大數據環境下高校檔案管理新探索

房燕紅

摘 要：計算機和信息技術的飛速發展，信息化管理已經成為高校檔案管理的一個新趨勢，在建設“智慧型高校”的過程中，實現高校檔案信息化管理是非常重要的前提和基礎，特別是在當前大數據的時代背影下，利用大數據技術和環境，可以對高校的檔案信息進行深入挖掘，有助于提升高校管理的效率和水平，從而促進“智慧型高校”的發展。本文在高校檔案管理應用大數據的必要性為切入點，側重探討了大數據環境下開展高校檔案管理工作的方法和途徑。

關鍵詞：大數據環境;高校檔案管理

一、大數據環境下高校檔案信息化管理的現實意義

（一）高校檔案管理內涵

高校檔案并不是簡單的資料存儲，而是內容豐富，可以分為學術檔案、人事檔案、管理檔案等多種類。其中每個類目的檔案又有自己的詳細分類。比如人事檔案，主要是包括學校的管理人員、校務人員、高校教師等在內的檔案。學術檔案，則包括高校取得的學術成就、學術論文、學術成果等在內的檔案。而管理檔案則更為繁雜，包括各種文件、會議記錄、日常管理文件等等。這說明高校檔案呈現數據多、類型多、數量大的特點。記錄這些高校檔案，一般采用生命周期的方法和連續性記錄的方法。無論哪種方法，都要保證高校檔案隨時可訪問、查收和搜索。

（二）信息化管理的意義

高校檔案信息化管理有三個方面的作用和意義。一是與傳統的紙質檔案相比，信息化的檔案更加節省成本，在保存、整理、查閱方面不用像紙質化檔案一樣需要投入大量的人力、物力和財力，只需要幾臺電腦就可以實現，對場地環境沒有什么特別的要求，更加輕松和便捷。二是高校檔案管理實現信息化管理，是高校建設智慧型高校的一個重要組成部分，應當做高校基礎設施建設的一部分，對于推動高校智慧型高校的建設起著重大的作用。三是高校檔案信息化之后，大數據技術可以充分應用，能夠對現有高校檔案進行充分挖掘，可以為高效管理提供更多的數據保障和支持。比如教師評定職稱，還是學生轉學升級等，都可以在最短的時間內通過大數據技術與高校檔案的鏈接提供參考數據和信息。

三、大數據環境下高校檔案信息化管理的實現路徑

（一）構建大數據環境下高校檔案信息檢索系統

在大數據環境下，高校檔案信息管理系統遇到的最大問題是，如何在大規模增長的潛力背景下，構建數據庫方便搜索更加靈活和高效。一是因為高校檔案一般都包含不同標準和格式的文件，這在檔案管理中非常常見。因此，可以在高校檔案信息化管理中，特定一些文件的擴展名，從而方便用戶搜索和查找，這不失為一個有效的捷徑;二是每個高校檔案至少包含一個位于根目錄的文件，所以這些文檔在存檔的層次結構中，其存儲的位置可以由相對的統一資源標識符來定義，也可能方便檢索和查找;三是任何類型的文件其元數據格式都可以用于編碼文件信息或向檔案中的建模內容添加一定的語義;四是高校檔案信息管理系統應提供足夠的信息，這樣在后期的元數據文件在存儲時，可以參考檔案的創建日期，更新日期和創建者。

（二）提供大數據環境下高校檔案信息化管理保障

大數據環境下，高校檔案管理具有雙重作用，既是學術機構，又是行政行為。根據其任務，高校檔案管理必須“促進高校檔案數據信息的開發;安全的保存和迅速提供文件”。為此，必須提供大數據環境下實施高校檔案信息化管理的保障措施。

首先，加強高校檔案信息化管理的信息安全。信息安全強調數據訪問安全的管理和訪問的協調，包括數據訪問限制的審查要求和數據訪問的爭議解決。

其次，提升高校檔案信息管理的人員素質。如今，了解信息系統的管理是高校檔案管理人員的基本要求。這需要引進專業的檔案管理人員，高校檔案管理人員的日常工作內容，包括數據獲取文檔、存儲、校正、收集、維護、報告和歸檔。信息時代，明確數據管理員的主要職責，即數據分類和數據訪問。受到多級安全的啟發，數據被分類到不同的級別，用戶擁有多個權限，這些權限將決定授予或撤銷訪問權限。

最后，規范高校檔案信息化管理的管理標準。具體來說，對檔案的記錄進行數字化處理，原始文檔的所有信息均以數字形式復制;消除對紙質檔案的強制性使用，只要檔案信息管理系統完全滿足安全保證等級的要求;數字簽名和標準化的數字認證應基于公鑰基礎設施使用，無正當理由泄露，或為其個人利益或第三方利益使用，促使大數據環境下高校檔案信息化管理科學化、規范化和標準化。

結 語

綜上所述，時代的不斷發展，科學技術的突飛猛進，對當前的高校檔案管理工作提出了新的考驗與要求。而大數據的時代背景和環境，對當下高校檔案信息化管理的實現，有非常大的幫助作用，可以幫助高校檔案管理構建更加科學合理的管理系統。同時，還可以相關的檔案信息化管理的保障措施。通過這些有效措施，可以讓高校檔案管理工作在大數據的背景下，更好地實現信息化。

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