信息化在石油企業物資采購管理中的應用策略研究

李光林（中國石油集團測井有限公司）

■前言

結合實際調研可以發現，現階段我國很多石油企業在信息化物資采購管理方面存在許多不足之處，如內部溝通不充分、物資申請程序復雜、公開招標難以取得預期結果等，物資采購的效率、質量均會受到影響。為盡可能提升石油企業物資采購管理水平，正是本文圍繞信息化開展相關研究的原因所在。

■石油企業物資采購信息化分析

（一）物資采購特征

對于規模龐大繁雜的石油企業來說，其物資采購對內、對外的特征不同。對內來說，石油企業不同部門存在繁瑣龐大的物資需求，各個部門需求的切實有效滿足存在較高難度，這種情況在石油工業的繁雜環境中極為突出，這是由于不同部門在石油工業環境中的地理位置較為分散，較高的專業性也使得復雜需求存在。采購部門受到分散的地理位置影響往往無法獲得詳細的采購需求數據資料，物資采購工作因此受到的負面影響必須得到重視。對外來說，采購工作會受到小批量多批次采購帶來的負面影響，買方的價格談判優勢在這種影響下將無法體現；石油企業的物資采購工作還會受到溝通帶來的直接影響，溝通需求同樣在對內和對外兩個環境中有著不同表現。對內來說，物資采購過程中物資采購部門與生產部門的聯系極為重要，如聯系不暢，無法得到有效共享的物資采購管理信息可能導致物資庫存成本上升。對外來說，市場環境中的供給單位也需要與物資采購部門開展深入溝通，采購決策的科學性直接受到影響，合理報價給出、采購工作優化受到的影響也不容忽視[1]。

（二）物資采購信息化價值

對于石油企業物資采購信息化來說，也可以從對內、對外兩個角度進行分析。對內來說，石油企業可通過收集現有采購信息系統數據，依托信息化技術實現采購工作的優化。對外來說，物資采購部門可通過信息技術收集和整理的供應商信息作為工作依據，如采購信息、信用信息等，這類信息不僅能夠用于未來物資采購工作的優化，也能夠作為某些物資售后工作的索取憑證。總的來說，物資采購信息化的價值極高，物資供求信息的針對性、有效性可由此得到保障，科學合理的物資采購管理體系建設也能夠獲得支持，這對信息化時代石油企業物資采購管理優化極其重要[2]。

■信息化在石油企業物資采購管理中的應用策略

為推進石油企業物資采購管理的信息化探索，可從四方面入手，包括構建采購數字化處理方式、開展采購一體化管理探索、強化綜合信息系統設計開發、強化物資采購的溝通和后續追蹤。

（一）構建采購數字化處理方式

為實現信息化在石油企業物資采購管理中的科學應用，采購數字化處理方式的構建極為關鍵，需要從數字化處理的基礎入手，這一基礎指的是信息。通過對內部物資需求信息的全面搜集，結合生產部門的物資實際需求，同時強化物資采購前的準備工作，采購部門即可第一時間了解生產部門物資需求，物資庫存優化及采購規劃可順利開展，庫存積壓、生產物資不足等問題均可由此規避。供應商檔案管理體制的建立健全也能夠為采購數字化處理提供支持，及時記錄成交價格、貨物數量、發貨時間，通過對這類指標的全面記錄和分析，即可實現供應商優選并實現長期合作。在長期合作的供應商確定后，管理的強化也不容忽視，以此全面考核供應商，保障貨物數量穩定性和貨源質量，貨物質量控制、資金浪費問題規避也能夠同時實現。此外，石油企業還應通過統一建設的管理平臺，有效保存各個物資采購環節的數據資料，發掘物資需求規律，有針對性的指定采購計劃，更好的滿足生產物資采購需求。通過對物資相關信息的全面分析，物資采購人員可通過對比市場實際信息，實現對市場價格動態走向地及時掌握，有效控制成本指標。

（二）開展采購一體化管理探索

逐層上報領取模式仍屬于現階段我國很多石油企業物資供應的主流方式，即生產一線單位物資需求由采購部門匯總，各單位派專人領取物資，但受到較為分散的領取時間影響，時間浪費不可避免地會出現，部分單位需要準備一些物資滿足自身急需，并催生物資領取時的重復領用問題，物資重復采購惡化、部分生產單位物資缺乏情況也可能出現。因此，可基于信息化技術開展采購一體化管理探索，石油企業需淘汰單一式的領取模式，將供應物資點設立于各個生產單位，并將供應點材料及材料員納入一體化管理平臺，信息化的統一管理可由此實現，真正告別囤積物資現象并有效節約物資采購成本。值得注意的是，基于信息化的采購一體化管理探索還應關注內部溝通“信息壁壘”的消除、各環節信息滯后問題的處理、信息冗余催生的決策困難規避，采購一體化管理必須充分發揮自身優勢[3]。

（三）強化綜合信息系統設計開發

石油企業物資采購管理的信息化探索需要實現對市場物資價格的全面掌握，同時還需要分析物資采購歷史價格走向，實現對物資市場價格變動的科學預測，采購方案的科學制定可順利實現，采購成本也能夠隨之降低。還應設法對油田物資動態變化進行預測，結合石油企業不同單位的當年任務及歷史的物資需求、消耗綜合情況，即可實現物資消耗量的科學預估。同時還需要開展最佳庫存量、采購時間的預測，這一預測應以物資庫存、消耗情況為依據，單次采購的具體數量、合理的采購時間均可預算得出，最終實現采購成本降低、合理化費用使用、石油企業經濟效益提升。在具體的綜合信息系統設計開發過程中，應設法實現信息透明，以此保證石油企業物資采購各環節的公平公正，物資采購工作效率也能夠更好得到保障。物資采購信息化系統應以信息透明化作為基本需求，以此為物資供應鏈的有效控制和高效工作奠定基礎，結合現階段石油企業建立的物資采購信息化系統，以及不斷進步的硬件設備和信息化技術，石油企業物資采購管理即可獲得更多信息支持。

（四）強化物資采購的溝通和后續追蹤

石油企業物資采購的高水平開展離不開高效溝通的支持，因此物資采購部門必須做好對內、對外的溝通工作，這同樣屬于信息化在石油企業物資采購管理中應用需要關注的重點。通過強化溝通，石油企業采購部門與其他部門的聯系即可有效強化，通過深入了解不同部門的物資需求，采購工作有效性自然能夠得到保障。還應同時關注對外的溝通強化，保證物資采購部門和供應商之間實現充分溝通，采購招標的相關內容即可更好傳達給供應商，供應商的價格文件優化制定、物資采購部門的供應商優選均可受到積極影響。在信息化時代，還應充分利用信息化移動終端，如智能手機、平板電腦，基于移動終端的oto特征，即可更好結合線下與線上，實現兩個層面在溝通過程中的無縫切換，在便捷和完整的移動溝通平臺下，空間和時間兩個層面中的溝通具備更大自由度，石油企業物資采購的各環節溝通自然可進一步優化；物資采購后續追蹤的強化也需要依托石油企業的物資采購信息化建設，結合科學實用的信息化檔案系統，其能夠為物資采購工作提供有力支持。以石油企業的內部環境為例，不同單位和部門會負責不同物資的消費，物資的質量和消費狀態需要由信息化檔案系統進行收集，這種收集不僅需要依托PC端，還需要同時得到移動端的支持，相關人員的便捷錄入、多種媒體的靈活應用、圖像數據的靈活采集均可為采購物資的質量和消耗狀態的全面控制提供支持。

■結論

綜上所述，信息化在石油企業物資采購管理中的應用存在較高現實意義。在此基礎上，本文涉及的構建采購數字化處理方式、開展采購一體化管理探索、強化綜合信息系統設計開發、強化物資采購的溝通和后續追蹤等內容，則提供了可行性較高的信息化物資采購管理路徑。為更好開展相關信息化探索，各類新型信息化技術的積極應用必須得到重視，軟硬件的及時升級也不容忽視。