探索事業單位檔案管理的創新思路

陳丹

（四平市體育館 吉林 四平 136000）

引言

一直以來，檔案管理工作在事業單位全部工作之中都有著十分重要的地位，由于事業單位工作的特殊性，檔案管理工作往往會直接影響到事業單位其他工作的開展質量和準確程度，所以在新時代環境下，事業單位在進行其他事業改革創新過程中，也需要加強檔案管理工作的創新，進一步挖掘檔案管理工作中的資源價值，為事業單位發展策略的制定、工作方式方法的完善提供有力的信息資源支持。

1 事業單位檔案管理的主要工作內容

1.1 檔案資料的收集

檔案資料的收集工作是事業單位檔案管理工作中最為基礎的工作內容之一，所以對于事業單位檔案管理工作的創新，必須先從檔案資料收集環節進行開展。在進行檔案資料收集過程中不僅要關注工作的效率，保持時效性，更要確保檔案資料收集的質量和價值，全面避免檔案資料收集的不完整、不準確、不及時的問題。在進行檔案資料收集過程中，要求檔案管理人員必須保持與各職能部門之間的業務溝通，制定出規范的資料收集程序，提高全體部門對于檔案完整性的重視[1]。

1.2 檔案資料的整理

檔案收集之后將進入到資料整理步驟，主要是對檔案資料進行分類建檔，將所收集來的各個檔案資料根據不同的業務類型編制成文檔，確保整個檔案資源的條理性和規范性。而且在進行檔案資料整理過程中，整理質量將直接影響到檔案資料未來的功能使用上，如果檔案整理缺乏規范性就會導致檢索受到干擾，降低檢索工作效率，使檔案管理工作難以發揮出真正價值[2]。

1.3 檔案資料的鑒定

對于檔案資料的價值鑒定，需要工作人員具備專業化職業能力，檔案資料保存時間的長短和保存的等級都需要依靠工作人員專業技術水平來進行價值鑒定，所以檔案資料的鑒定工作將直接影響到檔案資料的保存質量。由于事業單位所涉及的檔案數量和種類較多，對于檔案資料的鑒定會成為檔案管理人員最大的工作挑戰之一，要求檔案管理人員必須結合檔案資料實際價值和相關規章制度對檔案進行鑒定和處置，必要情況下也需要向部門提出增加檔案存儲空間等相關規劃建議，進而確保檔案管理的質量水平[3]。

1.4 檔案資料的保管

對于檔案進行保管經常需要與其他業務部門之間進行合作才能夠確保事業單位全部檔案資料都能夠得到有效保管，比如關于財務檔案，需要檔案管理部門與財務部門進行密切配合，將財務部門日常工作中所生成的各類財務資料進行有效整理和歸檔，確保財務資料完整性和及時性，同時也要確保與財務相關的保密資料的安全性，提高檔案資料保管的力度水平[4]。

2 事業單位檔案管理的創新思路探索

2.1 加強雙重管理機制建設

在進行事業單位檔案管理過程中進行雙重管理機制主要是指既要對檔案管理工作人員進行制約，也要對事業單位負責檔案管理工作的領導進行制約。檔案管理工作人員作為事業單位檔案管理工作的主體，是管理制度管理的重要對象，強化對具體工作人員的責任落實，是確保檔案管理工作創新水平提升的重要途徑；對領導人員進行制約管理能夠提高管理者對于事業單位檔案管理工作的關注度，發揮出領導帶頭作用，全面保障檔案管理工作的創新水平，也能夠使事業單位在開展其他工作時給予檔案管理工作更多地重視，使其獲得更多的資源和政策保障[5]。

2.2 落實分卷立冊管理模式

分卷立冊的檔案管理工作模式是目前常用的檔案管理模式，這一管理模式的創新思路來自事業單位人事檔案管理工作經驗，將檔案管理內容分為不同的組成部分，按照組成部分的內容核心對資料進行收集和填充，這樣可以有效確保事業單位檔案管理工作內容的完善性和細致性，提高檔案管理工作的質量。具體所采取的措施是對檔案資料進行登記和建設、準確記錄檔案資料的變更信息、建立檔案資料注銷制度、對單位各類年檢資料進行收集整理、對各類公告性資料進行收集整理等，這些內容將會涵蓋事業單位全部工作，所以通過有效收集整理將為事業單位開展持續性工作提供有力的材料信息支持。

2.3 加強資源政策傾斜力度

檔案管理工作的創新離不開資源、政策的支持，給予檔案管理工作創新充沛的資金投入和政策保障，能夠使檔案管理工作發展建設過程中，獲得更好的條件支持。事業單位可以積極向政府部門提出申請，尋求更多的資金保障，通過加強資金投入，確保檔案資料的完整性。建立起檔案管理責任機制，加強檔案管理專業人員培養力度，利用有效的獎懲措施，既要強化工作人員的職業水平，也要對工作人員的職業行為進行約束規范，全面保障檔案管理工作的創新質量。

2.4 實現檔案管理信息建設

利用現代信息化技術手段來進行檔案管理工作的創新，使檔案管理工作在工作效率上和資源共享上都能夠獲得顯著地提高，這就要求相關工作人員必須提高現代信息技術的使用能力，將檔案資料轉變為信息數字資料，將紙質存檔轉變為電子信息存檔，全面提高檔案信息資源的共享能力和檢索效率，使檔案管理工作在創新的過程中實現現代化和高效化。

3 結語

總而言之，進行事業單位檔案管理創新建設必須結合時代發展環境以及事業單位工作特點，提高重視，強化創新力度，理清工作思路，在尋求資金、政策支持之下，利用先進信息技術手段，全面保障檔案管理工作的創新質量。