信息時代企業檔案管理模式的變革

韓金霞

摘 要：檔案是一個企業非常重要的資料，檔案的管理和保存也是尤為重要的。隨著改革開放以來中國社會取得的巨大進步和飛速發展，各類大中小企業遍地開花，企業規模也越做越大，隨之而來企業檔案也會逐漸增加。而隨著企業制度的不斷健全，要求歸檔的檔案不斷增加，為企業進行檔案管理工作制造了越來越多的困難。隨著信息時代的急速發展，企業檔案管理可以充分利用信息技術，更加高效快捷地實現檔案管理工作，更有利于對檔案進行高效利用，更能體現檔案在企業中的價值。

關鍵詞：企業檔案;檔案管理;信息化;管理水平

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.117

當今社會已經全面進入信息化時代，企業面臨的境況日益復雜，挑戰與機遇并存，企業的經營決策需要加強對信息的利用，做好信息的加工與處理工作。企業檔案是企業經營發展和日常管理的真實記錄，是非常重要的信息資源。在企業的發展中，不僅具有重要的參考作用，還具有重要的憑證價值。因此，信息化時代，企業要加強檔案管理信息化建設，進一步提高檔案管理效率，切實發揮檔案信息資源的價值，確保企業的長期發展。

1 信息時代下企業檔案管理面臨的挑戰

1.1 信息化意識薄弱，不重視推廣實踐

現代化的企業發展迅速，檔案信息內容龐大，但是檔案管理人員信息化觀念較差，不能意識到信息化操作的高效快捷性。很多管理人員停留在簡單的電腦錄入、傳輸，不具備系統的信息化檔案管理理念。因為缺乏重視，導致企業用于檔案信息化建設的資金分配較少，進而影響檔案信息化在企業管理中的應用推廣，檔案信息化建設不能發揮應有的價值，影響了為企業發展提供完善的服務功能。

1.2 制度建設欠完善，管理行為不規范

一直以來，企業并沒有形成長效的運行機制，成為檔案管理信息化的嚴重阻力。由于我國信息化建設起步較晚，應用于企業檔案管理中的信息化建設模式不夠成熟。在實際工作中，缺乏行之有效的信息化落實保障制度，對企業檔案的管理沒有統一規范的標準，難以滿足日益增加的檔案管理需求。長久以來，企業沒有專門檔案信息化管理的運營維護機構，資金、規劃、監管都不能有力保障進行，導致信息化發展緩慢，且秩序混亂。

1.3 檔案管理信息化水平落后

現如今，我國網民人數和手機用戶數量已經高居世界第一，企業更應順應信息化時代潮流，加強檔案信息化建設，利用電子檔案提升效率，適應快速發展的節奏。但仍有不少檔案管理信息化水平非常落后的企業仍舊沿用紙質、照片等實體檔案，仍需借助大量的人工進行檔案的收集、整理、查閱等工作，效率低下，錯誤率較高，質量難以保證。還有一些企業雖然采用計算機管理檔案，但只是把紙質檔案整理內容復制轉移到計算機上，并沒有真正提高檔案管理工作的效率，檔案管理思想水平仍然十分老舊落后。

2 企業檔案管理模式在信息時代下的變革

2.1 樹立企業檔案信息化觀念

首先，企業領導應該及時轉變檔案管理的思想，發現有效管理檔案給企業帶來的長久益處，對檔案管理信息化建設提出與企業理念切合的主題，制定檔案管理的規章制度和管理辦法，加強員工對信息化的重視。其次，檔案管理者要負起應盡的責任和義務，制定分類方法，將檔案按密級以及使用的頻率等進行分類保存。對于密級較高的檔案要保留紙質檔案，檔案電子化時要設立保密權限，防止泄密，多重儲存保證檔案不會丟失。對于可公開的信息，可以在信息化系統中設置查閱鏈接，方便員工查詢。

2.2 培養高素質的檔案管理人員

企業檔案管理工作離不開高素質的檔案管理人員，現代化的檔案管理工作對于檔案管理人員的綜合素質要求較高，并且隨著檔案管理信息化建設的不斷推進，對其信息素養也有較高的要求。因此，企業要加強高素質檔案管理人員的培養。第一，加大對高校畢業生的招聘，適當招聘有工作經驗的專業人員。第二，加強檔案管理人員的素質培養，定期開展相關管理工作的培訓，提升檔案管理人的管理水平。第三，檔案管理人員要增強學習意識，主動學習新的技術，不斷豐富自身的知識儲備，提升自身的綜合素質，總結工作經驗，及時改正工作中的不足，提高自身的服務水平，為企業檔案管理信息化建設助力。

2.3 完善檔案信息化管理體系

在企業的實際檔案管理過程中，具備完善的檔案管理體系是必須的，如此才能夠保證企業檔案充分發揮自身的價值和作用。信息時代背景下，企業的檔案管理信息化建設首先要以現有數字化檔案管理系統為基礎，不斷加快檔案管理系統與企業一體化信息平臺的銜接建設，有效互聯互通，使二者形成統一體系，也更加便于企業統一管理，從而促進檔案管理體系在信息化系統方面更加完善。

2.4 完善企業檔案管理信息化建設的硬件、軟件技術設施

硬件技術和設施的完善，需要企業根據自身功能需求，購置和安裝配套的計算機、掃描儀、路由器、大型高速交換機等信息處理設備。軟件技術和設施的完善，則需要企業立足現實管理狀況，圍繞原有的企業檔案網站，構建檔案管理系統，進一步開發和利用更多的功能，爭取使檔案管理信息化向智能化方向發展。企業檔案網站是現實中檔案管理部門的線上模式，在檔案管理系統構建過程中，要注重檔案工作的細化，根據需求查詢相關檔案信息以及關鍵功能服務的開發利用等。同時也要根據企業檔案信息的實際調整和改變，不斷更新網站上的檔案信息，以便企業用戶隨時查找和了解所需的檔案信息。

2.5 構建嚴格的安全防護體系

1）構建機密信息保護系統。企業應構建機密信息保護系統，對那些重要且關鍵的信息進行算法加密，設置訪問權限，將允許接觸的人員限制在特定的少數范圍內。同時，要求可訪問人員簽訂保密協議，制定嚴格的懲罰條款，防止其被利益引誘或出于對企業不滿而泄露企業機密信息。建議訪問權限設置成人眼識別模式，針對機密信息也要采取動態更新的措施，失效的機密信息要第一時間進行清理，要保持充足的空間補充其他機密信息。2）構建信息資源共享平臺。信息資源共享平臺主要是針對那些服務于企業內外人員的一般檔案信息而建立的，旨在方便相關人員查詢、調用和傳播特定的檔案信息。盡管信息并不是機密的，但也要做出嚴格的規定，重點在于檔案信息的歸類、分級，要求不同類型和級別的檔案信息，要在規定范圍內進行交流，可接觸的用戶也要根據信息的級別進行劃分，避免越級或非企業人員隨意訪問。

3 結語

隨著信息時代的不斷發展，企業的信息檔案資源不斷增加，企業檔案管理工作更應該順應時代潮流進行變革。為此，企業應該重視檔案信息化管理，提升檔案信息化管理水平，企業檔案管理人員的思想觀念也需加快轉變，拋棄傳統檔案管理模式中的不足、落后之處，改善工作方法，加大檔案管理人員的培養力度，重視檔案信息的安全性，進一步優化企業檔案管理模式。做好企業檔案的信息化管理，對于一個現代化企業來說，已經日益成為一項不可或缺的工作。

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