檢驗檢測機構儀器設備檔案管理問題及對策探究

賈曉婧

摘 要：儀器設備是檢驗檢測機構中十分重要的資產，在日常經營中發揮出重要的作用。隨著檢驗檢測儀器設備的更新升級，檔案管理也面臨新的挑戰。本文圍繞檢驗檢測機構儀器設備的檔案管理議題進行了探討，從問題入手，提出了積極建議和解決策略，供相關人士參考。

關鍵詞：儀器設備;檔案管理;檢測機構

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.082

1 引言

如何使儀器設備檔案發揮出更多的效能是檢驗檢測機構檔案管理工作的重要內容。近年來，檢驗檢測機構發展壯大，儀器設備的類別也越來越多，確保儀器設備檔案管理的時效性是檢驗檢測機構良好運營的基礎條件。為此，探索更加科學優化的檔案管理手段和策略是檢驗檢測機構檔案管理部門需要花心思的地方。

2 儀器設備檔案管理的具體內容

檢驗檢測結構的儀器設備眾多，這部分檔案管理的內容主要包括儀器設備使用權限管理、儀器設備的技術資料管理、儀器設備的運維資料管理。由于檢驗檢測機構很多儀器設備精密度較高，對操作人員的專業技術水平較高，因此這些精密復雜的儀器設備采用專業人員進行操作。傳統檔案管理工作中，對于儀器設備使用權限的管理主要采用使用申請和使用登記的方式，審核通過后方能使用，每次使用的信息匯總由檔案管理部門整理存檔。現代信息化檔案管理模式下，權限的管理采用信息化的方式。通過建立不同權限的系統登錄用戶，對不同的用戶進行分級管理。主要分為檔案管理人員、精密儀器設備、普通儀器設備三級。檔案管理人員沒有刪除或修改信息的權限，可以查閱儀器設備技術和運維信息內容。儀器設備使用和維護人員具有錄入、刪除或修改儀器設備信息的權限，錄入的內容包括儀器設備的規格型號、儀器設備使用情況、儀器設備使用人員、儀器設備使用的技術信息。具有使用權限的人員錄入信息后，可進行匯總，出具儀器設備使用、運維結果或儀器設備檢測信息報告等文件。此外，儀器設備檔案管理的內容還包括儀器設備的采購合同資料、儀器設備的校驗技術資料、儀器設備的日常運維資料。

3 當前檢驗檢測機構儀器設備檔案管理問題

首先，機構對儀器設備檔案管理的重視度不夠。對于檢驗檢測機構來說，儀器設備的重要的資產，其管理效率的高低以及管理質量的優劣直接影響著檢驗檢測機構的日常運營。而檔案管理是貫穿儀器設備采購、校驗、使用、維護整個過程的工作，因此是檢驗檢測機構提高儀器設備管理質量的重要支持工作，隨著檢驗檢測機構儀器設備的日益增多，充分重視儀器設備檔案管理，才能促進檔案管理科學高效，并發揮出更多的積極作用。

其次，儀器設備檔案管理滯后，效率較低。近年來，儀器設備檔案管理工作對于檔案資源的開發利用率正在提升。通過對檔案資源的深入分析和研究，找到檔案信息中的內在關聯，給機構管理層制定儀器設備的制度和方案提供信息支持。但是受到人員數量、技術水平、設施條件等多方面因素的制約，儀器設備檔案管理效率較低，檔案管理的實際執行效果未能符合理想的預期目標。

其三，儀器設備檔案信息不完整。檢驗檢測機構的儀器設備數量越來越多，在儀器設備檔案管理過程中經常會遇到儀器設備檔案資料缺失的情況。尤其是一些儀器設備的初始文件資料，如申購資料、開箱驗收資料、使用說明技術資料等。造成這一問題的原因一方面是因為儀器設備檔案管理的制度不完善，制度中缺乏對這些檔案信息資料收集的明確要求，沒有制定相應的工作流程;還有部分原因是工作人員缺乏足夠的檔案管理意識，在使用儀器設備的過程中對這些儀器設備檔案資料不重視，導致檔案信息丟失。

4 檢驗檢測機構儀器設備檔案管理問題的解決對策

其一，增強檢驗檢測機構對儀器設備檔案管理的重視程度。單位領導層應充分意識到儀器設備檔案管理對檢驗檢測機構經營發展的重要性，積極轉變觀念，加強儀器設備檔案管理的重視度。通過配置合理的資源，支持儀器設備檔案管理工作更好發展，使儀器設備檔案管理工作與檢驗檢測機構的發展戰略目標結合起來，更好地發揮出儀器設備檔案的積極效能。

其二，完善儀器設備檔案管理規程和管理制度。儀器設備檔案管理不僅自身管理的內容多，而且涉及的人員和部門多，這就需要從管理規程和制度方面進一步規范化和統一化，為所有的相關部門和工作人員提供明確的標準和參考，減少儀器設備檔案管理的失誤率，提升儀器設備檔案管理的效率。推動儀器設備檔案信息化建設進程，利用信息技術解決傳統檔案信息傳輸效率低，內容失真的問題，建立更加科學高效的儀器設備檔案管理模式。建立儀器設備檔案收集制度、歸檔制度、查閱制度等，利用崗位責任制和審核監督的機制規范和約束每個檔案管理環節操作，提升儀器設備檔案管理的規范度。

其三，提升檢驗檢測機構全體人員的檔案意識。儀器設備檔案管理工作不僅僅是檔案部門的職責，而是所有相關人員協同才能做好的一項工作。在機構內部加強檔案管理工作宣傳，將儀器設備檔案管理的新規定、新標準及時告知所有的相關人員。定期開展檔案管理工作交流會議，對前一階段檔案管理工作中遇到的問題進行公開討論，集思廣益，探索更加科學的儀器設備檔案管理辦法，解決檔案管理工作中的問題。

其四，加強儀器設備檔案資源的開發和利用。建立檢驗檢測儀器設備檔案數據庫，積極推進儀器設備檔案信息化建設進程，以計算機技術、數據技術為支撐，借助專業軟件提高電子檔案的分析技術水平，挖掘儀器設備運維管理的內在信息，發現儀器設備的運維特征，更好地完善儀器設備管理制度和管理方案，推動儀器設備檔案管理工作不斷邁上新臺階。

5 結語

綜上所述，檢驗檢測機構儀表設備檔案管理工作事項多，內容雜。通過分析檔案管理中的問題，以務實的工作理念，勤學習、抓實效，積極探索更加科學有效的工作策略，如此，才能推動檢驗檢測機構儀器設備檔案管理工作更健康的發展。

參考文獻

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