淺談當代檔案管理面臨的社會化問題

杜雪婷

摘 要：隨著科技的迅猛發展，在新時代檔案管理中也要體現出檔案信息資源的與時俱進性和先進性，同時檔案管理要體現出時代特征和地方特性。這就需要各個部門不斷優化管理水平來提升自己的管理能力。要有效保護檔案信息的隱私性和實時調整檔案資源的結構，對當代的檔案資源進行有效整合，本文將從當代檔案管理中出現的問題角度出發探討相應的解決措施。

關鍵詞：檔案 社會化管理 策略

隨著我國社會主義市場經濟的不斷完善發展，檔案管理工作不斷出現社會化的管理需求，尤其是近幾年來，隨著政府相關部門關于檔案管理信息資源制度的制定，我國許多檔案館開始執行這種有效公開的社會化管理模式。要想這種社會化的管理模式能夠得以有效地進行，這就需要我國檔案管理工作的領導及時制定出合理有效的措施來完善傳統的管理模式出現的問題進而提升自己檔案管理工作的效率與

質量。

1 當代檔案管理工作中出現的主要問題

1.1 信息結構特征不突出

在當今社會，我國的部分檔案信息資源的結構中還是沒有體現出時代和地方特色，與傳統的檔案管理相比，當代檔案的信息應該更加具有時效性和靈活性。但是從一些地方檔案館的工作人員反映來看，在當地的檔案館中甚至沒有保存檔案的二級機構。使有些檔案的信息來源不明確，難以反映出當地對于檔案管理工作性質的多元化管理，這樣就單一決定了檔案不能全面及時的反應新時代經濟社會發展的

全貌。

1.2 資源不能有效共享

由于一些檔案管理人員的疏忽或者是受自己經濟利益的驅使，違背了檔案保存的工作理念，出現一些具有保存收藏價值的檔案的流向問題，這也對相關檔案的信息的隱私性發出了挑戰使同一類型或者是同一檔案中的檔案信息出現資源分散的趨勢，其次檔案館對于接收專業檔案信息的力度不夠，拖延或者滯后這都對檔案資源得不到有效傳播;也使得一些專業性的檔案得不到及時保護，使有價值的有效資源訊息不能在專業領域得到共享。

2 當代檔案管理實現社會化的有效措施

2.1 建立切實可行的檔案經管平臺

通過網絡化的平臺經營，在對檔案進行短暫性存放和長效保存時能夠實現檔案資源的有效整合。它不僅僅是指同一檔案按照檔案的分類進行有效的征集，關鍵是對檔案中合理有效的資源信息進行有效的提取和整合。

例如要大力擴展檔案寄存工作的平臺讓其與經濟發展日益增長的形式相適應，更應該與當地檔案館的管理經營模式相適應，最大化便于檔案的管理與存放。同時各個相關部門也要緊跟科技的發展速度，建立電子化的檔案寄存目錄中心，能夠在檔案存拿取放置時能夠及時、明晰地找到檔案的寄存位置。這就要求檔案工作人員加強對于計算機知識的掌握和運用，熟知檔案管理的步驟和明晰網絡化管理的水平，利用便捷的電子化技術來實現檔案的網絡化管理。電子化的管理模式加強了工作人員的工作效率，有利于訊息資源的儲存與獲取，能夠提高管理人員的工作效率，實現對檔案的網絡化與社會化管理。

2.2 利用網絡平臺實現資源共享

檔案的社會化管理要實現資源信息的有效共享這就要借助網絡系統的力量，工作人員也要改變以前的傳統單一的管理模式，要更新或提高相關的現代化硬件設施，改善檔案管理工作的服務環境，工作人員也應該加強自己的應變能力，隨著社會化信息的無限流通，要對具有社會性、專業性的信息進行實時更新，提高傳播速度。同時工作人員要處理好檔案中信息資源的保密管理和開放共享的關系。為信息資源服務時要站在社會這個大環境下考慮信息資源的共享的時效性和有效性，讓自己從傳統式，言傳式的訊息傳播變得更加具有開放性，使資源能夠最大程度上實現共享。

在傳播專業性、新聞性的信息資源時要學會鑒別利害關系，在錄入專業性文件資源信息時更應該如此。為了使信息資源能夠共享便捷，其中離不開各個管理部門的管理工作，要做好信息的輸入錄入以及數據的整合與收集工作。

為了檔案管理工作的有效進行，政府與各個相關部門要大力發展相關檔案管理知識的人才，使其增加關于檔案管理工作的專業知識和對于現代化的管理認識，同時也要對一些專業性較強的信息有較強的敏感性，有著快速的訊息讀取、錄入信息的能力。管理部門也應該強化自己的管理運營模式對檔案工作的未來發展作出及時的制定與

規劃。

3 結語

綜上所述，要想我國的檔案社會化管理工作能夠有效進行，我國相關部門就要做到統領全局、總抓手的作用，進而層層遞進影響到相關工作人員，各級政府部門要敢于提倡信息資源的網絡化管理以及及時更新檔案工作的管理模式，地方工作人員一應該積極接收指標進而增強自己的網絡應用能力，要從根本上扭轉我國傳統的檔案管理理念，使其朝著管理模式社會化的方向發展。

參考文獻：

[1] 潘玉民，陳曉.地方檔案法規關于檔案中介服務規定的集成與分析[J].檔案學研究，2007（06）：45-50.

[2] 吳加琪.檔案中介組織：理論、實踐及發展前景[J].蘭臺世界，2006（03）：29-31.

[3] 胡星.我國檔案中介機構基礎理論研究綜述[J].北京檔案，2012（09）：13-15.