淺談新時期醫院檔案管理信息化發展趨勢

張岳峰

摘 要：隨著社會發展，新時期信息技術不斷開拓進步，各種信息技術和大數據應用技術已成為新時代發展的方向。傳統醫院檔案管理模式要從人工管理為主的形勢到向電子信息化管理為發展的轉變，從以紙質和電子混合檔案向全數字化、全信息化檔案轉變，醫院檔案管理將逐漸實行全信息化管理模式，以提高醫院信息化檔案數據高效利用。

關鍵詞：醫院檔案;信息化管理;發展;趨勢

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.097

現代社會信息化的發展在不斷進步，我國也將全面進入信息化時代，在此社會新時期的背景下，醫院檔案管理工作也要加強自身檔案信息化、數字化建設與發展。要強化醫院檔案信息化建設力度，就要從提高檔案管理人員自身職業素養和增加檔案信息化發展所需軟、硬件設備等幾個方面來提高信息化檔案利用效率，從而避免因工作人員信息收集不全或因疏漏而導致信息錄入缺失等錯誤現象發生。此外，建立信息化的醫院檔案，方便了各醫療科室及時查閱相關信息，從而實現對信息數據的高效利用，進而提升各科室的工作效率。

1 新時期醫院檔案管理信息化還存在以下幾點不足

1.1 醫院檔案管理人員職業素養有待于提高

要加強檔案人員信息化技能培訓，定期組織檔案人員外出進行學習，通過專業學習來充實自身職業素養。二是邀請市檔案專家來院進行講座、業務指導，以便于檔案人員及時掌握國內外檔案學術技術的發展新動態。三是檔案管理人員要對各科室兼職檔案人員進行有針對性的信息化培訓，并對移交的檔案進行認真檢查、指導。新時期檔案管理人員還要具備創新意識，逐步推進醫院檔案管理信息化發展進程。

1.2 缺乏先進的信息化設備

計算機軟、硬件以及信息資源的收集等是檔案信息化發展的基礎。受到醫院發展資金限制，各種先進的信息化、數字化設備無法全部配齊，其中計算機系統與檔案數據庫程序已過于陳舊，阻礙醫院檔案信息化管理的發展進步與效率提升。在推進醫院檔案管理信息化進程中，以計算機軟、硬件設備最是不可缺少的重要組成部分，是實現檔案信息化管理的基礎。因此，想要實現醫院檔案工作管理信息化，醫院本身要引進或更換各種現代化的儀器設備，要及時更新檔案軟件系統及辦公程序等，這樣才能滿足新時期醫院檔案信息化發展的需要，為醫院信息化檔案的可靠性與安全性提供重要保障，實現對各類信息檔案資料的長久保存，充分挖掘檔案資料的利用價值。

1.3 檔案管理信息化中存在的風險

隨著新時期到來，大數據技術、信息技術與網絡技術在社會各個領域之中被廣泛應用，在給人們帶來許多便利的同時，也引發了信息安全方面的問題，特別是計算機系統中的檔案信息平臺系統極易受到病毒與黑客攻擊，加大了信息化檔案管理工作的難度。

2 實現醫院檔案管理信息化的重要意義

現階段，醫院檔案管理工作還處于依靠人工操作的落后模式，要想改變傳統落后模式先要建立起基于網絡與信息技術的檔案管理信息平臺系統。要先從醫院各職能科室內部開始建立起標準化、信息化、智能化的檔案信息數據采集、整理、存貯系統，再實現各職能科室之間的彼此聯通，形成一個以內部局域網化的檔案管理信息化平臺系統。既要實現檔案管理信息化操作的優勢與高效，又能同時提高網絡化管理的及時性與便捷性。隨著當代社會信息數據技術的不斷發展與進步，還需要現代檔案人員積極采納諸如大數據、云計算和人工智能等更加前沿的理論和技術來改變傳統檔案管理模式。

2.1 檔案信息化的存儲具有哪些優勢

信息化檔案就是利用電子數據為載體記錄的檔案。信息化檔案也是當今社會發展必然趨勢。信息化檔案與紙質檔案最大區別在于，信息化檔案可以存儲非常多的數據內容，但它的儲存載體卻可以非常小，像U盤、光盤、移動硬盤等設備都可以用于備份儲存檔案，這樣就大大降低了檔案信息的丟失與損壞等風險。信息化檔案不同于傳統的紙質檔案，它不僅可以記錄文字還能記錄影像、音頻、視頻、圖片等內容，讓檔案變得更準確、更具體。

2.2 提高醫院信息化檔案的利用率

首先要建立健全信息化檔案管理機制，檔案資料收集必須準確、詳實，做到檔案數據的復制、備份、保存等必須和源數據相一致以便查閱，還要盡量把圖像類的數據資料按發展時間、事件等轉換成文字數據資料，這樣方便后期的查閱和使用。檔案存儲的數據格式也要根據國家規定來統一設計，并要創建相應的信息化檔案管理機制。隨著醫院的發展，醫院檔案的數量將越來越多，當紙質檔案需要查詢時，要經過多道程序的審查，才能找到想要查詢的檔案。而信息化檔案是將檔案數據輸入進醫院內局域網，檔案人員在網上后臺進行管理，極大促進檔案查詢的便捷性，提高了檔案工作的效率。

3 醫院檔案信息化管理的發展措施

3.1 對文書檔案進行信息化管理

醫院檔案信息化管理最基礎的工作將是文書檔案信息化處理，而文書檔案信息化工作的質量在很大程度上會影響所有檔案管理的質量與效果。因此，為了滿足新時期信息化檔案管理工作的需要，檔案管理人員就要提前參與到文件管理中，一直到該文件被銷毀或永久保存。并要將文件管理與檔案信息化工作流程相結合，并按照批辦次序在醫院局域網內依次傳閱，設定催辦時間，如不能按時返回的傳閱文件，要有催辦程序向承辦人發出催辦指令，提醒其要及時進行文件審閱，在完成對該文件處理后同時進行檔案信息預立卷整理。對于基建、設備等檔案，要在工程項目立項之初就要同步確定項目信息的歸檔范圍、整理規則、歸檔責任，使歸檔信息工作與工程建設同步、有序進行。

3.2 合理布局檔案信息化系統的內外網

在檔案管理信息平臺系統的內外網之間要設置有物理隔離，這起到保護檔案信息數據資料安全性的關鍵措施。就現在來看，需要有兩層保護，第一層以路由器的為核心的防護隔離，路由器要發揮過濾被屏蔽的IP地址和服務的作用。先隔離IP地址，再有選擇性地放行需要進入的地址，從而起到保護信息平臺系統網絡的安全。第二層是防火墻。要能夠檢測出網絡攻擊并能報警，并對經過防火墻的信息內容進行篩選記錄，對一些禁止進入的內容進行屏蔽，要有針對性的網絡內容進行監督，實現檔案信息平臺系統的信息化優勢作用，不但能夠提高檔案信息化管理的保密效果，還可以增強檔案信息化的有效利

用性。

3.3 提升檔案工作人員的整體素質

醫院檔案管理信息化建設能否順利進行，離不開現代化檔案管理人員自身職業素養的提高。在傳統的紙質文書檔案管理中，對檔案工作人員的素質沒有太多的技術要求。但是，面對現代化檔案信息平臺系統，對檔案管理人員的要求就非常嚴格，管理人員要能熟練的掌握計算機、掃描儀等現代設備，能通過現代化信息平臺系統實現歸檔管理，對檔案工作人員素養就有了更高的要求。因此，檔案管理人員要不斷加強系統學習，熟練掌握現代化計算機設備，在了解現代化操作信息平臺系統理論基礎上，不斷加強對信息化系統的深入了解。此外，還要在信息化操作平臺系統中不斷的積累經驗，及時發現信息化檔案平臺系統中可能存在的問題，及時的對信息平臺系統化進行優化和改進。

3.4 加強醫院檔案信息化安全保障

隨著醫院檔案信息化建設的不斷發展，檔案數據信息安全問題日益突出。因此，需要與管理紙質檔案一樣，嚴格執行相關的歸檔標準和管理制度，設立新的檔案信息安全保障體系，加強檔案工作人員對信息和網絡安全意識，增強計算機網絡管理系統的監控，存儲檔案信息數據的設備要加裝防毒軟件，內部局域網要與一切外部網絡實行物理隔離，各種信息數據庫要及時進行備份，保存到符合管理規定的U盤、光盤、移動硬盤等設備上，確保醫院檔案信息的安全保密和系統運行安全可靠。

為迎接醫院檔案信息化發展服務新的挑戰，醫院檔案信息化建設是順應潮流、適應當代發展的新舉措、新要求。紙質檔案信息化建設將大大提高醫院檔案管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，通過逐步掌握檔案信息化技術為檔案工作服務，為醫院經濟建設服務，為廣大醫務人員身體健康服務。

參考文獻

[1]李洪華.淺談如何做好新時期的檔案管理工作[J].科技創新導報，2007，000（035）：155-155.

[2]李軍.對醫院檔案管理人員職業認同現狀調查與思考[J].價值工程，2016（33）：15-16.

[3]王曉燕.文書檔案管理的信息化建設分析[J].中國管理信息化，2013，16（006）：70-70.

[4]劉玉玲.檔案信息化與檔案信息安全保障體系建設[J].硅谷，2015（3）：137-137.