高校資產管理信息系統建設研究與思考

費曉妍

（山東大學青島校區資產與實驗室管理處 山東 青島 266237）

資產管理信息化就是用資產管理信息系統建立起所有資產的數據庫，實現資產的電子化、數字化、網絡化管理，是實現資產管理動態化的重要舉措。2015年，財政部下發《關于進一步規范和加強行政事業單位國有資產管理的指導意見》，提出了高校資產管理要依托行政事業單位資產管理信息系統，建立全面、準確、細化、動態的國有資產基礎數據庫[1]。2017年教育部發布的《教育部關于規范和加強直屬高校國有資產管理的若干意見》,強調：“高校應統籌設計、整體規劃、穩步推進國有資產信息化建設，充分考慮國有資產監管要求、內部控制環節、現有設施資源及未來業務發展變化，持續優化管理信息系統”[2]。

1 信息化建設對高校資產管理的意義

高校固定資產數量大、價值高、類別多，從資產購置到報廢處置需經多個環節進行審批。管理人員對資產管理的認識不盡相同，不按流程辦事或者操作不規范的情況時有發生[3]。依托資產管理信息系統，規范資產管理業務流程，開展資產管理事項網上審批等功能，逐步實現數據動態管理、實時查詢和綜合分析，利用條形碼技術實現資產的實時盤點，有利于提高工作效率、降低管理成本，實現高校資產管理的信息化、正規化和全覆蓋。

2 目前資產管理信息化建設存在的問題

2.1 資源利用不充分

落實國家“放管服”要求，學校將采購權限下放至各學院。各實驗室及課題組根據自身需求對50萬以下設備均可采取自行采購方式進行購買。由于學院和實驗室課題組之間缺乏有效的交流渠道，不可避免地會出現同種或同類設備重復購置的情況，導致資源互補不足，利用率不高。同時，各學院對設備采購沒有明確的管理模式，從參數論證、購置申請、發貨、驗收、使用等全過程缺乏有效監管，造成資源浪費，加大了學校相關部門的監管難度。

2.2 供應商準入不全面

各學院及用戶單位提交采購申請、簽訂合同都需要對接相應供應商，以保證采購環節完整、有效。由于設備采購種類繁多，可選擇的供應商也不計其數，這就導致很多單位采購完成后簽訂合同時無法在資產系統中找到相應供應商完成在線簽署，對后期入賬及報銷業務帶來不便。

2.3 與財務系統對接有漏洞

目前，資產管理服務信息系統未與財務預算系統實現對接，導致資產建賬終審時會出現項目已過期、經費不足等錯誤信息，影響入賬報銷進度。同時，資產管理服務信息系統與財務系統對接的一體化程度不夠，資產折舊清單無法從財務系統直接導出，終審通過后若財務信息出現異常也無法在財務系統中查到相應記錄。

2.4 資產標簽信息不完善

目前，資產管理服務信息系統中設備家具等資產標簽只有條形碼、名稱和編號，缺少設備入庫日期、型號、是否進口、二維碼、使用人及責任人等信息，導致資產清查效率不高，且責任落實到人困難較大。

2.5 資產管理人員信息化意識淡薄

目前，高校資產管理隊伍主要由各單位的兼職資產管理員擔任，缺乏相關專業知識，綜合素質參差不齊，在日常管理中只關注資產數據的記錄和存儲，不會利用資產系統對資產數據進行分析匯總，資產管理能力不高。

3 優化完善資產管理信息系統的方案與措施

3.1 增加同類資產提示及調劑功能

在資產購置環節，開放相應權限，增加同類資產提示及調劑功能。根據資產系統中資產的名稱、價值、類別等參數，自動生成可共享、共用、調劑的儀器設備清單發布到資產管理服務信息平臺中，避免同類儀器設備重復購置，優化資源配置，提高資源利用效率。

3.2 增加供應商準入功能

在資產購置環節，各學院及單位填寫供應商信息處自動彈出供應商準入系統提示，資產購買人可根據系統內容與供應商溝通相關信息，將供應商匹配入網。在合同簽訂環節資產購買人簽署后增加短信推送功能，提醒供應商完成網上簽署，提高合同簽訂效率，實現“網上辦、掌上辦”。

3.3 增加與財務系統對接模塊

增加與財務系統預算對接模塊，從資產系統中可了解經費預算情況，防止出現預算超支無法入庫問題。提高資產入賬、增減值、處置和折舊環節的對接深度，可自動導出折舊清單，實現資產和財務時時對賬功能。

3.4 完善資產標簽相關信息

完善資產標簽相關信息，增加資產入庫日期、型號、是否進口、使用人及責任人等信息。實行“一物一碼”，增加二維碼功能，通過掃描二維碼可自動生成資產相關信息、監控資產運行現狀。

3.5 增加資產管理員培訓模塊

資產系統在識別到更換單位管理員后，在新單位管理員系統中自動彈出資產管理員新手教程模塊，通過視頻鏈接及資產管理電子手冊說明等幫助資產管理員盡快熟悉各項基本業務，提高資產管理信息化意識，提高資產管理效率。

4 結語

總而言之，有針對性地根據系統需求對現有的資產管理服務信息系統進行優化，可以提高資產利用效率，推動高校資產管理信息化水平不斷提升，為高校資產管理服務信息系統信息化建設提供了經驗。