人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用

栗月梅

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)所帶來的新科技、新成果廣泛地應(yīng)用在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的各個領(lǐng)域，檔案管理工作中的信息技術(shù)也得到了廣泛地應(yīng)用，尤其是人工智能技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，在檔案管理的理論、檔案管理的方法、檔案管理的技術(shù)、檔案管理信息系統(tǒng)等方面都為檔案管理工作高質(zhì)量開展提供了強(qiáng)大的信息技術(shù)支持。正是基于此對于檔案管理工作高質(zhì)量開展中的人工智能與檔案管理工作相結(jié)合是值得思考與探析的問題。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);人工智能;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.064

從刷臉支付到自動駕駛、從聊天機(jī)器人到量子計算機(jī)，人工智能已經(jīng)全面滲入到我們的工作、生活中，并不斷刷新我們對技術(shù)的認(rèn)知，引領(lǐng)我們進(jìn)入智能時代。然而在享受人工智能帶來的便捷與興奮的同時，我們也對人工智能發(fā)展帶來的威脅感到忐忑——擔(dān)憂其取代人類、砸了我們的飯碗，這將是每一個行業(yè)面臨的挑戰(zhàn)，所以我們更應(yīng)該反思如何正確、合理地利用人工智能。在此，筆者對人工智能背景下檔案工作的開展進(jìn)行一個初步的探討。

1 人工智能與檔案管理

百度百科定義人工智能（AI）是“研究、開發(fā)用于模擬、延伸和擴(kuò)展人的智能的理論、方法、技術(shù)及應(yīng)用系統(tǒng)的一門新的技術(shù)科學(xué)”，將其視為計算機(jī)科學(xué)的一個分支，指出其研究包括機(jī)器人、語言識別、圖像識別、自然語言處理和專家系統(tǒng)等。人工智能是對人的意識、思維的信息過程的模擬。人工智能不是人的智能，但能像人那樣的思考，甚至超過人的智能，是機(jī)器模擬人的意識和思維。

2 存在的問題與智能解決方法

1）智能快捷處理過多的檔案信息。檔案信息、數(shù)據(jù)形式多樣，內(nèi)容繁雜，主要有紙質(zhì)類、影像類、電子類等檔案信息形式，落后的科學(xué)技術(shù)管理，造成檔案管理質(zhì)量差、效率低下，交流和共享難度極大。系統(tǒng)智能識別技術(shù)、指紋虹膜識別技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺共享技術(shù)、智能檢索技術(shù)能快速處理大量信息，提高檔案信息的收集，分類，歸檔，方便檢索，便捷檔案利用服務(wù)。

2）智能優(yōu)化檔案管理工作各方面的不足。人工智能的關(guān)鍵技術(shù)機(jī)器學(xué)習(xí)，知識圖譜，自然語言處理，人機(jī)交互，計算機(jī)視覺，生物特征識別，虛擬現(xiàn)實，增強(qiáng)現(xiàn)實，語音識別、圖像處理和物體分割、機(jī)器翻譯運用到檔案管理工作當(dāng)中，提高檔案管理工作智能化。智能處理檔案信息的安全、倫理、隱私問題，用機(jī)器、人、網(wǎng)絡(luò)結(jié)合成新的群智系統(tǒng)，以及用機(jī)器、人、網(wǎng)絡(luò)和物結(jié)合成的更加復(fù)雜的智能系統(tǒng)，應(yīng)用到檔案管理工作中，提高檔案專業(yè)技術(shù)人才在新時代的專業(yè)技術(shù)水平。

3 人工智能的特點

1）準(zhǔn)確度高。人工智能技術(shù)是在計算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上，以研究算法為核心技術(shù)，隸屬于計算機(jī)技術(shù)的范疇。它的基本原理在于以大量的模擬數(shù)據(jù)為研究對象進(jìn)行分析，再利用編碼程序?qū)懭雽?yīng)的算法，計算機(jī)根據(jù)相應(yīng)的指令程序來計算，從而代替人工完成復(fù)雜、重復(fù)的任務(wù)。因此，人工智能技術(shù)完全可以輕松實現(xiàn)對大規(guī)模、批量數(shù)據(jù)的集中快速處理，降低手工因素導(dǎo)致的誤差，極大地提高計算精

準(zhǔn)度。

2）速度快。人工智能可以極大地減少人工參與度，代替人工完成重復(fù)性的任務(wù)。隨著人工智能技術(shù)的快速發(fā)展，人工智能的水平也越來越高。據(jù)相關(guān)報道，國外某巨頭銀行已經(jīng)開發(fā)擁有一款智能軟件，可以對金融合同文本進(jìn)行解析，只需要幾秒就能完成原來每年需要36萬小時才能完成的工作，簡直讓人驚嘆，這在以往是根本無法想象的。

3）成本低。人工智能能夠以其高速的運轉(zhuǎn)效率完成無數(shù)人力的工作成果，既減少人力成本，又可以節(jié)約時間成本，且將人為誤差風(fēng)險降到最低，是大家喜聞樂見的新鮮事物，也是未來各行業(yè)最有前景的應(yīng)用方向。

4 人工智能在檔案管理中應(yīng)用的建議

人工智能作為一項信息技術(shù)與檔案管理工作實踐相結(jié)合，并促進(jìn)檔案管理工作水平與質(zhì)量提升是新時代對于檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，在人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用，結(jié)合工作實踐提出以下三個方面的工作建議。

1）加強(qiáng)人工智能的理論學(xué)習(xí)。人工智能是一項不斷發(fā)展的信息技術(shù)，隨著發(fā)展和研究的不斷深入，對于人工智能的理論研究也在更廣更深的維度上開展，隨之產(chǎn)生的新科技、新成果更為廣泛地應(yīng)用在檔案管理工作中，產(chǎn)生了更多的檔案管理人工智能理論，這就要求檔案管理工作中應(yīng)不斷加強(qiáng)相關(guān)人工智能的理論學(xué)習(xí)，在充分認(rèn)識和掌握人工智能理論的基礎(chǔ)上更好地將人工智能技術(shù)與檔案管理工作的實踐相結(jié)合，提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

2）加強(qiáng)檔案管理的業(yè)務(wù)總結(jié)。檔案管理工作不斷發(fā)展變化，對于檔案管理工作者提出了更高的要求，這就要求檔案管理工作者在檔案管理工作實踐中不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)總結(jié)，從檔案管理的內(nèi)容、檔案管理的規(guī)范、檔案管理的流程以及檔案管理的實效等方面不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)總結(jié)，及時梳理存在的問題，特別是能夠通過人工智能技術(shù)解決的問題進(jìn)行及時的梳理，進(jìn)而為人工智能促進(jìn)檔案管理工作精準(zhǔn)找到切入點，更好地將人工智能技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作實踐中。

3）加強(qiáng)人工智能在檔案管理工作中的成功經(jīng)驗借鑒。在檔案管理工作中不但要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)總結(jié)，更為重要的是善于學(xué)習(xí)和借鑒他山之石，將人工智能與檔案管理工作相結(jié)合，以人工智能技術(shù)促進(jìn)檔案管理工作的經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié)和借鑒，通過人工智能在檔案管理工作中的成功經(jīng)驗，與自身工作相結(jié)合，提升本區(qū)域、本行業(yè)、本部門的檔案管理水平與質(zhì)量。

5 工智能在檔案工作中的應(yīng)用探索

1）檔案智能分類。一方面，傳統(tǒng)檔案分類是依據(jù)一定的準(zhǔn)則，按照內(nèi)容、時間、來源和形式特征等對檔案進(jìn)行區(qū)分歸類，不同管理者的認(rèn)識、習(xí)慣、經(jīng)驗等人為因素會影響分類的結(jié)果;另一方面，隨著電子檔案的出現(xiàn)，檔案分類方法需要進(jìn)一步優(yōu)化。運用智能分類方法對電子檔案進(jìn)行分類將是檔案工作發(fā)展的一種新方向。自然語言理解是研究如何讓計算機(jī)理解人類自然語言，也是人工智能研究的一個重要領(lǐng)域。自然語言理解當(dāng)然也可以在電子檔案的智能分類上發(fā)揮作用，在擁有全文數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，運用人工智能技術(shù)，按照專業(yè)的檔案分類法，可自動生成專題數(shù)據(jù)庫。針對不同的查檔人、查檔目的，智能搜索引擎可以在層次合理、結(jié)構(gòu)規(guī)范的檔案專題庫中快速精準(zhǔn)地推送不同的檢索結(jié)果。從手工翻閱、機(jī)械式檢索到智能檢索，人工智能技術(shù)將給檔案整理和利用工作帶來革命性的變化。

2）檔案智能保管。檔案庫房溫濕度環(huán)境控制、八防控制等要求庫房管理人員根據(jù)溫濕度計測量結(jié)果手動開關(guān)空調(diào)、加濕器、除濕器等設(shè)備，這些機(jī)械的且操控不準(zhǔn)確的工作完全可以由環(huán)境智能管理系統(tǒng)替代。智能系統(tǒng)將各設(shè)備連接起來，設(shè)置需要的數(shù)值區(qū)間，利用傳感器反饋環(huán)境數(shù)據(jù)，一旦數(shù)據(jù)達(dá)到設(shè)置的臨界點值后便觸發(fā)開關(guān)智能開啟空調(diào)、加濕器、除濕器、凈化器等設(shè)備，可以更準(zhǔn)確、便捷地控制庫房環(huán)境。

6 結(jié)語

人工智能系統(tǒng)的發(fā)展將會朝向簡單實用的方向進(jìn)行，向可操作性、可控性和便捷性發(fā)展，使檔案管理工作形成開放、交互的檔案共享機(jī)制，提升檔案管理工作安全性和完整性的智能化，以最快速、最高效的形式解決檔案管理中的問題，使檔案管理工作走向智能化，與我國人工智能戰(zhàn)略計劃同步。

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