干部人事檔案數字化建設初探

蔡麗琴

摘要：干部人事檔案數字化讓干部人事檔案更好地發揮憑證、依據和參考作用，能讓干部檔案真正成為一種信息資源，從而提高整個干部檔案信息的開發和利用，主動地發揮輔助決策分析的作用。

關鍵詞：干部人事檔案;數字化;建設;管理

習總書記在實施國家大數據戰略進行第二次集體學習時強調：“大數據發展日新月異，我們應該善于獲取數據、分析數據、運用數據，加快完善數字基礎設施，推進數據資源整合和開放共享，保障數據安全，加快建設數字中國。”所以說，在當今社會發展到現代化、智能化形勢下，干部檔案數字化是建設信息化、智慧化城市的大趨勢。

一、干部人事檔案數字化的重要意義

（一）有利于提高工作效率。原始檔案查閱需要費大量時間查找相關內容，檔案數字化后，干部檔案管理信息系統為檔案日常管理中基本信息登記、查詢、借閱、接收轉遞、材料接收轉出等提供明細記錄清單;迅速檢索到所需的檔案信息材料，大大縮短了查找時間。

（二）有利于保護原始檔案。實現干部檔案數字化后，可以充分發揮數字化檔案的共享性和復用性，減少原始檔案損毀的可能性，有利于干部檔案的長久保存。

（三）有利于轉變檔案工作服務方式，變被動服務為主動服務。檔案的最終目的是使用，通過建立數字化干部檔案庫，為檔案綜合管理利用提供業務統計、花名冊制作、庫存統計等功能，干部檔案真正成為一種信息資源，從而提高整個干部檔案信息的開發和利用，主動地發揮輔助決策分析的作用。

二、周密規劃，建設干部人事數字檔案

（一）精心籌備，夯實基礎。為建設好干部人事數字檔案，可以召開專題工作會議，精心安排周密規劃，成立了工作領導小組。引進專業的人事檔案數字化開發建設團隊，明確數字化標準、細化業務流程。確保開發建設過程精準高效，高質高效完成干部檔案數字化建設工作。

（二）嚴控進度，強力推進。為確保高質量、高標準、高效率推進檔案數字化工作，實行三方面的嚴格管理：一是嚴格執行保密紀律，及時與參與建設工作的開發人員和工作人員簽訂保密協議，保證檔案信息安全;二是嚴格管理開發過程，對檔案分類整理、著目掃描、高清OCR識別、數字化信息入庫等環節落實專人具體負責，做到“誰管理誰負責，誰出錯誰擔責”，嚴格保證檔案數字化質量;三是嚴格控制工作標準，堅決杜絕標準降低，程序簡化。

（三）適時檢查、及時調整。保障進度，每周匯總工作進度，召開工作會議，確保工作按期高效推進;關注問題，發現存在問題的，及時聯系相關單位或個人，核實、完善、補充材料，確保檔案材料真實、完整、有效;注重交流，加強與行業內檔案數字化建設的先進單位的交流學習，積極借鑒先進經驗;嚴控質量，對交付驗收的電子檔案與紙質檔案安排專業人員復核驗收，對發現的問題及時落實整改，確保干部人事檔案數字化成果高標準、高質量。

三、強化四項措施，確保數字檔案建設成效

（一）強化硬件建設。加強規范檔案庫房建設，采購統一規范管理的回轉柜放置干部人事檔案，配備數據服務器、電腦、掃描儀、打印機、復印機、切紙機、打孔機、滅火器、除濕機、空氣凈化器等設備。嚴格控制檔案室的溫度濕度，保證檔案儲存環境，單獨設置檔案人員辦公室、檔案查閱室和微機整理室，按要求實現功能區域分開，并且按要求完善安全措施，不使用無線網卡、無線鍵盤、無線鼠標等設備，數字化場所和檔案庫房全方位安裝視頻監控設別，全天候24小時不間斷監控，監控歷史數據離線保存1年以上。

（二）整理完善檔案。嚴格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的相關要求，對在干部人事檔案專項審核和任前審核工作中發現缺失的檔案材料及時補充完善，保證檔案規范、不缺漏。嚴格按照標準審核鑒別檔案材料，確保干部信息真實準確、完整規范，保證檔案原始、不失真。整理后的檔案分類準確、編排有序、目錄清楚，技術加工和裝訂符合要求。

（三）實時監督護航。在干部人事檔案數字化建設過程中，要充分認識到數字化檔案的特點和其與傳統紙質檔案的區別，制定有針對性和操作性的管理制度，按照技術規范標準要求，由檔案管理人員對檔案數字化散件歸檔、查缺整理、人員建庫、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數據存儲七大環節進行實時監督檢查，發現材料錯裝、編排錯位、錄入信息不準確、圖像掃描效果不符合要求等問題及時予以糾正。對于沒有按照要求流程操作，對后期檔案使用造成一定影響的情況匯報部主管領導，并通報合作公司責令整改。

（四）嚴格驗收把關。梳理制定 “責任清單”，細化明確參與干部檔案數字化建設工作人員的具體職責和倒查追責流程、措施，保證檔案安全、不泄密;堅持推行 “流程隨簽”制度，確保工作銜接有序、檔案運行安全。項目交付驗收時，詳細核對人員基本信息是否準確，目錄錄入是否規范、是否與檔案對應，原始圖像是否與紙質檔案在信息、數量、排序、目錄等方面與紙質檔案一致，高清圖像是否與原始圖像尺寸一致，并逐項填寫驗收單，采用離線硬盤備份的方式完成數據信息存儲保管。

四、抓好三個“關鍵”，管好干部人事數字檔案

（一）抓好“質量”。夯實干部人事檔案數字化建設基礎，嚴控檔案質量。將干部人事檔案數字化建設同前期開展的干部人事檔案專項審核工作有機結合起來，確保干部信息真實準確、完整規范。

（二）突出“利用”。檔案的生命力在于利用。干部人事檔案建設的最終目的是更好地服務于廣大干部人才、服務于黨的建設新的偉大工程、服務于新時代中國特色社會主義偉大事業。要建立完善干部人事檔案數字化建設成果運用機制，探索更加科學規范、高效便捷的查檔用檔制度，充分發揮干部人事檔案在高素質專業化干部人才隊伍建設中的服務功能。

（三）守住“安全”。筑牢干部人事檔案信息的“安全網”和“防火墻”，強化干部人事檔案數字化建設管理。相較于傳統紙質檔案的不可分離性，數字檔案更易于被篡改、復制和遷移，實體承載性質，數字檔案更依賴存儲設備，更易消失、更易出錯，面臨信息泄密和破壞的安全風險。通過在工作人員辦公區域安裝24小時不間斷監控設備、與工作人員簽訂保密協議、檔案出入庫詳細核查登記、人員離場工作電腦格式化、工作人員脫密期管理等措施，杜絕信息泄露等情況的發生。同時，充分利用“干部人事檔案信息管理系統”的日志記錄、安全事件審計功能，對數字化操作進行技術監控，確保檔案和數據的安全。

參考文獻

[1]習近平.實施國家大數據戰略加快建設數字中國.新華網，2017-12-09.

[2]中共中央辦公廳.干部人事檔案工作條例.新華網，2018-11-28.