論石油化工建設工程中資料管理的存在問題及解決辦法

谷守娜 霍志芳

摘要：隨著我國國民經濟支柱產業石油化工行業迅速崛起，石化建設工程項目與日俱增，許多新建、改建、擴建的石油化工建設項目更是以超常規速度建成，加強工程質量管理工作勢在必行，但從目前石化工程建設竣工資料的產生、整理過程中不難發現，在資料的形成過程中存在填寫不及時、不準確、不規范，管理不善，資料丟失等諸多問題，給工程竣工驗收工作帶來很多困難，嚴重影響了工程資料的歸檔質量，給工程建設留下了隱患。基于此，本文主要對石油化工建設工程中資料管理的存在問題及解決辦法進行分析探討。

關鍵詞：石油化工建設;資料管理;存在問題;解決辦法

1竣工資料管理存在的主要問題

1.1施工綜合管理文件原件不齊全

由于空間和時間的關系，有的非常重要的文件，在下發或轉發時就是復印件，難以滿足檔案資料管理規定中“竣工資料中不允許出現復印件”的基本要求。有的單位疏于資料管理、頻繁更換專業技術人員，造成原始文件丟失。

1.2工程資料驗收簽證不齊全，存在代簽現象

隨著工程施工進度的需要，或為了急于滿足施工進度要求，工程進行現場驗收后，沒有按照國家行業標準規定馬上辦理書面簽字。

1.3竣工圖編制不夠規范

有些施工單位不能按照有關竣工圖的編制要求進行編制，在竣工圖的形成過程中，或使用舊的施工圖改制成竣工圖，或對原圖修改過多，或使用計算機圖的復印件，或劃改不當，以上種種現象均不符合竣工圖編制要求。

1.4施工資料格式不規范

施工過程中形成的資料格式不統一，不規范，有用A4的，有用16開的，有用32開的，文件幅面的頁邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作較被動。

1.5施工原始資料書寫不規范

施工過程中原始資料的書寫五花八門，有用純蘭墨水的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復寫紙的。而這些簽證都不利于檔案資料的長期保存，與竣工資料歸檔要求不符;或沒有簽署意見，有的隨意進行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價值。

2竣工資料質量失控的主要原因

（1）國家檔案法，基本建設檔案管理規定等關于竣工資料編制的質量標準規范宣傳學習渠道不暢通，造成工程管理人員，工程技術人員、監理人員、施工單位領導人對檔案意識、檔案知識的相對缺乏和相關專業知識素質偏低。

（2）施工單位作業層素質低、技術力量薄弱、培訓少、管理水平低下是造成施工過程中產生的竣工原始資料文件不規范，質量不高的一個不可忽視的重要因素。

（3）對竣工資料負有監督檢查職責的監理單位工作人員，正規參加過國家監理工程師培訓和持監理工程師資質證書人員少，特別是施工現場監理工程師，有專業技術而施工管理水平差，對現場簽證工作把關不嚴。

（4）建設單位和施工單位質量管理體系對竣工資料管理重視不夠，長期存在著重建設、輕檔案的現象。缺乏有效控制竣工文件質量的具體措施。

3解決辦法

3.1建立健全資料管理制度是做好竣工資料檔案的工作基礎

石化建設項目工程要求所有歸檔的資料具有準確、齊全、規范的特點。因此，項目管理部門在工程建設初期就應結合工程項目的實際情況，制定適合本工程項目的資料管理規定，明確建設單位、施工單位、監理單位在工程資料形成過程中各自的職責和應承擔的責任，做到分工明確，責任明確。工程項目管理單位和監理單位，在項目開始之初就應制定出一套可行的、適合本工程特點的竣工資料所要求的表格及樣本，才能保證施工技術資料記錄齊全、簽署完備，原材料質量保證資料真實可靠。

3.2加強過程控制是保證竣工資料真實有效的手段

石化工程項目建設單位、監理單位工程管理人員、工程技術人員要切實負起責任，竣工資料編制工作實行“三同步”管理制度，即工程立項開始與竣工資料收集同步;工程施工過程與竣工資料形成同步;工程完工驗收與工程資料驗收同步。將資料管理貫穿到工程施工的全過程。做到工程建設與資料整理同步進行，避免施工與資料整理兩張皮，切忌先完成施工任務，而后補資料的現象發生，負有管理職責的檔案資料管理人員要經常深入施工現場，對各施工單位的資料的同步性、真實性、準確性、完整性、規范性進行檢查，建立過程控制獎罰制度，督促各參建單位高標準、嚴要求做好工程檔案資料。

3.3運用合同法律手段是做好竣工資料工作的重要保證

石化工程建設實行全國招投標制度、工程建設監理制度，這為工程資料的收集、整理創造了良好的外部環境。工程項目資料管理部門應善于應用招標承包的有利條件，積極參與合同的起草工作，把文件材料積累歸檔工作作為合同的一項重要內容單獨列一條款，對竣工文件材料歸檔范圍、竣工驗收時間、竣工資料副本內容、份數及質量提出明確要求，并設立一定數額的資料押金，使工程施工承包商能夠高度重視工程檔案的歸檔工作。

3.4重視檔案知識宣傳教育是確保竣工資料質量的有力措施

石化工程項目管理單位應高度重視和加強檔案資料的基本知識宣傳和教育工作，有計劃、有措施、分期分批對工程管理相關人員進行檔案基礎知識和施工過程中原始資料簽證操作方法及本項目對竣工資料整理編制、工程項目驗收的基本要求進行培訓。使工程項目相關人員在增強檔案意識的同時也熟知檔案業務。使工程項目一開始就用規范化、標準化來嚴格要求，提高施工管理水平。確保一流的竣工檔案資料質量。

3.5嚴格把住竣工驗收關，使工程竣工資料發揮憑證作用

進行竣工驗收的一個重要條件必須是竣工資料達到項目要求，因此在竣工驗收階段，工程項目管理部門、監理工程師及專兼職資料管理人員要嚴把審查驗收關，對各參建單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告要進行認真審查，著重檢查隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程變更單的落實情況，認真審查竣工圖及文字資料是否完整、準確、簽證是否完備，組卷是否合理等等。

4結語

工程資料管理工作是石化工程建設過程中不可或缺的一項重要工作，是涉及各個專業技術部門的一項復合性工作，要保證工程竣工資料完整、準確、系統、齊全，真實地記錄和反映施工及驗收的全過程，就必須不斷加強業主、監理和施工單位的管理水平，只有這樣才能保證形成一流的工程施工資料，從而為建設一流工程項目提供資料方面的保證。

參考文獻：

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（作者單位：中國石油天然氣股份有限公司冀東油田分公司）