信息化時代下辦公室檔案管理的主要內容

陳美君 孫圣東 張翠婷

信息化時代下，先進信息技術在檔案管理領域的應用，推動了檔案管理工作理念、檔案管理工作模式的轉變，也初步樹立了檔案管理人員要不斷提升自身的技術水平和職業技能的基本理念，從而促進了辦公室檔案管理工作開展效率和工作質量的有效提升。在信息化時代下，隨著辦公業務的不斷增加，辦公室檔案管理的工作內容也更加豐富，顯現出多樣化的特點。主要涉及以下四個方面：

1.單位管理設施的建設。

要想使辦公室檔案管理工作走向信息化，就要有完善的檔案管理設備作為支撐，提高管理設備對檔案信息管理的安全。此外，還需要建立一個統一的管理平臺，將辦公室檔案分為不同類別進行有區分地管理，并對辦公室檔案實施有效的保護措施，從而逐漸實現辦公室檔案管理信息化。

2.實施辦公室檔案管理標準建設。

任何單位只有通過嚴格的制度規范和法律保護才能促進檔案管理工作，尤其是辦公室檔案管理工作的科學規范開展。辦公室檔案管理工作的開展不能脫離實際，要根據單位實際情況有條不紊地開展，通過實際經驗和多次反復調研，建立一種符合單位實際情況的科學的辦公室檔案管理規范。在檔案管理工作不斷改進的同時，反饋機制的支持非常重要，這也確保檔案管理工作可以向著正確的方向、實際問題與需求之間的關系進行改進。檔案管理工作效率提升的同時，需要進一步強化與改善管理制度。

3.辦公室檔案的信息資源管理。

要充分核實檔案中的各項信息的來源以及真實性，使收集到的這些信息與單位內部的檔案信息資源庫、數字檔案、管理規范等保持一致，促進辦公室檔案信息資源的進一步管理完善及信息的真實有效。監督機制等方面，其中最為突出的便是人員方面的素質問題，對于辦公室檔案管理工作而言，因為工作本身屬于一個高專業性的工作，再加上信息化設備的使用，需要以固定的計劃實現對工作人員的技術培訓，同時還需要提高對職業道德的培訓，并適當進行考核。

4.檔案管理人員要根據單位的實際情況，協助單位建立符合單位辦公室檔案管理需求的檔案管理系統，在掌握基本的專業系統管理技術的基礎上，提高個人的信息化系統使用技能，提高辦公室檔案管理效果。管理系統所應用的軟件設備要盡量通用化，從而最大限度發揮辦公室檔案管理系統的作用，提升辦公室檔案的利用價值。除此之外，還需要針對獎勵與懲罰需求做好相應的完善管理，針對管理工作者的工作需求提高重視，采取各種激勵機制提高其工作的主動性，并根據實際需求不斷完善與優化工作環境、條件的便利性。在這一基礎上，需要嚴格落實監督管理工作。