題。

（三）項目經費管理制度不健全，流程不科學

1.在制度制定和組織機構上：缺少重視

在制度上僅限于形式，未對項目管理部門的組織架構及職責進行明確，工作中出現相互推諉的現象，工作效率低下。

2.在立項評審環節上：缺少調研和論證

日常工作需求是基石，是項目來源，沒有需求就談不上編制、執行、監督和評價。在對需求的調研上也缺少經驗，往往認為有需求的就是急于解決的，而不是論證其必要性和可行性，結果導致專業評審失去意義。

3.在執行環節上：缺乏控制力，項目經費使用效益低下

項目預算批復后沒有將預算有序分解，執行中缺少監控，偏離預算的原因比較多，但沒有組織人員查找、分析，尋找補救措施，進而影響項目執行進度和效果，出現未嚴格按照合同履約、資金用途變更、資金使用效率低下的現象。

4.在驗收評價環節上：缺少標準化

項目建設完成后，學校僅有設備物資的驗收和領用手續，缺少一套標準化驗收評價體系對項目建設過程資料、建設效果、績效評價、經驗分享等方面做出規定，量化指標幾乎沒有。同時也缺少項目經費管理考核機制的建立，缺少獎懲，造成做好做壞一個樣的不利局面。

5.在后評估環節：缺少跟蹤管理

幾乎所有名義上的項目建設都隨著資金使用完畢而消亡。對已完工的項目后續效果的跟蹤，以及其效益的持續性，學校沒有跟進和考評，這使得有些教學設備是否持續發揮作用，師生滿意度后續如何，均無法知曉，最終可能導致資產的閑置和浪費。

（四）各科室之間缺乏協同意識，工作效率不高

財政專項資金管理工作與各科室及每位員工息息相關，涉及學校的方方面面和各個環節。一個財政專項往往涉及幾個子項，子項又涉及不同的科室，工作經常會出現交叉，但由于協同意識不強，常出現領導層出面協商解決的情形，造成了辦公成本和時間成本增加，降低了工作效率。

二、PDCA 循環模式及特點

PDCA循環又稱戴明環，最早由美國質量統計控制之父沃阿曼德·休哈特博士提出，經美國質量管理專家戴明博士采納、倡導與宣傳獲得普及，現在已經在全世界得以推廣。PDCA是由英文單詞Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）和Action（處理）的第一個字母構成的組合，同時也是PDCA基本循環的四個階段。其中Plan（計劃）是指確定方針與目標，制定相關的活動規劃;Do（執行）是指計劃的具體實施過程，實現活動規劃的內容;Check（檢查）是指在計劃執行過程之中或執行之后，檢查執行的情況，總結計劃執行的結果，找出問題;Action（處理）是指根據檢查的結果，采取相應的措施，將成功的經驗納入標準，遺留的問題轉入下一個PDCA循環中進行解決。其循環模式如圖1所示：

PDCA 循環是一個閉環，重點在第四個環節A，一方面要求在本輪工作中總結經驗和吸取教訓，且在下一輪實施中借鑒;另一方面要針對已發現的問題拿出措施改進，并在下一輪執行中提出新問題。因此，PDCA的主要特點就是：階梯式前進、螺旋式上升。

三、引入PDCA循環模式進行專項資金管理的必要性和可行性

（一）必要性

1.受激烈的市場競爭的影響

中職教育想做強做大，須搶奪優質生源和高層次師資，以便提高教育質量和教學水平，獲得更多的財政投入和政策支持。引進PDCA 循環模式管理項目資金，將有利于中職學校管理的優化，以更為高效的、精細化的管理來構建中職學校核心競爭力。

2.財政對預算編制、執行、評價的要求越來越高

2016年起，財政部門大力實施三年中期財政規劃管理，要求各單位建立“零基+滾動”預算管理機制和提效減負的預算編審機制。同時提出，對項目建設“績效結果為優良的，在安排預算時給予優先考慮，并予以重點支持;對績效差劣的，暫停安排資金，并停止已安排資金的撥付，實現資金安排與績效優劣真正掛鉤”。這說明，財政資金正運用著PDCA 循環模式管理提高工作效率，同時引導著行政事業單位同步推進。

3.內部因素

中職學校內部控制的要求與項目資金管理模式上呈現出的弊端之間的矛盾，要求學校尋找更為先進的管理模式來持續提升競爭力。而 PDCA 循環模式在企業和高校的成功實踐，加速了該模式在中職學校資金管理方面的運用。

（二）可行性

20世紀60年代，歐美國家高校已經開始將企業的管理思想方法引入到高校管理中進行探索、實踐、總結，直至今天該理論研究已經非常豐富。20世紀90年代初期，我國高校開始研究，并陸續付諸高校管理實踐且取得了一定的管理成效。21世紀初，該理論研究開始在中小學校管理中鋪開，逐步引用到如教學管理、檔案管理、頂崗實習質量管理中，已取得了一定成效，理論上將其運用到項目資金管理之中也是可行的。

四、PDCA模式在財政專項資金管理中的總體設計

（一）設計目標

加強頂層設計，建立“全員參與、全額納入、全程管控”的財政專項管理模型。通過引入PDCA循環理念，逐步完善項目管理的各項工作流程，做到項目立項有依據，評審有佐證，執行有監管，驗收有考評，績效有掛鉤，反饋有運用，跟蹤有計劃，實現資源的統籌配置，提高資金使用效益，促進學校內涵式發展，著力提高辦學質量和水平。

（二）設計創新點

（1）將項目經費管理的關鍵點組織成了一條程序鏈，并呈現動態循環管理，使項目從需求積累開始就進入了可控環節，解決了項目庫建設的問題，發揮了“需求庫”基石的作用，同時把預算調研、預算評審、預算跟蹤管理納入了過程管理，以循環的方式推動管理階梯式上升。

（2）將項目庫的預算項目緊密與政府宏觀政策聯系，與學校整體發展戰略、預算相結合，發揮了前瞻性的作用，讓財政項目經費成為助推學校事業發展的有力保障。

（3）制定了有效的項目資金管理制度，加強了項目經費預算、項目執行、項目評價環節中財務科與項目管理部門的聯系，通過目標指引、預算約束、績效評價的方式，業財融合協同推進。

（4）加強了預算調研和評審、預算執行、績效管理環節的精細化管理，保證了立項依據充分、財政國庫支付進度正常有序，項目績效評價資料完整，手續齊全。

五、設計財政專項PDCA循環管理流程圖

財政專項管理是個系統，單獨的項目既是獨立的，也是非獨立的，上一個項目管理水平為下一個項目的管理水平做了鋪墊，下一個項目的管理水平是上一個項目水平的延續和提升。在 PDCA 循環中，就形成周而復始、互為補充的有機整體。PDCA 循環中的“P”主要應用于財政專項管理的預算編制準備;“D”主要應用于財政專項管理的預算執行;“C”主要應用于財政專項管理的預算控制;“A”主要應用于財政專項管理的預算總結與應用提高，以及后續跟蹤。根據中職學校的項目管理特點以及PDCA理論，設計以下財政專項PDCA循環管理流程圖模型，旨在實現學校資源的有效配置，提升財政項目經費管理水平（見上頁圖2）。

結語

引進PDCA循環理論對中職學校財政專項經費管理進行模型設計，有利于從理論上梳理項目管理周期的管控風險點，為日后專項資金管理實務操作奠定基礎。

參考文獻

[1]李婧，葛曉冬，許瑩.嵌入PDCA循環的高校財政專項管理研究[J].教育財會研究，2018（01）：13–19.

[2]章圍國.PDCA 循環模式在高校管理中的應用研究[D]. 南昌大學碩士論文，2015.