大數(shù)據(jù)條件下的檔案管理工作

姜麗敬

摘要：檔案是重要的社會(huì)信息資源，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足工作的需要，因此需要積極利用信息化來進(jìn)行檔案管理，提升效率，降低成本。本文在指出問題的同時(shí)，指明了大數(shù)據(jù)條件下檔案工作的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，提出了大數(shù)據(jù)時(shí)期優(yōu)化檔案管理的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;挑戰(zhàn)機(jī)遇

在大數(shù)據(jù)的條件背景下，檔案管理工作不可避免地受到信息化所帶來的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，為此檔案管理工作者要提高認(rèn)識(shí)，更新觀念，積極利用好大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，提高效率，降低成本，提高檔案保存的質(zhì)量。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）綜合素質(zhì)能力差

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，面對(duì)信息、網(wǎng)絡(luò)等各種手段的時(shí)候顯得無所適從是檔案工作人員普遍具有的表現(xiàn)。受傳統(tǒng)思維和長期習(xí)慣性工作模式影響，一些工作人員仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理手段，使檔案管理工作速度慢，內(nèi)容流程繁瑣。還有一些檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)不高，對(duì)檔案管理工作不熟悉，不能熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行數(shù)據(jù)操作，對(duì)于信息的整理與加工能力也不高。也有一些工作人員自身的責(zé)任心不夠，在面對(duì)檔案管理工作的時(shí)候，粗心大意，不把檔案管理當(dāng)一回事，導(dǎo)致出現(xiàn)很多錯(cuò)誤。

（二）檔案管理體系不健全

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各種各樣的信息技術(shù)和數(shù)據(jù)處理技術(shù)都在不斷的進(jìn)行改進(jìn)與深化，這就使檔案管理工作存在著一些技術(shù)不足，體系不完善等問題，而且還有一些管理人員對(duì)檔案管理工作不夠重視，認(rèn)識(shí)不到先進(jìn)技術(shù)對(duì)于檔案管理工作的重要性，仍然沿用傳統(tǒng)落后的管理思維和手段對(duì)待檔案工作。

（三）信息安全性較低

隨著信息化的不斷進(jìn)步，各種先進(jìn)的手段也得以提升，信息化的發(fā)展使檔案管理更加集中化、多樣化，但是在整個(gè)過程中也加大了檔案信息安全的風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息數(shù)據(jù)化的特點(diǎn)，信息更容易被復(fù)制，且不留任何痕跡，一些網(wǎng)絡(luò)黑客、不法分子等利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行盜取，就造成了檔案管理工作的不穩(wěn)定，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案失泄密事件發(fā)生。

（四）檔案管理中權(quán)責(zé)不明

在現(xiàn)階段的檔案管理工作當(dāng)中，由于工作量巨大，管理部門的職能劃分的不清楚，獨(dú)立性不夠。一些部門因?yàn)槭艿焦ぷ鲏毫Φ挠绊?，甚至?xí)n案管理轉(zhuǎn)移到其他的職能部門，沒有設(shè)置好專門的檔案管理部門，沒有專業(yè)的工作人員來保管檔案，專兼職檔案人員多，甚至出現(xiàn)檔案無人管理的現(xiàn)象。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)期檔案管理工作的機(jī)遇

（一）提高效率，降低成本

隨著信息化水平的不斷提高，在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，能夠有效的利用大數(shù)據(jù)來進(jìn)行數(shù)據(jù)的顯示、收集、處理、儲(chǔ)存等，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能節(jié)省各種人力、物力與精力，降低成本。

（二）提高檔案保存的質(zhì)量

在以往的檔案管理中，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案放進(jìn)檔案室里，如果一旦遇到特殊情況，比如火災(zāi)、水災(zāi)、地震等，就會(huì)很容易造成檔案的損壞。而且紙質(zhì)檔案在保存一段時(shí)間后，容易出現(xiàn)紙質(zhì)老化、破損，字跡模糊等現(xiàn)象，這樣就加劇了檔案管理的困難性。而在大數(shù)據(jù)的前提下進(jìn)行的檔案管理完全可以避免這些情況的發(fā)生，提高了檔案管理的質(zhì)量。

三、優(yōu)化檔案管理工作的對(duì)策建議

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)于檔案管理工作來說即是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)，因此，相關(guān)部門應(yīng)該及時(shí)抓住機(jī)遇，不斷利用大數(shù)據(jù)來提高檔案管理的水平，同時(shí)也要規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，避免因?yàn)樾畔⒒臐B入而使檔案管理工作面臨風(fēng)險(xiǎn)。

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低決定著檔案管理工作的高效與否。檔案管理人員應(yīng)該不斷更新其觀念，積極抓住信息化這個(gè)高效的手段，做到檔案業(yè)務(wù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，懂得利用大數(shù)據(jù)來進(jìn)行檔案的管理。同時(shí)還可以引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理人員，不斷優(yōu)化人員的素質(zhì)與結(jié)構(gòu)，為檔案管理注入新鮮的血液。

（二）建立健全檔案管理規(guī)章制度

完善規(guī)章制度是檔案管理工作質(zhì)量的保障。因此需要制定科學(xué)有效的檔案管理規(guī)章制度，通過認(rèn)真調(diào)研，以調(diào)研的結(jié)果為標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合單位實(shí)際，制定符合單位管理要求的檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等制度標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)還要注意將傳統(tǒng)的檔案管理優(yōu)勢(shì)部分合理的利用起來，將其中的劣勢(shì)不斷的加以改進(jìn)，充分利用先進(jìn)的信息化水平來進(jìn)行檔案管理。無論是政府機(jī)關(guān)還是事業(yè)單位，其中的檔案管理工作都需要主動(dòng)謀求與大數(shù)據(jù)進(jìn)行合作，根據(jù)自身的實(shí)際情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，將虛擬技術(shù)與云儲(chǔ)存結(jié)合起來來進(jìn)行檔案管理工作。

（三）確保檔案管理安全

雖然大數(shù)據(jù)使得檔案管理變得簡單容易，提高了效率降低了成本，有很大的優(yōu)勢(shì)，但是在管理的過程當(dāng)中也會(huì)出現(xiàn)很多不可忽視的問題，其中最突出的就是檔案信息的安全性，因此在利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的時(shí)候必須要做好安全措施，設(shè)置好防火墻，防止黑客的侵入，同時(shí)還要注意避免將各種病毒帶入到檔案數(shù)據(jù)當(dāng)中去。除此之外，還要加大資金投入力度，利用更加先進(jìn)的技術(shù)和手段，以及專業(yè)的檔案管理人員，定期的檢查檔案信息的安全性，保障數(shù)據(jù)的安全，防止檔案數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)丟失竊取等問題。

（四）規(guī)范檔案整理工作

檔案管理工作需要按照有關(guān)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)施，保持檔案資料的完整性是基礎(chǔ)，這就需要做好檔案資料的收集與整理，首先需要明確檔案歸檔的范圍，并落實(shí)崗位責(zé)任制，可以充分利用計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)來進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，檢查檔案的完整性與正確性。其次要對(duì)收集起來的資料進(jìn)行分類，認(rèn)真的篩選各檔案的用途、范圍等，制定好檔案整理規(guī)則，最后要注意做好檔案的編目工作，結(jié)合自身單位的實(shí)際情況，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)有效性。

總之，隨著檔案信息化水平的不斷提高，檔案工作越來越規(guī)范。但是在實(shí)際的管理當(dāng)中仍然存在著一些不可忽視的問題，其中最突出的就是工作人員的綜合能力不足、檔案管理體系有待完善，信息安全性低、檔案管理中權(quán)責(zé)不明等問題，急需要抓住大數(shù)據(jù)發(fā)展這個(gè)機(jī)遇，采取有效措施予以解決。

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