政協機關加強檔案管理的現實意義和對策

劉亭

摘 要：政協機關檔案詳細記載了政協機關的日常業務工作，既具有重要的憑證價值，又具有參考價值。新時期，做好政協機關檔案管理工作，進一步發揮各類檔案在決策咨詢、人事管理、政策研究、公文處理等工作中的作用，助推政協機關長遠穩健發展，是每一個政協機關檔案管理人員關注的課題。故此，文章就政協機關加強檔案管理的現實意義進行分析，闡述當前政協機關檔案管理中常見的問題，并結合相關理論提出建議，旨在能夠進一步理清政協機關檔案管理要點，幫助檔案管理人員轉變思路和創新方式。

關鍵詞：政協機關;檔案管理;現實意義;對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.018

1 政協機關加強檔案管理的現實意義

1.1 有利于發揮檔案價值，提升政協機關工作效能

政協機關日常業務工作中會產生大量的信息資源，其反映了政協機關工作過程和政協委員以及相關部門工作人員履職業績，是具有極高憑證價值、參考價值的文字記錄。一方面，加強政協機關檔案管理工作，能夠為政協未來工作提供重要依據和參考，幫助黨委、政府擬定決策和工作計劃。相反，如果政協機關檔案管理工作流于形式，那么將很難將檔案打造成“智庫”和“知識庫”。另一方面，政協機關工作要進步和創新，離不開對既往經驗的汲取、借鑒和學習。政協機關的政協年鑒、政協志等檔案資源中蘊含著許多經驗教訓，能夠為工作創新創造基礎條件。

1.2 滿足相關主體查檔需求，為后期使用提供憑證

政協機關檔案管理工作是機關運行工作的重要組成，事關政協機關整體工作效率、工作質量。為了避免政協機關檔案管理工作無序化，必須要更新檔案管理理念，創新檔案管理方式。一方面，進一步細分政協機關檔案的種類，對內部出版物、視察活動、提案、社情民意調查信息、調研報告、會議材料與記錄、領導講話稿、政策法規、人事任命等文件進行規范化、制度化管理，能夠滿足后期相關主體的查檔需求，提升檢索效率。另一方面，政協機關檔案反映著政協機關工作的工作績效和政協委員們豐富履職成果，能夠為后期檢查工作提供憑證。

2 政協機關檔案管理中常見的問題

2.1 政協機關檔案管理制度有待優化

當下，政協機關檔案管理制度不健全，在管理標準、管理流程、立卷歸檔、責任落實、績效考核等方面有漏洞，不利于提升政協機關檔案管理工作的規范性、科學性和實效性。一是管理標準不清晰[1]。一方面，政協機關檔案種類不清晰，難以達到“應歸盡歸，系統完整”的目標。另一方面，不同種類的檔案應當采用何種的形式，并沒有在制度上加以體現，導致檔案管理質量參差不齊。二是管理流程不明確，沒有最大限度地縮減檔案管理的中間環節，檔案管理部門與各委室之間的銜接度、配合度不高。三是立卷歸檔有漏洞，沒有明確立卷歸檔的時限，部分檔案資源閑置，甚至發生損毀、丟失的情況。四是責任落實與績效考核不完善，績效考核指標單一，檔案安全責任落實不到位，不利于政協機關檔案管理工作長遠穩健發展。

2.2 政協機關檔案數字化水平有待提升

一是政協機關紙質檔案沒有及時轉化為電子檔案，電子檔案與紙質檔案的存儲不同步，不利于檔案長期保管。部分機關內部缺乏可供快速轉化的數字化設備，沒有及時購置并更新微縮相機、掃描儀、文件格式轉化器等軟硬件設施，導致紙質檔案轉換效率低下[2]。二是政協機關檔案管理軟件功能單一，在數據互傳、數據共享、數據挖掘、數據檢索等領域仍然有待改進，難以為政協機關檔案數據庫建設、檔案編研工作提供技術條件。

2.3 政協機關檔案管理人才隊伍建設有待加強

一方面，政協機關檔案管理工作量大，檔案管理人員不足，難以適應新形勢下檔案管理的要求。尤其是在檔案數量不斷增多的現階段，如果不能正確協調好專職人員數量與檔案工作量之間的關系，將不利于政協機關檔案管理工作長期發展。另一方面，政協機關檔案管理培訓工作滯后，培訓內容無法與時俱進，培訓機制有待優化。首先，機關與其他黨政事業單位的交流較少，檔案管理人員對檔案管理工作的認識有待更新，難以借鑒其他黨政事業單位在檔案管理領域的經驗。其次，政協機關在檔案數字化建設、精細化管理方面所做的培訓工作滯后。最后，政協機關沒有綜合應用案例教學、實踐模擬、講座教學等多種教學方式，無法做到理論與實踐相結合。

3 政協機關加強檔案管理的對策

3.1 優化政協機關檔案管理制度

一是要完善檔案管理標準，為檔案管理人員提供明確指引。一方面，政協機關要根據自身機關內部的實際情況，將檔案劃分為人事、財務、文書、政策法規等類別，并設置若干細化的二級名目，確保檔案的完整性。另一方面，針對不同的檔案，政協機關可以分別明確相應的裝訂流程及標準，并制定統一的封面以及封面內容，注重細節，確保檔案管理精細化[3]。二是要細化管理流程，探索形成“各委室初審，檔案管理人員復審”的檔案管理機制，提升各委室與檔案管理科室之間的銜接度、配合度。三是要明確立卷歸檔時限，避免檔案資源長期閑置在各委室，及時立卷歸檔，確保檔案的真實性、原始性。四是完善責任落實與績效考核，健全績效考核指標，提升檔案管理人員責任意識、履職意識。同時，要落實安全管理責任，避免發生泄密

事件。

3.2 推動政協機關檔案數字化建設

一是要做好檔案數字化建設工作，確保檔案存儲同步，縮減紙質檔案所占用的物理空間，延長保管期限，減少保管難度。政協機關要結合自身需求，購置或者更新符合要求的微縮相機、掃描儀、文件格式轉化器等軟硬件設施，及時將數字檔案錄入檔案管理系統。二是要完善政協機關檔案管理軟件功能，做好需求調研工作，了解檔案管理人員的系統使用需求，強化與軟件供應商的聯系。同時，要重點將大數據技術、云儲存技術、智能算法技術融入系統中，強化其在數據互傳、數據共享、數據挖掘、數據檢索等領域的應用，為后期數據庫建設、檔案編研、檔案年紀工作提供技術支撐。

3.3 打造復合型、專業型人才隊伍

人才是檔案管理的基石，人才建設實效性決定檔案管理效率和質量。一方面，政協機關要進一步通過勞務派遣、合同制等方式招錄臨聘人員，解決內部編制不足問題，確保檔案管理人員的數量和質量能夠滿足檔案管理需求。另一方面，要優化內部培訓工作。首先，要深化與其他黨政事業單位的交流，借鑒其他單位在檔案管理領域的前沿經驗，不斷拓寬檔案管理人員視野。其次，要合理設計培訓內容，重點培養檔案管理人員應用信息技術的能力和精細化管理檔案的能力，全面提升檔案管理人員綜合素養。最后，要綜合應用案例教學、實踐模擬、講座教學等多種教學方式，既注重理論培訓，又注重實踐教學，打造復合型、專業型人才。

4 結束語

新時期，做好政協機關檔案管理工作，確保檔案工作嚴肅性、主動性、服務性和自覺性，能夠促進政協機關其他工作，推動政協機關整體發展。為此，檔案管理人員要轉變自身觀念，加強學習，創新方式，營造良好的工作氛圍。對于政協機關而言，則應當從人、財、物等方面給予相關的支持，創造基礎條件。具體而言，一是要優化政協機關檔案管理制度;二是要推動政協機關檔案數字化建設;三是要打造復合型、專業型人才隊伍。

參考文獻

[1]王月嬌.加強政協文書檔案保護 ?強化存史資政職能[J].政協天地，2018（12）：52-53.

[2]胡淑珍.如何加強政協機關檔案管理[J].辦公室業務，2018（17）：78.

[3]舒勤芬.以政協為媒，提升檔案工作“話語權”的幾點思考[J].蘭臺世界，2017（S1）：17-18.