淺談辦公室實(shí)務(wù)

蘇秀娟

摘 要：辦公室是一個(gè)單位的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是單位溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐和橋梁，更是領(lǐng)導(dǎo)的直接參謀和助手部門(mén)。它所處的位置和工作性質(zhì)決定了辦公室是一個(gè)單位的核心部門(mén)，是參謀部、協(xié)調(diào)部和服務(wù)部，其基本職能是：參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)。辦公室工作千頭萬(wàn)緒、錯(cuò)綜復(fù)雜，這就要求辦公室成員要較高的綜合素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：辦公室;核心部門(mén);綜合素質(zhì)

如何處理好辦公室業(yè)務(wù)，使辦公室的職能得以充分發(fā)揮，筆者在辦公室工作多年，總結(jié)為以下幾個(gè)方面。

一、辦事人員要具備五種意識(shí) 。

一是自我意識(shí)。自我意識(shí)是指對(duì)自身和所處環(huán)境關(guān)系的認(rèn)識(shí)和感受，它是辦事人員現(xiàn)代意識(shí)的內(nèi)容之一。雖然辦公室業(yè)務(wù)工作具有很強(qiáng)的服從性、服務(wù)性特點(diǎn)，但辦事人員又都是具有獨(dú)立人格和獨(dú)立思維能力的個(gè)體，特別是在改革開(kāi)放的今天，一方面受開(kāi)放環(huán)境的影響，應(yīng)該具有較強(qiáng)的主動(dòng)性和能動(dòng)性;另一方面，這些辦事人員多半受過(guò)較高層次的教育，他們更應(yīng)有思考的獨(dú)立性。因此，作為一個(gè)辦事人員，應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力，以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù)，在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會(huì)并執(zhí)行其意圖。

二是信息意識(shí)。當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息時(shí)代，增強(qiáng)信息意識(shí)是辦事人員提高工作效率的重要保證。辦事人員每天接觸的各種公文、請(qǐng)示、報(bào)告等材料中含有大量信息，辦事人員應(yīng)在對(duì)這些材料的收集、歸類、處理過(guò)程中將各種信息進(jìn)行嚴(yán)格的取舍，把最有用的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)。這就要求必須具備敏銳的洞察力，而敏銳洞察力的形成又是以豐富的知識(shí)為基礎(chǔ)的。辦事人員豐富的知識(shí)不僅指書(shū)本上所學(xué)的自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)知識(shí)，而且包括對(duì)單位現(xiàn)狀和前景的研究，對(duì)基層工作和民意的了解，這些都有助于辦事人員對(duì)信息的發(fā)掘和掌握。

三是超前意識(shí)。超前意識(shí)是辦事人員在領(lǐng)導(dǎo)決策之前的思維活動(dòng)和心理感受，它受自身素質(zhì)、思維方式和對(duì)情況、資料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影響。辦事人員科學(xué)、準(zhǔn)確的超前意識(shí)，可以對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮積極的推動(dòng)作用;反之，則有可能影響領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性。而參與意識(shí)和效率觀念則是辦事人員樹(shù)立超前意識(shí)的前提。一是必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感，積極主動(dòng)地參與領(lǐng)導(dǎo)的工作，不僅僅滿足于為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，而且要時(shí)時(shí)意識(shí)到自己的工作是全局性活動(dòng)的一部分，從而克服“不在其位，不謀其政”的消極觀念。二是要有強(qiáng)烈的時(shí)間觀念和效率觀念，事事走在領(lǐng)導(dǎo)面前，成為領(lǐng)導(dǎo)的馬前卒，這樣才能掌握最新信息，并據(jù)此對(duì)事物的發(fā)展做出正確的判斷、推理和科學(xué)的預(yù)測(cè)、合理的評(píng)估，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。正確的超前意識(shí)一旦為領(lǐng)導(dǎo)者所接受并轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，將在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮重要作用。

四是創(chuàng)新意識(shí)。過(guò)去對(duì)辦事人員的創(chuàng)新意識(shí)明顯重視不夠，只承擔(dān)大量的收文、發(fā)文任務(wù)，對(duì)報(bào)告、請(qǐng)示不提處理的初步意見(jiàn)，一方面，辦事人員無(wú)形中變成了領(lǐng)導(dǎo)的通訊員、傳真機(jī)和翻譯員，自然起不到“參與政務(wù)”作用，影響了工作的積極性;另一方面，領(lǐng)導(dǎo)者事必躬親，陷入煩瑣的事務(wù)性工作中，影響了對(duì)全局工作的準(zhǔn)確把握。在新形勢(shì)下，要發(fā)揮辦事人員的創(chuàng)造性，就要發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性，大膽地讓他們出點(diǎn)子、想辦法，分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的一些具體工作，做領(lǐng)導(dǎo)名副其實(shí)的參謀和助手;領(lǐng)導(dǎo)同志也應(yīng)該給辦事人員以充分的信任和支持，不要僅在收發(fā)文本或文字材料上提要求，而應(yīng)給他們?cè)谄渌矫嫣峁╁憻捄蛣?chuàng)新的機(jī)會(huì)。

五是責(zé)任意識(shí)。辦事人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞，在一定程度上直接影響著一個(gè)單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹(shù)立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，辦事人員才能隨時(shí)隨地注意維護(hù)單位的形象和聲譽(yù)，才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng)，才能真正提高辦事工作的質(zhì)量和水平。

二、要辦好“兩件事”。

一是辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事 。

首先，在接到領(lǐng)導(dǎo)交辦的事時(shí)，一定要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，這也是明確接受工作任務(wù)的“三要素”：一是辦什么事，二是什么時(shí)間完成，三是辦事所要達(dá)到的工作質(zhì)量或目標(biāo)。辦事人員在接受領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)時(shí)，一定要把這“三要素”搞清楚，這也是辦好事情創(chuàng)造前提的首要條件。

其次，就是追求辦事成果的最大化，這就要求辦事過(guò)程需要權(quán)衡利與弊，辦事的全過(guò)程也是興利抑弊的過(guò)程， “利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小”，只有把握好利弊尺度，才能提高辦事效率，實(shí)現(xiàn)效益最大化。

第三是要把握好辦事的形式。辦事可能出現(xiàn)三種形式：一是單一辦事，即在一定時(shí)間內(nèi)完成一項(xiàng)工作任務(wù)，這比較簡(jiǎn)單。二是交叉辦事，即同時(shí)受領(lǐng)兩項(xiàng)工作任務(wù)或者兩位領(lǐng)導(dǎo)分別賦予不同任務(wù)，需要在同一時(shí)間或交叉時(shí)間內(nèi)完成。三是穿插辦事。三項(xiàng)以上工作任務(wù)穿插在同一時(shí)間流程中進(jìn)行，這就需要合理安排時(shí)間和工作，以免工作起來(lái)沒(méi)頭緒。

第四是要對(duì)辦事效率進(jìn)行檢驗(yàn)。辦事人員完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作之后，要進(jìn)行工作效率自我檢驗(yàn)：一是檢驗(yàn)工作質(zhì)量是不是達(dá)到了領(lǐng)導(dǎo)要求的條件，有沒(méi)有存在的問(wèn)題或漏洞。二是檢驗(yàn)工作速度有沒(méi)有超過(guò)工作時(shí)限，有沒(méi)有浪費(fèi)拖延時(shí)間的情形。三是檢驗(yàn)對(duì)其他工作的影響，即辦事全過(guò)程有沒(méi)有對(duì)其他工作產(chǎn)生負(fù)面的影響。

最后就是向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況。工作任務(wù)全部結(jié)束，或告一段落，應(yīng)向賦予任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)交差，匯報(bào)完成任務(wù)的效果、時(shí)間，講明存在和可能出現(xiàn)的問(wèn)題，以及對(duì)后續(xù)工作的看法等。匯報(bào)時(shí)要注意不失真、不吹噓、不邀利，實(shí)事求是，這樣便于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其他工作的安排。

二是辦好請(qǐng)辦的事 。

要做好請(qǐng)辦工作的事，最基本要求是：辦事人員和部門(mén)要事先對(duì)主辦事項(xiàng)有調(diào)查和充分的了解，同時(shí)認(rèn)真地進(jìn)行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過(guò)科學(xué)的請(qǐng)辦方式和程序，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)請(qǐng)辦建議表示贊同或者賞識(shí)，以體現(xiàn)出辦事人員在請(qǐng)辦工作中的參謀助手作用。

其次，在辦好請(qǐng)辦的事關(guān)鍵注意以下五個(gè)方面的問(wèn)題：一是精心準(zhǔn)備，提出合理建議;二是講究方法，選擇適當(dāng)形式;三是注重程序，堅(jiān)持逐級(jí)請(qǐng)辦;四是提高藝術(shù)，優(yōu)化請(qǐng)辦效果;五是以緩應(yīng)急，避免緊張出錯(cuò)。