城市綠化檔案工作有效管理探討

朱偉

摘 要：在城市建設(shè)檔案中，園林綠化檔案是非常重要的一部分，個人或單位在園林綠化工作開展中形成的科學且有利用價值的記錄都能夠反映在園林綠化檔案中，這為城市建設(shè)和發(fā)展提供了重要的參考依據(jù)。雖然城市園林綠化檔案的重要性非常的強，但是人們在這方面的工作并不理想，園林綠化檔案存在諸多的問題。本文從我國當前園林綠化檔案存在的一些問題進行分析，并有針對性、科學地提出了幾點增強園林綠化檔案工作有效管理的措施，以求真正提升我國園林綠化檔案管理水平，為我國的城市建設(shè)保存好這些珍貴的資料。

關(guān)鍵詞：城市園林綠化;檔案工作;有效管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.058

城市園林檔案是城市建設(shè)檔案中的一種，它存在的作用在于為城市建造及發(fā)展提供依據(jù)與參考，對城市美化、城市規(guī)劃具有十分重要的作用。管理好城市園林檔案可以提高城市的品位，促進城市各項事業(yè)的快速發(fā)展。本文基于以上內(nèi)容，對園林檔案的特點及在城市建設(shè)中的重要作用進行了分析，并對強化該項工作所采取的措施進行了

描述。

1 園林綠化檔案的重要作用分析

1.1 檔案的社會效益

隨著市場競爭形勢的加劇，園林單位要不斷地進行創(chuàng)新，從而立足于激烈的競爭大潮中。收集與研究各類數(shù)據(jù)資料是園林單位進行改革與創(chuàng)新的前提，做好數(shù)據(jù)搜集工作既為園林單位提供改革與創(chuàng)新的材料支撐，又有利于推動社會的技術(shù)進步。

1.2 檔案的經(jīng)濟效益

開展高效的檔案管理工作，可以真實地反映出園林單位中一系列生產(chǎn)經(jīng)營活動，包括經(jīng)營決策、勞動競賽、項目建設(shè)以及勞動用工分配等。為此，作為檔案工作人員要整理、收集以及分析本單位的檔案信息，并將這些信息應(yīng)用于生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中。這樣既推進建設(shè)項目中各個指標的完成，又可以提升園林單位的經(jīng)濟競爭實力，從而實現(xiàn)園林單位經(jīng)濟效益最大化的目標。

2 加強園林綠化檔案工作有效管理的策略

2.1 確定園林綠化檔案收集渠道和收集內(nèi)容

園林綠化檔案管理工作的開展必須得到園林綠化工程有關(guān)部門的支持和配合，可以聯(lián)合組成園林綠化檔案材料的保管部門，負責進行園林綠化檔案的編目。園林綠化檔案內(nèi)容依照施工的過程可以劃分為這樣幾個環(huán)節(jié)：首先，在園林綠化工程施工前，要在園林綠化檔案中記錄相關(guān)的勘探信息，并對工程的設(shè)計規(guī)劃文書、施工許可證件、施工報告等進行記錄。其次，在園林綠化工程施工的過程中，要在園林綠化檔案中把標高復(fù)核記錄、土方登記單、苗木出圃單等情況詳細記錄。把施工技術(shù)交底、施工圖分布、施工組織設(shè)計和操作記錄等都要實時進行信息收集和記錄，并納入檔案中去。最后，在園林綠化工程竣工之后，需要把工程決算、竣工報告、竣工驗收環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的音像資料、會議記錄、文件或文件變更的記錄都詳細記錄在園林綠化檔案中。園林綠化檔案保管部門還要對檔案進行科學分類、排列和編檔案號，并根據(jù)園林綠化檔案的利用價值劃分保護等級，實現(xiàn)園林綠化檔案的妥善保存。

2.2 檔案的全面收集

第一，及時地收集各個施工環(huán)節(jié)的作業(yè)信息，并采取科學的方式篩選與整理材料，而后由檔案部門全面審查，確定材料無誤后方可辦理相關(guān)手續(xù)，從而滿足實際應(yīng)用的需求。第二，根據(jù)工程生產(chǎn)部門考核需要，收集相關(guān)資料內(nèi)容，確保各類工作的落實。此外，針對各個園林項目的差異性，安排不同的檔案管理人員分類管理，全面落實收集與整理信息資料的工作，并完整地制定工程方案。為保證質(zhì)量，檔案管理人員要堅定正確的立場，對各類檔案及時進行審核、處理、檢查與調(diào)整等，及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中的問題，從而滿足新時期檔案管理工作的要求。

2.3 加強檔案人員的專業(yè)知識和技能培訓

提高檔案工作者的素養(yǎng)是檔案管理的基本工作。檔案工作人員要對自己所承擔的責任予以明確，有針對性地加大檔案工作的專業(yè)學習力度，既要對檔案管理制度和整理辦法進行學習，掌握計算機知識和操作技能，同時還要學習工程施工管理的政策規(guī)范和園林綠化專業(yè)的業(yè)務(wù)知識等，真正成為全能型人才。現(xiàn)階段急需對園林綠化工程施工單位的管理人員進行培養(yǎng)，讓其掌握到園林綠化工程檔案資料歸檔知識，以做到規(guī)范歸檔園林綠化工程檔案資料。同時，還應(yīng)培訓檔案管理工作人員，引導其在簽訂合同的過程中針對參建單位設(shè)置專門的條款，對各方應(yīng)負的責任、提交檔案資料的時間、質(zhì)量和套數(shù)等予以明確規(guī)定，最終同時進行園林綠化工程竣工資料交接和園林工程竣工驗收。園林工程檔案資料與相關(guān)要求不相符的，尚未通過竣工資料交接驗收的就不能進行園林綠化工程竣工驗收，借助上述辦法增強園林綠化工程檔案資料的實用性、完整性和規(guī)范性。立足于此，加大對檔案資料工作人員的信息化培訓力度，內(nèi)容主要有：網(wǎng)絡(luò)知識的學習和培訓;軟件操作和維護技能培訓;電子文件的發(fā)展、檔案管理信息系統(tǒng)、計算機病毒等知識的培訓等。可以以一套成熟的軟件管理程序呈現(xiàn)出園林綠化工程檔案資料管理，借助學習培訓和推廣運用相關(guān)程序，使管理更為規(guī)范。

2.4 明確信息化系統(tǒng)功能需求

負責城市綠化管理和維護的直接責任部門是綠化工程管理處，實現(xiàn)城市園林綠化數(shù)字化管理應(yīng)全面深入調(diào)研實際情況，明確園林綠化管理最迫切需要解決的問題及系統(tǒng)的功能需求。主要表現(xiàn)在資源、養(yǎng)護、巡查、項目確定、行政審批、苗木來源追溯、病蟲害的檢測和預(yù)防、對名貴樹木的有效管理方面。建立園林綠化數(shù)字化管理系統(tǒng)，涉及網(wǎng)絡(luò)信息、遙感分析等技術(shù)。除此之外，還要運用多種設(shè)備，用來播放視頻、運行辦公軟件。建立城市園林綠化數(shù)字化管理系統(tǒng)，有利于改革園林綠化管理體制。首先，科學整合空間數(shù)據(jù)庫，包括城市基礎(chǔ)綠化設(shè)施建設(shè)綜合應(yīng)用數(shù)據(jù)庫、政務(wù)數(shù)據(jù)庫，從而正確認識城市地區(qū)和綠化建設(shè)情況。其次，實時監(jiān)控城市園林綠化，獲得動態(tài)信息，為城市發(fā)展提供參考。最后，創(chuàng)建一套新型的工作方法，有效整合信息系統(tǒng)和日常業(yè)務(wù)，保證在數(shù)據(jù)庫平臺上能高效實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

3 結(jié)語

園林綠化檔案對于城市的建設(shè)具有重要的參考價值，園林綠化相關(guān)部門和單位一定要重視園林綠化檔案的管理。只有園林綠化檔案工作、管理水平進一步的提升，才能夠進一步促進我國城市建設(shè)順利、健康推進。

參考文獻

[1]宋功林.城市園林綠化管理趨勢與可持續(xù)發(fā)展[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2017（9）：3040.

[2]李劍鋒.城市園林綠化管理趨勢與可持續(xù)發(fā)展[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2014（10）：180，181.

[3]耿路萌.城市園林綠化管理趨勢與可持續(xù)發(fā)展[J].中國管理信息化，2015（10）：223.

[4]陳艷.城市園林綠化管理趨勢與可持續(xù)發(fā)展[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2016（10）：811.