檔案管理基礎工作與檔案管理現代化研究

楊金鳳

摘 要：檔案管理中的基礎工作是極為重要的內容，通過有序的檔案管理能夠提升整體的工作效率及管理水平，同時也是建立現代化檔案管理的重要基礎。本文將通過分析檔案管理中的基礎工作、檔案管理的現代化發展以及二者之間的關系，探討在處理檔案基礎工作與檔案管理現代化關系時應注意的問題及措施，希望以此為檔案管理工作奠定堅實的發展基礎。

關鍵詞：檔案管理;基礎工作;檔案管理現代化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.069

由于科學技術的不斷發展，尤其是現代化電子信息技術的突飛猛進，不斷地改變著檔案管理的工作方式，其中信息的收集、儲存、檢索及利用從傳統管理工作方式不斷朝向網絡信息化的方向發展。但根基檔案管理目前實際工作內容來看，基礎工作中仍然還存在一定的問題，本文將就檔案基礎工作與檔案管理現代化的作用及相互關系進行詳細的探討和分析。

1 檔案管理基礎工作

檔案管理工作主要是保存與記錄我黨及國家歷史等重要資料的主要方式，是實現檔案管理的作用及目標的重要途徑。檔案管理基礎工作中的核心是檔案的收集，通過對各類的檔案的歸檔整理，使碎片化的數據資料條理化，在檔案收集歸檔中鑒定真偽，將具有價值的資料妥善保管，以此確保檔案的完整性及真實性。而檔案檢索、編研以及使用同樣是建立在檔案管理基礎工作之上，而且，由于檔案管理工作具有完整動態性的特質，因此各項工作之間具有由此及彼、由表及里互為基礎的關系。

檔案管理基礎工作在不同發展時期中的工作原則、性質及方式具有一定的差異，尤其是在現代化電子信息技術的推動下，檔案管理基礎工作從簡單的收集、整理歸檔等傳統管理逐步過渡到與現代化信息技術相結合的管理，通過在崗位中使用微機進行檔案的收集、歸檔、檢索、編目以及統計，不僅有效地提升了工作效率及工作質量，也為實現完全自動化的檔案管理奠定基礎。

2 檔案管理現代化

檔案管理現代化主要體現在實體檔案的收集、管理、傳輸以及檢索的數字化轉換，通過使用當前先進的技術，完成文字、圖像及音頻等各種檔案的系統化規范化、科學化管理。檔案管理的自動化主要是指工作中技術手段、工作方法的現代化，例如電子計算機等設備的應用，微縮復制、聲像轉錄修復、數字通信傳輸及儲存技術等。這也是實現檔案管理現代化基礎，只有不斷應用新技術及先進的設備，才能有效地提升檔案管理工作的質量及效率，真正地實現檔案管理工作的現代化。

現階段檔案管理現代化中，通過利用縮微技術降低了檔案的儲存空間，結合計算機可實現檔案的快速處理、遠距離傳輸以及自動化管理，如檔案自動著錄、索引、借閱、傳輸、統計等自動化的管理控制。檔案管理現代化中將傳統的紙質媒介轉變為光盤、硬盤等新式媒介，檔案的傳遞方式由人員的手動操作向自動化方向發展，在節省了人力同時更顯著地提升了檔案管理的工作質量及效率。

3 檔案管理基礎工作與檔案管理現代化的相互作用

1）檔案基礎工作是實現檔案管理現代化的先決條件。檔案管理工作的基本原則是對檔案的統一管理，并確保檔案的完整與安全，便于后期的調用。通過有效的收集、整理、鑒定、保存以及檢索才能更好地接收具有重要價值的檔案、不斷的滿足使用者的需求、使用中能夠快速的查詢以及將檔案資料進行永久性的保存，只有在此基礎上才能更充分地利用檔案信息資源創造條件，并推動檔案管理現代化及業務建設。而檔案管理工作中的標準化、科學化則是實施先進技術、保障檔案資源的前提，是檔案現代化管理有效實施的先決條件。

2）檔案現代化管理是實現自身價值的技術手段。實施檔案管理現代化能夠更加充分地發揮檔案信息資源在當前社會建設中的應用價值。檔案管理工作的宗旨是保證檔案資料的完整與安全，因此，通過檔案管理的現代化可代替傳統檔案管理中復雜繁瑣的人工操作，顯著地提升工作效率及工作質量;通過自動化、智能化技術可以有效的校正傳統檔案管理工作中的非規范操作，長此以往，將促使檔案管理工作的內容更加適應檔案管理現代化，形成一個良性循環。可見，檔案管理基礎工作與檔案管理現代化呈現相輔相成的一種關系：檔案管理現代化需要良好的基礎工作作為開展的手段，若缺少基礎工作，即使擁有先進的現代化電子信息技術也無法實現檔案管理現代化;若只擁有堅實的基礎工作，而沒有先進的科學技術，檔案管理工作也只能停留在人工操作的層面，將無法滿足使用的需求，久而久之將會被時代所拋棄。

通過將檔案管理基礎工作與檔案管理現代化進行有效地結合，以基礎工作作為出發點，結合先進的科學技術與方法，才能更好地實現檔案現代化管理的自身價值。

4 檔案管理基礎工作與檔案管理現代化的發展途徑

1）加強標準化建設。檔案管理標準化是檔案管理現代化的首要條件，只能通過建立統一的數字化技術標準化才能更好地進行檔案的綜合管理。在檔案管理工作中，數字化檔案的數據交換及傳輸需要依托通用檔案管理系統標準，從而減少檔案管理現代化中出現不必要的失序問題。此外，部分部門只注重眼前利益，忽略了標準化檔案管理的構建及實施，這種短見將會嚴重影響檔案管理現代化整體的發展部署與管理。因此，檔案管理現代化必須強調加強標準化建設以及協調性的綜合發展。

2）實現管理現代化。管理的現代化是檔案管理現代化實施的重要保障。在實施檔案管理工作的過程中應增加相關人員對管理現代化的認識，并在工作的實踐過程中，使用先進的技術及方式為用戶提供更加優質化的服務，在加強檔案資源合理性的同時獲得更多的利益。

3）增加復合型人才的培養。人才是檔案管理現代化實施的重要基礎。根據目前檔案管理現代化實施的現狀來看，檔案管理現代化的推廣未達到預期的目標主要是由于相關人員缺乏專業知識、素質低下所造成的。因此，在日常的工作中應對檔案管理人員進行專業的培訓，通過不斷地提升人員的綜合素質、強化團隊人員建設，使管理人員及時掌握到檔案管理現代化中各方面的知識。此外，為了更好地滿足檔案管理現代化中實際工作的需求，應不斷的引進高層次人才，不斷地拓展工作中的思路與方法，以為檔案管理現代化的發展做出更多的貢獻。

4）增加管理建設資金投入。在檔案管理現代化中，管理層應發揮積極帶頭作用，可通過將檔案管理現代化納入年度工作計劃之中，以此保障資金的投入;通過定期的審查檔案管理現代化工作實施的進度來不斷的解決其中出現的問題;增加管理人員之間以及與相關部門的溝通，提升檔案管理的綜合水平，加快檔案管理現代化進程。

5 結語

檔案管理現代化是一項新興而又具有一定復雜性的工程，在實際的工作中應不斷的根據自身情況，加強檔案管理中的基礎工作建設，提升對檔案管理現代化的認識，通過腳踏實地的態度做好每一項工作，并且根據檔案工作地發展趨勢，不斷的克服工作中出現的問題，并探尋有效的措施，為檔案管理工作奠定堅實的發展基礎。

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