醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控檔案的收集及管理

代行衍

摘 要：醫(yī)院是突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控的主戰(zhàn)場，各醫(yī)院均針對性做出了公共衛(wèi)生事件防控的相關(guān)策略，在此期間不僅醫(yī)務(wù)工作者們做出了巨大貢獻(xiàn)，而且醫(yī)院檔案管理工作者也面臨著十分艱巨的任務(wù)，本文論述了醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控檔案收集和管理的方法，從多方面分析了醫(yī)院檔案收集及管理在突發(fā)公共衛(wèi)生事件期間及過后的重要作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.071

突發(fā)公共衛(wèi)生事件具有內(nèi)容多樣性、資料搜集非程序性、資料收集復(fù)雜性的特點(diǎn)，因此，給突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案資料的收集帶來了巨大困難。醫(yī)院處在突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控一線，醫(yī)務(wù)人員在突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控戰(zhàn)中做出了重要貢獻(xiàn)，醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控檔案的收集、管理和利用也面臨著巨大挑戰(zhàn)。

1 醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控檔案管理的重要性

1.1 醫(yī)院檔案管理部門的職責(zé)

做好檔案的收集和管理是檔案管理工作者的職責(zé)。醫(yī)院是突發(fā)公共衛(wèi)生事件的主戰(zhàn)場，醫(yī)院在工作中產(chǎn)生了大量文字、圖片、視頻形式的檔案資料，這些資料是對突發(fā)公共衛(wèi)生事件期間醫(yī)院工作的記錄，是今后應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的重要參考，而且對醫(yī)學(xué)研究、復(fù)盤分析、工作改進(jìn)等具有重要價值。

1.2 為突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控工作提供參考

醫(yī)院在突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控期間可以獲得一手病例資料，對患者的年齡、性別以及感染時間、治療手段等進(jìn)行系統(tǒng)的記錄，有利于對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的深入研究，并為學(xué)術(shù)研究提供重要的參考

資料。

1.3 促進(jìn)醫(yī)院管理和改進(jìn)

突發(fā)公共衛(wèi)生事件爆發(fā)給眾多醫(yī)院的管理和決策帶來了巨大挑戰(zhàn)，記錄和收集醫(yī)院應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處理方式對醫(yī)院今后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和查漏補(bǔ)缺起著關(guān)鍵作用。檔案工作者應(yīng)記錄真實(shí)的情景，在檔案整理分析工作中既要善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，又能找出醫(yī)院應(yīng)對的不足之處，補(bǔ)齊醫(yī)院在突發(fā)公共衛(wèi)生事件期間管理方面的短板，及時共享經(jīng)驗(yàn)和心得，幫助國家建立完善的突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控制度體系。

2 醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控檔案的收集

醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案對于事件防控有著重要的參考價值，醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的收集要本著第一時間、實(shí)事求是的原則，通過文字、視頻、音頻、圖片等多種收集方式，多渠道深層次地對檔案進(jìn)行真實(shí)記錄。

首先，對醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件期間的檔案收集要做到詳盡真實(shí)，對上級單位和衛(wèi)生管理部門的批示、公告、文件和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在工作中的講話和批示進(jìn)行記錄，記錄上級部門和領(lǐng)導(dǎo)做出的重要決策和產(chǎn)生的影響。

第二，對突發(fā)公共衛(wèi)生事件期間進(jìn)行的重要會議的紀(jì)要、決議等資料進(jìn)行收集整理，對會議中提出的工作預(yù)案、工作總結(jié)、事件分析等進(jìn)行收集，為分期總結(jié)和突發(fā)公共衛(wèi)生事件過后的復(fù)盤分析提供重要資料。

第三，記錄突發(fā)公共衛(wèi)生事件期間醫(yī)院各科室志愿者成員名單，收集醫(yī)院在突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控中的醫(yī)療工作者和志愿者們珍貴的影像資料、請?jiān)笗⒓視炔牧希瑤椭龊眯麄骱捅碚霉ぷ鳌f(xié)助媒體及相關(guān)單位宣傳醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控工作，提供醫(yī)護(hù)人員的先進(jìn)事跡的宣傳材料，幫助傳播溫暖事跡和正能量，緩解突發(fā)公共衛(wèi)生事件帶來的恐慌。

第四，對突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控期間，醫(yī)院接受社會各界的物資捐贈情況，資金援助情況，醫(yī)院自身物資采購情況，和物資使用分配清單等材料進(jìn)行收集記錄，細(xì)化到醫(yī)院各科室的物資分配和使用情況，協(xié)助做好醫(yī)院檔案公開工作，積極接受廣大人民群眾的監(jiān)督，做到物盡其用，讓醫(yī)院的工作產(chǎn)生積極的社會影響[1]。

最后，收集其它與突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控有關(guān)的有保存意義的資料，確保防控檔案的完整性和真實(shí)性。

3 醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控檔案的管理

3.1 改變突發(fā)公共衛(wèi)生事件期間醫(yī)院的檔案服務(wù)模式

突發(fā)公共衛(wèi)生事件期間醫(yī)院檔案部門要堅(jiān)持為一線醫(yī)務(wù)人員提供檔案服務(wù)，但基于特殊情況，檔案部門要改變檔案服務(wù)的模式，避免醫(yī)務(wù)工作者交叉感染，可以通過網(wǎng)絡(luò)、信函、電話等方式為一線醫(yī)務(wù)工作者提供病歷查詢、信息檢索、資料查閱等檔案服務(wù)，做好防護(hù)措施，減少直接接觸，積極向有關(guān)部門提供防控需要的檔案資源。

3.2 加強(qiáng)檔案保管和安全防護(hù)

突發(fā)公共衛(wèi)生事件期間的檔案保護(hù)工作十分重要，要加強(qiáng)對檔案保管場所的安全防護(hù)，做好電子檔案安全工作，防止不法分子竊取相關(guān)檔案，造成不必要的損失。

3.3 做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件過后檔案整理工作

醫(yī)院科室和部門眾多，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控期間產(chǎn)生了大量檔案資料，檔案部門應(yīng)在突發(fā)公共衛(wèi)生事件期間做好特殊檔案整理計(jì)劃，及時按照檔案類型向檔案室、病案室移交相關(guān)檔案，便于在突發(fā)公共衛(wèi)生事件過后進(jìn)行統(tǒng)一整理歸類，用于以后參考和考察[2-4]。

3.4 結(jié)合大數(shù)據(jù)進(jìn)行電子檔案管理

大數(shù)據(jù)在檔案管理中應(yīng)用突破了傳統(tǒng)檔案管理的瓶頸，方便了檔案的統(tǒng)一歸類、整理、分析和使用，醫(yī)院在突發(fā)公共衛(wèi)生事件期間要完善電子檔案管理體系，開展電子檔案庫的開發(fā)和編研，各醫(yī)院之間做好電子檔案工作的交流與合作，分享檔案信息，通過大數(shù)據(jù)把控防控方向。同時做好醫(yī)院檔案公開工作，將捐助信息、物資采購信息透明化，接受公眾的監(jiān)督，引導(dǎo)正確的輿論方向。

4 結(jié)語

做好醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控檔案的收集與管理是突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生期間及過后的重要任務(wù)，醫(yī)院檔案管理人員要切實(shí)做好相關(guān)計(jì)劃，收集真實(shí)完整的檔案信息，并做好檔案的整理和保存，配合醫(yī)院和上級相關(guān)部門對檔案進(jìn)行分析，提高特殊時期醫(yī)院的決策效率，配合媒體和有關(guān)單位做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控中突出貢獻(xiàn)人員的表彰和宣傳，做好檔案信息公開透明化，協(xié)助政府和醫(yī)院共渡

難關(guān)。

參考文獻(xiàn)

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[3]計(jì)曉麗.醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的優(yōu)化策略[J].蘭臺內(nèi)外，2019，（21）：68-69.

[4]張芹.論醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的科學(xué)管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（7）：130，133.