關(guān)于OA時(shí)代文書檔案質(zhì)量前端控制的思考

摘 要：現(xiàn)代OA系統(tǒng)應(yīng)用為文檔一體化管理提供了平臺(tái)也帶來新的思考，前端控制思想與手段能有效提升文書檔案質(zhì)量和管理水平，本文闡述了在現(xiàn)代OA辦公環(huán)境下，前端控制在文書檔案管理工作中的意義和方法。

關(guān)鍵詞：OA;文書檔案;前端控制

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.065

文書和檔案是文件生命周期的不同階段，文書是檔案的來源，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，OA系統(tǒng)快速推廣普及，提升了政府部門、企事業(yè)單位協(xié)同、管理、決策的效率和服務(wù)水平，為文檔管理一體化提供了實(shí)現(xiàn)的平臺(tái)和紐帶，也為文書檔案質(zhì)量的前端控制提供條件。

1 文書檔案前端控制的概念

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量，高質(zhì)量的檔案建立在高質(zhì)量的文件之上[1]。所謂“前端控制”，是指在文書檔案管理工作中，將檔案工作提前到整個(gè)文件生命周期的時(shí)段，即文件形成階段。是將檔案管理工作整體規(guī)劃、眼界放前、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提前、過程監(jiān)控的一種管理思維或理念[2]。

2 文書檔案前端控制的意義

文書檔案不像科技檔案，能通過工程尾款、項(xiàng)目驗(yàn)收等有效手段來控制檔案形成質(zhì)量與歸檔質(zhì)量，雖有制度，由于沒有手段，考核也常常流于形式，很難控制好進(jìn)館檔案的質(zhì)量[3]。在政府部門、企事業(yè)單位行政管理中，檔案部門作為服務(wù)部門而非權(quán)力部門，其約束作用有限，加之檔案工作多具有非核心、滯后性、被動(dòng)性的特點(diǎn)，檔案部門工作人員在后期對(duì)檔案中發(fā)現(xiàn)的問題往往無能為力。因此通過前端控制提升文書檔案質(zhì)量具有現(xiàn)實(shí)意義。

2.1 實(shí)現(xiàn)文件生命周期全流程管理

在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件時(shí)代，從文件到檔案的管理過程受到文件的實(shí)時(shí)價(jià)值、服務(wù)對(duì)象、保管場(chǎng)所和管理方式影響，在管理當(dāng)中被階段性劃分;進(jìn)入OA時(shí)代，這些銜接界限被模糊，管理文件生命周期運(yùn)動(dòng)全流程是一個(gè)整體、系統(tǒng)的工程，因此，將前端控制的思想注入文書檔案管理工作，能有效監(jiān)督文件發(fā)展過程的每一環(huán)節(jié)，控制文書檔案的質(zhì)量，保證檔案的齊全完整和真實(shí)有效。這就要求把參與文書檔案管理工作的全線人員和工作有機(jī)銜接在一起，同時(shí)對(duì)文書檔案的生成質(zhì)量承擔(dān)一定的責(zé)任，各自從不同的角度去把握，共同管理從文件到檔案的全過程。

2.2 保證文書檔案規(guī)范化

從文書到檔案，其發(fā)展軌跡是一個(gè)順向運(yùn)動(dòng)的過程，文書作為政府部門、企事業(yè)單位日常工作的重要工具，是檔案的來源與基礎(chǔ)。提前介入文書檔案管理的前端階段，從文件起草環(huán)節(jié)開始，嚴(yán)格進(jìn)行文件形成過程和歸檔過程的規(guī)范化控制，文書檔案的規(guī)范化程度自然能得到保證。

2.3 維護(hù)文書檔案信息安全

區(qū)別于紙質(zhì)文書檔案信息與載體安全一體，僅需在后端檔案保管利用階段保證檔案的實(shí)體安全、借閱利用手續(xù)的規(guī)范;在OA時(shí)代，大量的文件是以電子文件的形式存在的，電子文件具有易篡改、易復(fù)制、難修復(fù)、易損毀等特點(diǎn)，只有提前介入文書檔案的前端工作，從源頭把控OA系統(tǒng)的信息管理權(quán)限，過濾和規(guī)避工作秘密泄露的風(fēng)險(xiǎn)，才能有效保障行政管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，維護(hù)單位合法權(quán)益和文書檔案信息安全、保證其真實(shí)性和有效價(jià)值。

2.4 避免檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)

文檔工作的分割和歸檔工作滯后會(huì)導(dǎo)致由于前期文書管理工作不到位，給后續(xù)檔案工作帶來不便，影響檔案管理利用效率的問題。前端控制的理念借由OA系統(tǒng)，將檔案管理思想融入文書管理工作中，可充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，統(tǒng)一文書檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，避免檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)。

3 前端控制理念的應(yīng)用方法

3.1 納檔案管理思想入OA流程設(shè)計(jì)

文書檔案的有效前端控制依托于科學(xué)的OA系統(tǒng)流程，只有在設(shè)計(jì)之初，建立目標(biāo)管理體系，將檔案管理的需求分析和文件生命周期各個(gè)階段的管理要求納入其中，才能從根本上實(shí)現(xiàn)文書檔案的前端控制，維護(hù)檔案的原始性，不受個(gè)體意志的個(gè)性化影響。

3.2 建立文書、檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

通過將檔案管理工作提前介入文件的形成、運(yùn)行和歸檔階段，統(tǒng)一文書檔案立卷歸檔各要素標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件的內(nèi)容撰寫、公文格式規(guī)范、審批辦理流程、歸檔分類排序、著錄信息完整度甚至紙張克數(shù)、裝訂位置、排版美觀程度、用印質(zhì)量等前期步驟進(jìn)行把控，從制度層面予以標(biāo)準(zhǔn)化，可以打破文書與檔案之間的標(biāo)準(zhǔn)壁壘，大大提升檔案質(zhì)量和檔案管理工作效率，從而實(shí)現(xiàn)文檔管理的系統(tǒng)化。

3.3 文件預(yù)歸檔

在紙質(zhì)檔案歸檔工作中，檔案工作人員一次性收集上一年度的全部文書，量大而凌亂，需要認(rèn)真檢查每一份文書內(nèi)容是否齊全完整、審批程序是否完備，然后逐份整理、鑒定、去訂、編頁、分類、排列、編目、歸檔，是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的繁瑣工作。OA系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了文件實(shí)時(shí)在線歸檔，在文書檔案各要素標(biāo)準(zhǔn)化的前提下，文書管理人員在文件辦理完畢后，可根據(jù)統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)時(shí)將單份文件進(jìn)行預(yù)歸檔，完成文書檔案的收集和初篩工作。文件的預(yù)歸檔能有效地將文書檔案的鑒定工作化整為零，極大提升歸檔工作效率，其及時(shí)性還能減少歸檔文件遺漏和丟失。

參考文獻(xiàn)

[1]張琳.前端控制在檔案中的運(yùn)用[J].蘭臺(tái)世界，2015（6）：83.

[2]顧文婷.企業(yè)文書檔案管理需要前端控制思想[J].陜西檔案，2014（3）：35-36.

[3]金波虹.前端控制思想在文書檔案管理中的運(yùn)用[J].云南檔案，2010（5）：8-9.

作者簡(jiǎn)介

梁田莊（1991-），女，漢族，海南海口人，本科，助理館員，研究方向：文書檔案管理。