淺談機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)

陳蓉蓉

近年來，隨著我國現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代辦公自動化等信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各級黨委、政府對檔案信息化建設(shè)的高度重視和支持程度也日趨加強(qiáng)和提高。各級檔案行政管理有關(guān)部門對加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)也進(jìn)一步提出了更高的政策要求。此外，為了進(jìn)一步簡化對檔案信息檢索的方式、提高對檔案信息化利用的管理工作效率，也日益需要我們不斷加強(qiáng)對檔案信息化的建設(shè)。

在本單位檔案信息化項(xiàng)目建設(shè)的過程中，我們主要負(fù)責(zé)做好本單位各門類、載體檔案的整理、數(shù)字化管理工作，應(yīng)用信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)和維護(hù)工作，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施以及設(shè)備善維護(hù)工作，檔案信息化專業(yè)技術(shù)人才的選拔培養(yǎng)使用工作等。在我們本單位開展各項(xiàng)信息化工作的同時，需要嚴(yán)格遵守本單位相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)，具體工作內(nèi)容有：

一、紙質(zhì)檔案整理

根據(jù)中央和國家、省、市下發(fā)的檔案和行政信息化管理建設(shè)等部門關(guān)于檔案管理工作規(guī)范性的文件，本著"強(qiáng)化收集、簡化整理、細(xì)化檢索、深化利用"的原則制定檔案信息化業(yè)務(wù)建設(shè)工作指導(dǎo)方針，檔案和行政信息化業(yè)務(wù)建設(shè)管理單位每年應(yīng)對辦公室藏各類紙質(zhì)檔案電子目錄進(jìn)行了規(guī)范性的整理，同時認(rèn)真做好檔案電子目錄著錄管理工作。

二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化

根據(jù)國家檔案局《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017），對所有同類紙質(zhì)文件檔案保管期限分別為永久、長期、定期30年的所有紙質(zhì)文件檔案及其記錄文件資料進(jìn)行數(shù)字化加工，主要的標(biāo)準(zhǔn)如下：（1）掃描后圖像的順序與掃描后的實(shí)體檔案圖像排列的順序相一致;（2）掃描后的圖像要求為彩色300dpi;（3）對掃描后的圖像實(shí)體檔案顏色要清晰，不能出現(xiàn)失真;傾斜度不能超過1度;如果有多余黑邊的必須及時去除多余黑邊;（4）圖像存儲的格式為單層tiff，利用的存儲格式為雙層pdf。

三、照片檔案整理及數(shù)字化

建設(shè)中的有關(guān)單位檔案工作負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)中央和國家、省、市政府有關(guān)的要求，照片電子檔案的收集整理及其數(shù)字化管理應(yīng)盡量做到：（1）電子照片檔案必須雙套制，一份電子一份洗出來后放進(jìn)電子照片的檔案冊中，一冊不可能超過60張;（2）對照片檔案的說明必須準(zhǔn)確地反映電子照片的內(nèi)容和信息，時間、地點(diǎn)、事由、人物、背景、攝影者六要素必須齊全，重要的人物還應(yīng)該清晰地表明人物的主要職務(wù)、姓名、位置等;（3）對電子檔案的照片盡量以對原件進(jìn)行電子掃描為主，如原件需進(jìn)行電子掃描，分辨率一般不得超過或低于600dpi。

四、實(shí)物檔案整理及數(shù)字化

建設(shè)單位根據(jù)中央和國家、省、市政府有關(guān)的要求，實(shí)物印章類檔案的收集整理及其數(shù)字化管理應(yīng)做到：（1）所有實(shí)物印章類檔案按照大流水線格式進(jìn)行編號;（2）實(shí)物印章類檔案應(yīng)在背面右下角或者底座、印把等不明顯影響其外觀的地方隱藏處張貼實(shí)物標(biāo)簽;（3）實(shí)物標(biāo)簽的粘貼過程一定要牢固、不易脫落，不得直接使用任何化學(xué)粘合劑進(jìn)行粘合實(shí)物標(biāo)簽;（4）實(shí)物印章類的檔案還應(yīng)根據(jù)需要印制成標(biāo)簽與印模一并存檔。

五、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)符合國家關(guān)于檔案管理軟件的建設(shè)要求和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

系統(tǒng)主要功能應(yīng)當(dāng)是具有對電子檔案文件的收集、管理、存儲、利用等的基本功能，包括電子檔案的創(chuàng)建、整理以及移交、接收、鑒定、編目統(tǒng)計、借閱檔案審批、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)與備份等，能夠有效地實(shí)現(xiàn)oa系統(tǒng)通過對電子檔案的實(shí)時在線查詢歸檔及對音像文件檔案、照片文件檔案、光盤文件檔案、會計文件檔案、實(shí)物文件檔案等電子檔案資料的查詢和管理。檔案目錄查詢系統(tǒng)按照管理權(quán)限為各級有關(guān)部門和單位個人服務(wù)機(jī)構(gòu)提供電子檔案查詢目錄和網(wǎng)上檔案查詢，具有對借閱檔案申請、審核工作流程的控制。

系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)管理采用先進(jìn)的b/s網(wǎng)絡(luò)管理模式，基于網(wǎng)絡(luò)在單機(jī)或政務(wù)中心內(nèi)網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行，與internet網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行物理網(wǎng)絡(luò)隔離。部署網(wǎng)絡(luò)版本的系統(tǒng)還可以按需自行配置專門的服務(wù)器以及設(shè)備作為應(yīng)用服務(wù)器，相關(guān)的服務(wù)器以及設(shè)備由系統(tǒng)管理單位的信息管理部門工作人員進(jìn)行托管。

六、檔案信息化人才培養(yǎng)工作

隨著信息技術(shù)、現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等先進(jìn)的現(xiàn)代科技和手段在我國檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)的廣泛應(yīng)用，所以單一純精通我國檔案的業(yè)務(wù)或某一項(xiàng)檔案管理技術(shù)都很難完全能夠勝任我國檔案的信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理工作。因此我們要特別著重大力培養(yǎng)一批講思想政治、講紀(jì)律規(guī)矩、具備熟悉我國檔案的專業(yè)知識、熟悉我國檔案的業(yè)務(wù)和工作、掌握先進(jìn)的現(xiàn)代科學(xué)和技術(shù)、始終能夠保持旺盛的檔案求知欲和具有開拓創(chuàng)新拼搏精神的一批新時達(dá)、復(fù)合型檔案管理人才。

對于一個單位而言，檔案信息化建設(shè)涵蓋了方方面面，我們必須要從多角度入手，制定長遠(yuǎn)規(guī)劃，認(rèn)真實(shí)施，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的跨越式發(fā)展。