電子圖紙檔案管理流程的規范措施

陶威

摘 要：當前航空航天研發單位數字化、信息化建設逐步成為當前發展趨勢，為了更好地與時代的發展相適應，需要重視加強電子圖紙檔案管理工作。在管理過程中，由于涉及到航空發動機等涉密圖紙和文件，需要重視采取合理的措施加強電子圖紙的控制，通過科學化的手段和先進的技術解決原有圖紙管理過程中出現的問題，確保電子圖紙檔案的應用效率，保證保密的效果。本文著重對電子圖紙檔案管理流程的規范措施進行分析研究，以供參考。

關鍵詞：電子圖紙; 電子檔案; 規范化; 管理流程; 措施

1 加強電子圖紙檔案管理的意義

伴隨當前時代的發展，傳統的圖紙管理方式和模式已經無法與電子圖紙檔案管理的工作相適應，因此需要重視加強改進和優化，對以往的管理模式進行創新，依照工程項目的實際要求進行管理，依照工藝流程來完善檔案，在進行檔案管理方面，需要注意加強電子圖紙和紙質圖紙的對應性，將電子圖紙錄入數據庫當中，將原有的紙質圖紙進行封存，進行權限設置，通過權限來約束相關操作人員調用電子圖紙。這樣不單單能夠方便人們查閱和瀏覽電子圖紙信息，也可以保證電子圖紙的保密效果。只有逐步優化管理模式和方法才能進一步保證管理流程的規范化[1]。

2 電子圖紙檔案管理的具體特點分析

當前我國很多國有企業在內部管理過程中都逐步引入電子檔案的信息化管理，在管理時，通過實物虛擬化，進一步減少人力物力的消耗，提升電子文件、電子圖紙的管理效果，轉變了原有的工作方式。首先這種電子信息化的管理脫離了紙質的形式，通過數據的方式將所需的電子圖紙檔案、電子文本等存儲到數據庫當中，以便后續進行查閱，具有更強的共享性和開放性。另外電子信息檔案管理系統具有強大的功能，可以快速地對一些集成數據進行處理，讓企業的內部管理效率提高，而通過這樣的輔助管理模式和軟件可以讓工作人員在電子圖紙電子檔案管理方面的工作強度大幅度降低，然而需要注意的是在航空航天企業很多數據和圖紙信息是具有保密屬性的，需要注意在進行電子圖紙、電子檔案管理方面對涉密載體的管理進行強化，提升管理效果。

3 電子圖紙檔案管理中的問題分析

3.1 不重視電子圖紙檔案管理工作

當前某些企業在進行電子圖紙、檔案管理方面不重視信息化的有效落實，只是將電子圖紙檔案管理工作認為是原有工作的延伸，是一種保管資料的事務性行為，不會對企業的后期發展有促進作用，所以很多企業在展開電子圖紙檔案管理方面，只是敷衍了事。一些基層的電子圖紙檔案管理人員的態度亦是如此，在思維上沒有重視加強電子圖紙檔案管理的探索與思考，常常由于疏忽而無法準確地對某些文件的內容進行把握，無法確認電子圖紙檔案的權威性和真實性[2]。

3.2 管理權限和管理范圍不明確

當前很多電子圖紙檔案在管理過程中出現的問題是管理權限和管理范圍不明確，很多電子檔案是各種資源虛擬化而產生的，尤其是航空航天企業電子圖紙檔案，都承載了很多精密器件的設計和制造要求。在管理的過程中，如果沒有有效地進行管理范圍的控制，不重視加密和定期備份，一旦管理出現漏洞，受到病毒等惡意干擾，無法保證電子圖紙檔案管理過程中資料的保密性，也無法保證電子圖紙檔案保管的長久性。

3.3 不重視圖紙檔案的保密等潛在問題

盡管當前很多航空航天企業在進行電子圖紙檔案管理系統建設過程中，由專業的軟件開發商進行維護，然而在實際進行電子檔案管理時也會出現一些病毒侵入、泄密或者被竊聽的問題，這些問題常常被工作人員忽視。很多電子圖紙檔案管理工作人員較為相信系統的安全性，不重視電子檔案的安全管理，如果出現問題很容易導致電子圖紙檔案泄密，原稿被破壞，與此同時在使用這些系統管理方面缺乏必要的維護手段，造成很多企業在合作和檔案交接的時候產生問題[3]。

4 電子圖紙檔案管理流程的規范措施

4.1 建立完善的檔案管理系統

要想保證電子圖紙檔案管理的規范化，首先需要重視對檔案管理系統進行優化，形成完善的控制體系，將電子圖紙檔案由原來的采集、歸檔，再到開發利用。整個流程都通過現代化的操作模式進行控制，形成不受時間和空間約束的模塊結構，這樣才能建立起不同功能屬性的子系統。在進行電子圖紙檔案管理的過程中，進一步了解相關的操作內容和具體流程，依照電子圖紙檔案管理的要求完善管理系統，確保電子圖紙檔案的規范化。

4.2 采取一體化的方式進行管理，讓圖紙整體的應用效率提升

電子圖紙檔案在設計開始到發放都需要進行專業化的管理，從管理角度而言，一定要注意保證電子圖紙檔案管理工作的有序進行，確保電子圖紙檔案的完整性，比如說在進行航空發動機電子圖紙管理方面，需要由專業的管理人員將電子圖紙整理起來，并且進行審核，錄入到系統當中。在管理時需要進行數字化處理，如果有其他部門人員對圖紙進行調用，需要首先審核相關人員的身份，做好保密工作，如果圖紙出現變更和修改，也需要做好相應的備份以便對后期管理提供參考和幫助，采取一體化的方式進行管理，以符合航空航天企業的應用需求，讓整體的應用效率提升[4]。

4.3 重視紙質圖紙與電子圖紙的結合，加強動態化管理

紙質檔案的動態化管理是航空航天企業發展過程中一個非常困難的問題，由于紙質圖紙檔案無法快速地進行更改，所以在進行管理方面一定要充分地掌握圖紙的變更規律，動態化的對圖紙進行管理，形成完善的紙質圖紙和電子圖紙管理體系。通過檔案部門來審核檔案資料，控制圖紙的更改，以方便管理部門全面地對圖紙進行管理，確保圖紙管理方面的電子檔案和紙質檔案動態化的進行管控，以促進技術的優化和革新，制定相應的管理規范，讓相關部門人員依照規范要求進行操作，再通過電子圖紙數據庫對備件圖進行查詢，核實電子圖紙和紙質圖紙。

4.4 加強館藏圖紙的電子化處理

沒有電子化、信息化之前的館藏圖紙進行處理時，很多企業只是進行單純的圖紙掃描，在掃描之后進行一定的處理，將有價值的圖紙進行存儲錄入數據庫，去掉一些沒有價值的圖紙，讓資源得以整合和實現。但是這樣的應用過程中可能會導致一些圖紙缺失，因此需要重視加強立體化的管理將原有的館藏圖紙進行整合，通過三維軟件使之形成一個立體化的模型構建，這樣不單單方便管理，還可以讓整體的應用效率全面提升，保障電子檔案的利用效率，優化傳統的管理方式，提升航空航天企業的現代化電子圖紙數據管理[5]。

結束語

伴隨當前我國的信息化發展水平逐步提升，電子圖紙檔案管理技術也需要逐步創新，與時俱進。隨著時代的發展，積極尋求新方法、新思路，豐富檔案保存和查詢的機制，不斷改善檔案服務職能，只有如此才能做好檔案管理工作。

參考文獻：

[1] 姜瀚博. 淺析電子檔案管理存在的問題及其措施[J]. 環球市場， 2016， 000（018）：245-245.

[2] 錢佳宜， 汪人杰. 圖紙檔案管理系統在船舶檔案管理中的應用[C]// 2014年中國造船工程學會MIS/S&A學術交流會議. 2014.

[3] 周燕婷， 黃洪健. 淺析底圖檔案管理中存在的問題及措施[J]. 機電兵船檔案， 2015， 000（004）：55-57.

[4] 李厚偉 周靜 鄧龍 溫燕夢 陳明麗 梁紹強. 肇慶氣象行政許可檔案管理工作的規范化——以防雷行政許可檔案管理為例[J]. 廣東氣象， 2016（38）：54-56.

[5] 趙耀. 淺談電子檔案管理中幾個關鍵問題及其對策和建議[J]. 城市建設理論研究：電子版， 2015（20）：131-134.