加強事業單位人事檔案管理 有效促進人力資源開發

趙焜雷

摘 要：人事檔案管理是事業單位人力資源開發與管理過程中不可或缺的關鍵一環，也是了解單位員工基本履歷，實現人力資源優化配置的重要參考依據，因此，事業單位必須加強對人事檔案的管理，使人事檔案的價值得到充分發揮。本文筆者就對加強事業單位人事檔案管理，有效促進人力資源開發進行了分析和探究。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;人力資源開發

近些年，我國社會經濟發展速度不斷加快，在這一時代背景下，事業單位對人力資源開發以及人事檔案管理工作的重視度也逐漸提升，重點關注人才的流動與利用狀況，通過科學有效的人事檔案管理工作，可為單位人力資源的合理開發提供參照。但是，從當前的現狀來看，我國事業單位人事檔案管理的整體水平并不高，還存在諸多細節問題，仍需在實踐中不斷改進和優化。

一、人事檔案管理與人力資源管理的概述

所謂人事檔案管理，指的就是對員工所開展的相關工作及其具體信息進行詳盡記錄，包括對員工所在崗位的優異表現、相關工作經歷等進行記錄，這一過程需要交給專業素質較高的管理人員負責，人事檔案管理者需要對所有人員的具體信息進行完整統計、匯總和保存。由于單位人員的流動性較大，因此，人事檔案信息也始終處于流動變化的過程中，每天都需要對大量的信息進行記錄。人事檔案管理工作的主要特征就是資料信息的完整性、真實性要求較高，同時還要求確保文件的機密性。科學有效的人事檔案管理工作可為事業單位提供全面而準確的人才檔案信息，從而為人才的合理開發與利用提供支撐和保障。人力資源管理指的就是采用科學的方法，依托一定的人力、物力，對人才進行科學培訓、合理調配。人力資源管理的主要作用就是充分發揮出個體的主觀能動性，實現對人才的優化安排，確保每個崗位都有最為合適的人才，進而提高單位的整體工作效率，促進組織發展目標的實現。人力資源管理的重中之重就是人才的合理開發和利用。

二、事業單位人事檔案管理中存在的主要問題

（一）管理人員綜合素質偏低

當前，我國已經成功步入到大數據時代，大數據在為人事檔案管理人員帶來便利條件的同時也對其專業技術水平提出了更高的要求。電子化檔案管理已經逐漸代替了傳統的檔案管理模式，這就更需要具備較高信息技術素養與能力的專業人員來負責人事檔案管理工作。但從目前的現狀來看，我國很多事業單位的人事檔案管理人員都不具備熟練運用信息技術的能力，對各類現代化管理軟件的學習也不夠到位，這就導致人事檔案管理工作效率和質量無法得到有效提升。

（二）信息化建設有待加強

從整體上來看，我國事業單位人事檔案管理仍然停留在傳統管理方式階段，以人事檔案的查找為例，管理者需要按照查找者提供的具體信息，通過書本檢索的形式對案卷進行逐一查找，最后再進行人事檔案資料的調閱，這一過程涉及到的工作較為繁雜，需要耗費較多的時間和精力，這就極大地降低了人事檔案管理效率。

三、加強事業單位人事檔案管理，有效促進人力資源開發的對策

（一）提高檔案管理人員的綜合素質

人事檔案是員工個人信息的基本載體，也是事業單位的重要資源。所以，單位領導必須高度重視人事檔案管理工作。現階段，許多事業單位負責人事檔案管理工作的人員都并非專業的檔案管理人才，且這些人員外出學習和培訓的機會也非常少，鑒于此，事業單位主管部門必須根據人事檔案管理工作的特點，加強對人事檔案管理者業務素質的提升，定期組織其參與各種學習與培訓活動，從而提高其業務素質與能力，使其熟練掌握人事檔案管理的現代化工作方法，能嚴格按照要求進行檔案資料的收集、整理、保存和利用。

（二）強化人事檔案管理的信息化建設

事業單位應注重更新和改進檔案管理模式與方法，積極朝著信息化、數字化管理的方向發展。傳統的檔案管理一般是采用人工管理的模式，整個管理過程效率較低，且檔案的存放需要占據較大的空間，實用性不強。要改變這一現狀，單位的人力資源管理部門就必須在檔案管理信息化建設上投入更多的人力、物力和財力，積極學習和引入國外先進的電子檔案管理技術。另外，還要注重對檔案材料收集的規范，結合檔案管理的基本要求，確保檔案資料收集的完整性，及時將人員的相關信息錄入到計算機之中，構建一個完善的人事檔案管理信息數據庫，進而最大化提升檔案管理的科學性與準確性。

（三）更新觀念，完善人事檔案管理制度

首先，事業單位要做到與時俱進，及時了解與當今時代發展趨勢相符的人事檔案管理理念，在人力資源開發過程中嚴格樹立重視人事檔案管理的思想意識。其次，應將人事檔案管理納入到事業單位的年度發展規劃之中，出臺切實可行的人事檔案管理人員培訓制度，進一步細化人事檔案管理的相關規范條例，確保所有管理人員都能明確人事檔案管理的標準流程及其細則，并能嚴格將自身所負責的管理任務落到實處。

四、結語

綜上所述，對于事業單位的發展來說，人事檔案的管理是至關重要的一項工作，只有做好此項工作，才能促進單位人才的合理開發與利用。但目前大部分事業單位在人事檔案管理上都還存在管理人員綜合素質偏低、信息化建設不到位等問題，需要進一步提高管理人員的業務素質與能力，并加大在信息化建設上的投入，這樣才能實現人事檔案管理水平的有效提升，從而推動單位人力資源的優化開發。

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