剖析人事檔案管理工作中的問題和改進(jìn)策略

楊 輝

（洮南市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心 吉林省白城市 137100）

人事檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性以及機(jī)密性，所以必須要注重檔案管理，迅速處理管理過程中碰到的問題。檔案是寶貴的資源，將所有的人的信息都承載，檔案管理也包括充分利用檔案資源。當(dāng)前，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科技的日益進(jìn)步，人事檔案管理方法不能一成不變，必須要積極創(chuàng)新，這樣才可以明顯提高管理工作效率。

當(dāng)前人事檔案管理工作存在的主要問題

檔案管理總體工作水平不高，不利于人力資源科學(xué)配置。企業(yè)的檔案管理人員多數(shù)都未接受過專業(yè)的培訓(xùn)教育，幾乎不了解檔案管理的工作程序以及基本知識(shí)等等。有些企業(yè)沒有建立獨(dú)立的檔案管理室，更加沒有安排專門的檔案管理人員，有些企業(yè)缺乏豐富的人事檔案材料，內(nèi)容不全面，過于空泛，尤其是一些私企人事檔案管理長(zhǎng)期處在混亂的狀態(tài)，認(rèn)為工作記錄就是人事檔案[1]。并且企業(yè)人事檔案管理利用依舊不集中，相對(duì)分散，常見的管理有職工檔案人力資源管理以及干部檔案組織部管理等等，以減少檔案管理工作水平。

檔案管理不能與電子信息技術(shù)全部對(duì)接，無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展形勢(shì)。現(xiàn)如今，多數(shù)企業(yè)在人事檔案管理還是普遍應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理方法和管理模式，檔案管理室尚未配置最新的存儲(chǔ)設(shè)備，尚未構(gòu)建檔案電子信息臺(tái)賬，也尚未優(yōu)化電子檢索功能，更加沒有安排專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員，造成檔案管理工作不先進(jìn)且無序。

檔案管理評(píng)估體系有待健全，管理效率和專業(yè)技能較低。對(duì)于階段性以及過程性總結(jié)檔案管理工作來說，其重點(diǎn)在于檔案管理評(píng)估工作，許多企業(yè)在制定檔案管理評(píng)估體系時(shí)都沒有充分考慮檔案管理工作流程以及工作特征，造成不利全面掌握和科學(xué)分析檔案管理工作實(shí)際狀況，很難合理制定出具有可行性的工作完善方案，在很大程度上勢(shì)必阻礙企業(yè)檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

企業(yè)人事檔案管理的有效改進(jìn)措施

提高人事檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)技能。要想高效強(qiáng)化人事檔案管理工作，必須要不斷提高人事檔案管理意識(shí)。首先，應(yīng)該從思想層面上對(duì)人事檔案管理工作引起足夠的重視，準(zhǔn)確意識(shí)到人事檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜，只有從思想上真正重視，才可以促進(jìn)具體實(shí)施的改善。其次，就人事檔案管理工作來講，其要求管理人員必須要具備較強(qiáng)的專業(yè)技能，所以加強(qiáng)管理人員的專業(yè)技能是不可忽視的。對(duì)于檔案管理人員，需要積極開展有關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和法律培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)豐富的檔案管理知識(shí)，對(duì)人事檔案管理工作做出正確的指導(dǎo)，進(jìn)而迅速適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)對(duì)人事檔案管理提出的最新要求。

完善與規(guī)范原材料搜集，落實(shí)基礎(chǔ)工作。在人事檔案管理工作中首要步驟和基礎(chǔ)環(huán)節(jié)是搜集人事資源原始資料，必須要確保人事檔案管理的完整性和真實(shí)性，需要重視原始數(shù)據(jù)收集工作。首先，需要優(yōu)化人事檔案材料，如果發(fā)現(xiàn)檔案與規(guī)范要求不相符或者遺漏信息的情況，必須要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行補(bǔ)充，及時(shí)搜集缺少的材料。其次，需要加大人事檔案管理重要性的宣傳力度，正確引導(dǎo)每個(gè)部門工作人員主動(dòng)配合做好檔案管理工作，不斷優(yōu)化原始資料搜集工作，建立寬松的人事檔案管理環(huán)境，使信息收集途徑從單一變成多樣化，對(duì)信息真實(shí)性進(jìn)行科學(xué)把控，以構(gòu)建完善的原始資料搜集體系，為保證將來人事檔案管理工作順利實(shí)施提供有力的保障。

建立系統(tǒng)全面的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，朝著動(dòng)態(tài)管理人事檔案信息方向發(fā)展。近年來，在網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，當(dāng)前的人事檔案管理工作也必須要及時(shí)跟上時(shí)代的發(fā)展變化，努力適應(yīng)于現(xiàn)代化信息化管理要求，建立系統(tǒng)全面的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的合理化與信息化，減少工作時(shí)間，顯著提升認(rèn)識(shí)人事檔案管理水平[2]。因此，需要不斷創(chuàng)新和變革當(dāng)前的人事檔案管理工作方法以及工作模式，注重必要的資金投入，盡可能多研發(fā)運(yùn)用新的手段，通過完善的數(shù)據(jù)庫(kù)功能對(duì)人事檔案進(jìn)行分析且記錄，而且加強(qiáng)分析資源信息的能力，大幅度提升人事檔案管理效率與服務(wù)水平。

優(yōu)化人事檔案管理制度建設(shè)，全面發(fā)揮功能。人事制度變革直接關(guān)乎到人事檔案管理工作的開展。事實(shí)上，人事檔案管理屬于內(nèi)部管理事務(wù)，必須要合理制定相應(yīng)的工作制度以及工作職責(zé)，進(jìn)而科學(xué)指導(dǎo)人事檔案管理工作正常開展，首先，需要全面掌握和重視單位自身的總體建設(shè)情況以及人事檔案管理工作特征。比如：就黨校來講，其人事檔案管理工作傾向于保護(hù)人事檔案歷史痕跡信息[3]。因此。在制度制定過程中需要結(jié)合原來人事檔案管理的現(xiàn)狀，建立全面的制度，其中，制度內(nèi)容包括原始材料借閱以及搜集等等，而且在具體管理中積極實(shí)行，保證管理工作穩(wěn)定進(jìn)行，將其各項(xiàng)職能全面發(fā)揮出來。

總而言之，在時(shí)代不斷發(fā)展的背景下，人事檔案管理需要及時(shí)適應(yīng)現(xiàn)代管理化的有關(guān)要求，改變檔案管理觀念，不斷延伸服務(wù)職能，這樣才可以在人事檔案管理中發(fā)揮出至關(guān)重要的作用，企業(yè)對(duì)人事檔案管理的重要性有更加深刻認(rèn)識(shí)，人事檔案管理工作效率的高低直接關(guān)乎到企業(yè)今后的發(fā)展與人力資源配置。為了可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的蓬勃發(fā)展，必須要做好人事檔案管理工作。