水電站監理信息管理實踐分析

王旭洋

(遼寧水利土木工程咨詢有限公司，沈陽 110003)

大型水電站建設存在非常多的合同項目和參建單位，實踐工程中產生的合同文件、技術資料、設計方案等較多，這就要求監理機構能夠有效的處理巨量的信息[1]。因此，為提高監理機構的工作質量和工作效率必須做好信息管理工作，只有利用好、管理好監理信息才能充分發揮工程建設中監理信息管理的重要作用[2-4]。

1 水電站監理信息管理

1.1 管理措施

工程建設的全過程中應始終貫穿信息資料管理工作，這也是監理工作的重要組成部分，其中所有參建單位的信息資料、報表和往來文件等為銜接各階段工程建設的信息資料。為了更好的做好信息管理工作，監理機構應依據實際工作要求以及合同約定，重點開展以下工作：①設置信息管理人員和管理組織機構，制定相應崗位職責和部門職責；②結合信息管理內容制定查閱、移交、分類、歸檔、整編、收集、保管、復制等制度，全面識別信息管理內容；③制定文件傳遞、簽發、校核、打印、起草等資料管理程序以及送閱、簽發、歸檔程序；④報表、文件格式的明確，采用業主規定的統一標準格式作為常用報表、報告格式，文件格式應遵循份數、字體、版式、紙型、日期、密級、抄送、主送、關鍵詞、標題、簽發以及文號等監理公司發布的公文管理格式；⑤為明確內部分類歸檔方案構建監理信息編碼體系、目錄分類清單；⑥建立計算機輔助信息管理系統及信息查詢、歸檔、保管、整理、分析、采集系統。

1.2 信息文件分類

水利樞紐工程主要包括以下監理信息文件：體現工程建設的影像資料、照片，監理記錄、日志、指令，監理活動中形成的各類電子臺賬、報表、文函，監理合同執行報告、專題報告以及階段驗收和合同驗收報告，監理月(季、年)報，監理實施細則、實施規劃等。

根據不同的合同類型，監理機構將承監項目進一步分為房建、砂石混凝土、地下和籌建工程4大類，為便于檢修、歸檔需要分類編碼監理文件信息。其中，通知、報告、通報、計劃批復、會議紀要、經濟意見、技術措施批復、監理周報、質量月報、綜合月報等縮寫成“TZ”、“BG”、“TB”、“JHPF”、“HYJY”、“JJYJ”、“JSPF”、“JLZB”、“ZLYB”、“ZHYB”。以“TZ”為例，房建、砂石混凝土、地下和籌建工程的文件信息編碼依次為：BHT/FJGC-TZ-日期-年份、BHT/SHGC-TZ-日期-年份、BHT/DXGC-TZ-日期-年份、BHT/CJGC-TZ-日期-年份。

1.3 信息的收集整理

各級監理人員應與工程建設同步開展信息收集工作，全面記錄并及時收集相關信息，以真實、可靠的監理信息反映全過程監理工作，圖1反映了信息反饋與收集流程。

圖1 信息反饋與收集流程

依據信息文件類別、工程部位和施工合同等分類整理監理過程中形成的信息文件，并對信息文件的完整性、相關說明、內容和質量進行檢查，電子臺賬要及時更新，信息文件質量及格式要符合檔案管理、業主和公司有關信息要求。按照標準的格式由相關單位和人員規范填寫信息文件中的內容，并符合書寫規范、填寫完整要求。對于需要說明的影像資料、工程照片等信息文件，應輔以必要的文字說明。實質上，信息管理的基礎工作是對收發文的大量處理，圖2反映了監理收發文審批及擬稿程序。

圖2 監理收發文審批程序

1.4 信息文件移交歸檔

監理機構實行統一的信息文件管理，對監理信息文件的臨時管理和歸口管理應由各部門信息員和檔案管理員負責，對于具備移交條件的要及時移交檔案管理員保管。按月移交影像資料、工程照片及旁站監理記錄。遵循以下原則移交其余監理信息文件：對于建設工期不足1年或>1a的項目，實行完工后一次移交和年度移交[5]。

監理信息文件移交清單應與移交文件完全對應，待清點檢查無誤后由接受人員簽字確認。對各部門移交的監理信息文件監理機構檔案管理人員要檢查驗收、妥善保管，若信息文件不符合歸檔要求應決絕接受。在整理和檢查驗收過程中監理機構檔案管理人員應及時指出所發現的問題，按照要求相關部門認真整改。結合業主檔案管理要求監理機構檔案管理人員對監理信息文件實行歸檔、立卷，為更好的完成以上工作各部門信息員應結合實際需要配合完成。根據業主要求和規定的時限及時將需要移交給業主檔案室的監理信息文件進行移交，并充分考慮公司要求及監理執行合同，將需要移交公司的監理信息文件向公司檔案管理部門移交。為進一步提高監理機構工作質量和效率，由監理機構檔案室歸檔主要用于備查的監理信息文件，對監理信息文件的銷毀、保存時限應嚴格執行業主及公司的有關規定。圖3反映了監理資料的整理、歸檔、移交、整編和審核流程。

圖3 監理資料整編移交流程

2 先進的信息管理技術

目前，先進的水電站監理信息管理工具有局部網服務器、電子文件柜及支護預警系統等，這顯著提高了監理信息管理工作效率，并取得良好的應用效果[6]。

2.1 電子文件柜

水電站建設信息量大、監理合同多，監理工作貫穿于項目建設的全過程，為了能夠有序順暢的流轉往來文件以及做好信息管理工作，監理機構應按照文件標識及類別，充分考慮監理合同逐步建成電子文件柜。電子文件柜主要是應用“超鏈接”功能和Excel軟件平臺，在Wrod文檔之間建立多個工作表或同一工作表的電子文件柜系統，結合Excel的計算公式、函數、數據清單、數據篩選、宏、排序、查找等功能系統，以較低的成本、簡單的操作實現信息資源的有效管理，切實提升信息應用和管理效率[7]。

電子文件柜可以顯著降低二次檢索和處理信息、文件的工作量，對信息管理規范化以及提高監理機構工作質量具有積極作用。

2.2 局域網服務器

局域網服務器建設主要有網絡連接與調試、用戶賬戶設置、框架結構設計、操作系統選擇與安裝、硬件設施組裝等環節，其中框架結構設計和操作系統選擇屬于核心環節，設計、選擇時應考慮服務器的功能需求與主要用途。監理機構服務器的主要目的是提高工作效率，使得文件的調用和存檔更加方便，一般用于資源共享、資料查詢和文件管理等領域。此外，局域網服務器有利于降低監理機構工作成本，實現無紙化辦公，局域網服務器的建立可以更加充分的發揮電子文件柜的作用，搭建更加可靠、便捷的共享平臺。

2.3 支護預警系統

支護預警系統主要是利用網站編輯、服務器應用和Excel軟件數據處理等功能開發而成的軟件系統，主要有預警信息網站發布、數據處理結果轉換為網頁、Excel數據收集處理3個板塊。在地下洞室施工過程中，該系統可以預警提醒工程的支護情況，并為工程人員采取支護措施提供及時、準確的提醒，從而保證施工安全。支護預警系統充分發揮了監理信息的作用，有利于施工進度的監控和協調。

3 信息管理現存的問題與對策

信息管理現存的問題：①專業信息員人才隊伍，因業內工程特性長期保持固定，信息員崗位更替較為緩慢，長期在一個崗位上使其工作主動性降低；②專業技能、知識更新不及時，以往的監理工作中通常忽視信息管理，對信息管理員的專業技能、知識學習缺乏長期有效的培訓，這使得其具有專業不熟、業務不精的現象；③由于無法直接產生信息管理效益，施工單位往往對信息文件的審批、核稿、擬稿不仔細，對文件編報的嚴謹性不重視，未按照規范化格式填寫內容，在流轉過程中普遍存在信息、文件辦理不及時、缺項、失真等現象。

針對以上問題可以采取的對策建議有：①加強現場監理與信息員的交流，建立激勵考核機制增強信息員的工作創新性、積極性，條件允許時可以實行崗位輪換制；②通過相互交流、專業培訓等方式使得信息員不斷掌握新技能、學習新知識，增強其工作規范性和專業性；③施工單位要從思想上高度重視信息管理工作，充分認識其隱含的效益，切實提升信息、文件管理質量，以形成更加完整、全面的管理體系。

4 結 論

在水電站建設過程中監理信息管理發揮著重要作用，先進的管理軟件和規范化管理系統的應用，不僅顯著提高了工程管理效率、減少了信息員的勞動強度，而且保證了項目預期目標的實現，初步探索了規范化和科學化監理信息的管理模式，其具有一定的推廣與使用價值。