大數據背景下企業檔案管理創新與優化策略分析

郭秀麗

摘要：企業經濟活動的頻繁增加，內部檔案資料也越積越多，在傳統檔案管理模式，檔案人員面臨著巨大的工作壓力，也無法讓各種檔案資料得到有效存儲，影響了檔案價值的發揮。進入大數據時代后，企業要實行檔案信息化管理方式，保證檔案管理工作效率，也能夠為檔案查詢與利用奠定良好基礎。本文將簡述大數據技術在企業檔案管理中的作用，并提出了企業檔案管理創新與優化策略。

關鍵詞：大數據;企業檔案管理;創新

大數據的發展為企業檔案管理帶來了新的機遇，也能保證檔案管理更加高效進行，為檔案利用者提供了便利。因此企業要充分認識到大數據的優勢，在檔案收集、整理、加工、處理、保存、查詢和利用等環節都實現信息化。這需要企業為大數據的應用創造條件，將所需的現代化設施設備配置齊全，并建立起完善的規章制度，提升檔案服務水平，這些都是企業需要盡快解決的內容。

一、大數據技術在企業檔案管理中作用

大數據技術主要特點是可以高效處理海量數據，而企業的發展中每天都會形成大量數據，通過對大數據的應用，能夠保證檔案管理工作效率。與傳統紙質檔案管理方法相比，大數據背景下企業通過打造檔案信息數據庫，有利于各種檔案得到妥善存儲，并為檔案整理、加工、檢索與利用奠定良好基礎。在大數據支持下，企業檔案的價值將得到進一步體現，為生產、經營和管理等環節提供相關數據與信息支持。基于此企業必須重視大數據的優勢，在檔案管理方式與內容上進行創新，保證檔案管理更加高效，也為自身長遠發展奠定基礎。

二、大數據時代企業檔案管理創新與優化策略

（一）創新企業檔案工作機制

第一，對檔案工作機制進行優化。檔案管理部門要注重對大數據技術的應用，主動與企業其他生產、業務等部門加強聯合，通過建立完善的工作機制，將各部門具體職責確定下來，在檔案工作中做到統籌規劃與協調配合[1]。第二，企業要優化規章制度，對具體的標準與規范進行確定。通過創新信息化檔案處理方法，加大數據技術應用力度，妥善管理電子文件，保證數據歸檔更加規范化與標準化，保證企業檔案數據長期的可讀性與有效性。第三，加快數字檔案室建設步伐，讓企業生產、業務和科研等檔案信息得到長久保存，讓企業經營管理中形成的檔案數據得到高效管理與便捷利用。

（二）明確檔案信息化管理規范

形成企業檔案管理標準規范，能夠保證電子檔案更加安全與可靠，對此要采取以下措施：第一，將電子檔案格式、傳遞方式和保存路徑統一下來。企業生產、業務等部門在將各自檔案傳遞給檔案部門時，若是未能統一檔案格式、傳遞方式與保存路徑，將容易出現檔案漏收、重收等問題，不僅增加了檔案工作量，也很難提高檔案管理質量與效率。第二，健全電子檔案編碼制度。企業通過對文件信息收發記錄單的編制，將各部門的電子資料往來詳細記錄下來，為企業檔案查詢與利用奠定良好基礎，也保證對企業檔案的快速、精準定位。第三，優化企業檔案收發機制與流程。在傳遞電子檔案的過程中，由于對收件部門是否接收文件判別不準確，因此檔案管理人員需要頻繁與收件部門聯系，而在大數據技術應用中，接收方獲得資料后能夠第一時間向發件部門反饋相關信息，避免出現上述問題。

（三）建設檔案信息數據共享平臺

企業要注重共享檔案信息數據，保持傳遞渠道的暢通性，及時向生產業務部門傳遞相關類型的檔案。檔案共享不能受到檔案信息數據載體等限制，在大數據等技術支持下，形成檔案信息數據共享平臺，這是共享企業檔案的有效手段。一方面，要發揮計算機檢索的作用。檔案利用者結合自身需求，在登錄系統后能夠自助查詢所需檔案材料。另一方面，提供在線咨詢互動服務。企業要設置檔案利用者論壇、留言板、電子郵件等，在即時互動作用下，采取電子郵件、留言信箱、在線服務等方式，確保交流的有效性，保證滿足檔案利用者的實際需求。唯有如此，檔案才能在企業內部共享，將檔案價值真正體現出來，推動企業的經營與發展。

（四）落實安全防護制度

在大數據時代下，雖然為企業檔案管理帶來了方便，但是也由此引發了很多安全隱患。這要求企業將檔案安全防護制度落到實處，在檔案信息化建設中納入系統安全管理內容，在資金、技術和管理等方面給予保障。人對企業檔案信息化建設效果起著決定性影響，為做好檔案保密工作，減少安全風險，企業需要讓數字化生產設備在局域網環境中運行[2]。企業要加大對檔案人員的監督力度，嚴格實行生產設備與責任人對應綁定的措施，對知悉范圍進行有效控制。企業打造檔案數字管理系統時，應該實行信息庫備份、密級設置、客戶權限控制等措施，達到控制應用范圍的目的。同時企業要借助數據加密、數字簽名、防火墻和入侵檢測等技術，防止病毒與黑客的入侵，讓檔案始終處于安全管理狀態。

三、結語

總之，大數據環境下為企業檔案管理帶來了全新考驗，通過打造先進的檔案信息化系統，能夠讓電子檔案更具安全性與實用性，讓各項電子檔案數據得到高效利用，企業競爭力也將顯著提升。為了體現出大數據技術在檔案管理方面的優勢，企業需要在管理制度上進行創新，在資金上提供保障，并培養大數據技術人才，才能提升檔案管理質量與效率，為企業的經營與發展作出貢獻。

參考文獻：

[1]龔麗萍.基于大數據時代的企業檔案管理研究[J].企業改革與管理，2020（16）：48-49.

[2]陳松梅.大數據背景下的企業檔案信息化研究[J].辦公室業務，2020（14）：88-89.