論企業轉型與企業檔案管理轉變之互動

武瑛

摘要：市場變化迫切需要企業轉型，由此帶來新型社會實踐活動的開展，這要求企業必須及時修訂歸檔范圍、增設檔案類目等，同時，還要求提升企業檔案管理制度的性質與地位、重視企業檔案的知識管理、建立和完善基于檔案數據的信息化平臺以及重視檔案數據挖掘等，這些是企業檔案管理的重大轉變，也是影響和決定企業轉型能否成功的重要因素，需要企業檔案數據的深度加工利用。

關鍵詞：企業轉型;企業檔案管理;國家電網

自改革開放實行市場經濟以來，我國的企業轉型不斷深化，供電企業也不例外。黨的十九大提出了“推進能源生產和消費革命，構建清潔低碳、安全高效的能源體系”，國家能源發展重心已經從解決能源供應不足問題轉變為推動能源綠色發展、提高能源利用效率，保護生態環境。綜合能源服務是滿足客戶多元化能源生產與消費需求的新型能源服務方式，是推動清潔能源發展、實現能源效率利用最大化、降低能耗水平的重要解決路徑。因此，國家電網公司全行業開展綜合能源服務新型業務，逐步建立健全競爭性業務鏈條和體制機制，既契合國家能源發展戰略，也能為公司發展注入新動力、新空間。

當供電企業轉型為綜合能源服務商，企業檔案管理是否進行轉變呢？筆者認為，這不僅是企業檔案管理的問題，更是關系到企業轉型能否成功的關鍵所在。

企業轉型及其內容

1.企業轉型

企業轉型是指為適應改革發展、市場變化等方面的需求，努力提升企業在市場中的競爭力，主管部門或企業自身作出的戰略調整。我國的企業轉型原本主要是指原有的國有企業轉型。我國原有的國有企業，是在計劃經濟中成長起來的，改革開放后隨著市場經濟的推行，國有企業的發展遇到了前所未有的困難，如何克服困難，讓這些國有企業在市場經濟大潮中同樣具有強大的生命力，這必須加快國有企業轉型。事實上，民營企業在發展中同樣存在轉型問題。所以，轉型升級是企業發展的必然選擇，創新、發展、謀變是企業的生存之道。

2.企業轉型內容

企業轉型不僅是單一內容的變化，不同企業其轉型內容可能也不同。概括來說，企業轉型內容主要有以下幾方面。

（1）產業結構轉型

注重新興產業發展，調整產業結構是企業轉型的重要內容。就國家而言，需要扶持新興產業;就企業而言，應該充分利用國家扶持政策、資金支持，把握新興產業發展機遇。

（2）積極創新

創新是企業發展的不竭動力，只有不斷創新，才能永遠擁有強大的競爭力，若缺乏創新，便會陷入同質化的惡性競爭，最終被淘汰。市場經濟應充分發揮企業創新的主體作用，積極引導和支持創新要素向企業集聚，促進科技成果向現實生產力轉化，企業創新主要涉及科技創新、供應鏈創新和營銷創新。

（3）服務提升

市場經濟中的企業經營并不是一銷了之，而應不斷重視和提升售后服務以贏得客戶。市場經濟完全不同于計劃經濟，計劃經濟因商品短缺，表現為賣方市場，而市場經濟中競爭充分，商品總體充足，主要表現為買方市場。所以，市場經濟中企業如果不重視提升服務，就會被客戶所拋棄。

企業轉型客觀要求企業檔案管理的轉變

企業檔案是企業各項活動開展中形成的具有保存價值的真實歷史記錄，是企業展示其歷史進程、過去成績的憑證。企業轉型中，無論是產業結構轉型、積極創新、服務提升、商業模式再造，還是關注點轉變，都意味著企業拓展了不同以往的社會實踐活動，而現代社會實踐活動的開展都是以文件為基礎，同時會把活動開展中形成的數據與信息記錄下來，因而，企業轉型必然形成有保存價值的真實的歷史記錄，即形成新型企業檔案，這要求企業檔案管理必須進行相應轉變。所謂綜合能源服務，就是改變過去單一的供電服務，發展為電力、燃氣、冷、熱、風電、光伏和儲能等多元能源服務，綜合能源服務具備高度市場化特征，與傳統的供電服務在服務內容、服務模式、服務流程上有顯著區別，其基礎轉變主要有以下幾方面。

1.修訂歸檔范圍

歸檔范圍是一個單位制訂的用于指導其活動開展中哪些文件應當歸檔、哪些無需歸檔的依據性文件。因此，歸檔范圍是一個單位基礎性檔案管理制度中歸檔制度的重要內容，供電企業從單一的供電服務轉型為綜合能源服務商時，由于開展了若干新型的業務活動，必將形成許多新的文件，這些文件是原先歸檔范圍中不可能包含，但許多是有價值的，應當歸檔保存。為此，需要我們需要認真研究每一項具體綜合能源服務活動的開展內容與流程，并明確其歸檔范圍。這是綜合能源服務開展初期中，需要企業重視的一項檔案管理制度建設。

2.增設檔案類目

綜合能源服務與單一供電服務差別很大，其形成的檔案，無論從內容、形成規律還是未來查閱利用的規律與要求上，都存在較大差異。為此，我們需要為這些檔案專設類目，或者是在大類中設置綜合能源服務類檔案，下設不同能源服務對象屬類，或者是在原有的業務檔案大類下設屬類，再根據不同能源服務對象設置小類，其分類標準或方法也應根據綜合能源服務檔案的具體特點確定。并且，在檔案分類表中，伴隨增設的檔案類目，應給予相應的類號。

企業轉型成功依賴于企業檔案管理轉變

1.企業檔案管理應更好服務于企業核心業務

檔案工作是一項基礎性和服務性的工作，它的地位取決于其作用的發揮。所以，檔案工作應圍繞中心工作開展，發揮其更大的作用，這是檔案工作努力和服務的主要方向，也是檔案事業能否更好發展的關鍵。企業檔案工作也不例外，所以，企業檔案管理應更好地服務于企業核心業務地開展，必須讓企業檔案在核心業務的開展中發揮出更多的作用，才能讓企業領導體會到企業檔案工作的重要性，也才能為企業檔案工作的開展爭取更多的資源。

2.企業轉型成功依賴于企業檔案管理轉變

（1）企業檔案是企業業務順利開展的必要條件

企業檔案既是企業歷史進程、過往成績的真實記錄，是企業維權的法定證據，又是企業業務得以順利開展的必要條件。綜合能源服務檔案，既是綜合能源服務開展中形成的真實歷史記錄，又是綜合能源服務得以繼續順利開展的必要條件。因而，供電企業轉型為綜合能源服務商后，必須重視企業檔案管理的相應轉變。只有這樣，才能為綜合能源服務的開展奠定良好基礎。

（2）提升企業檔案管理制度的性質與地位

為進一步保障企業檔案助力企業創新與發展，應當把企業檔案管理制度作為企業業務管理制度的一項重要內容對待。應當認識到企業檔案管理制度的雙重性，它既是一項檔案管理制度，又是一項企業業務管理制度，促進和保障企業檔案在企業核心業務開展中的作用，具體來看，把綜合能源服務中文件形成、積累、整理與歸檔等納入綜合能源服務工作計劃與流程的組成部分，作為職能部門和相關人員的職責考核指標。

（3）重視企業檔案的知識管理

知識管理本是因企業創新與發展的需要而產生的，它是創新與發展環境下企業管理的基本范式，知識管理與一般意義上的信息管理存在許多不同。應當重視隱性知識的顯性化，讓重要的隱性知識固化于載體上，在創新與發展環境下，無論在業務還是客戶方面，企業檔案管理應當加強隱性知識的檔案化建設，以此支持企業的創新與發展。另外，應當倡導以知識管理為導向的檔案管理和以檔案管理為基礎的知識管理，知識不固化，知識管理便不能順林落地。

（4）建立和完善綜合能源服務信息化平臺

基于綜合能源服務檔案數據，建立和完善綜合能源服務信息化平臺，平臺分為兩級部署。屬地搭建業務平臺，具備能效在線監測與診斷、設備代維、能源托管、需求響應等具體業務功能;省級建立大數據分析平臺，匯集各地業務平臺數據，具備大數據分析展示、策略制定、業務管控、跟蹤評估、信息交流、項目合作等功能。

以上企業檔案管理轉變內容，既是企業轉型的產物，也是企業轉型成功不可缺少的保障之一，并且互為影響。