依法治檔背景下科研院所檔案管理體制機制創新案例研究

摘 要：在新檔案法即將頒布實施的背景下，結合依法治檔，提升檔案治理水平的要求，以案例研究的方式，提出科研院所檔案體制機制創新的若干舉措及其成效，為科研院所綜合競爭力的增強提供更充分檔案資源支撐。

關鍵詞：依法治檔;科研院所;體制機制;案例;創新

1.主要問題表現及分析

1.1檔案工作的組織模式

檔案工作的組織模式具體是指檔案工作的網絡體系及其職責分工，從筆者所在單位檔案工作的組織模式看，以往科技檔案與文書檔案實行分類管理，科技檔案歸口科研管理部門，文書檔案歸口機關辦公室，這種做法與檔案法所要求的“統一領導”的原則有較大差距，這種組織管理模式適用于業務比較單一、檔案數量、類型較少的情形，在當前基于項目的管理模式下，涉及到檔案的種類、數量大幅增加，傳統簡單的分類管理模式已經難以為繼。

1.2檔案的保管模式

就科研院所實際看，檔案的保管模式一般可分為集中保管和分散保管兩種情形，這兩種保管模式是共存的。一方面傳統意義上的文書檔案、科學技術檔案由機關檔案室保管，而財務檔案、人事檔案等專門檔案由歸口機關部門保管并提供利用。從單位實際情況看，集中保管的檔案往往更容易獲得充分的資源保障，檔案實體的安全保密風險相對較小。這主要是由于機關檔案室作為單位集中保管檔案的場所，更容易受到重視，而專門檔案往往由于歸口機關傾向于業務階段的資源投入，導致被重視支持程度大打折扣。

1.3檔案制度體系建設

科研院所檔案制度體系建設可分為三個層面，分別是宏觀、中觀和微觀，宏觀對應單位級檔案規章制度體系;中觀對應檔案實施方案，側重于檔案工作策劃;微觀對應檔案作業指導書。三個層面相互配合、相互促進，共同構成三位一體的單位檔案制度體系。

從實踐看，往往存在三者不銜接或部分缺失的情形，如只有檔案規章制度，沒有落實制度的具體機制，導致規章制度無法落地，流于形式;或者有制度有方案，但微觀操作層面沒有進行知識成果的積累，形成作業指導書，導致具體執行時缺乏顯而易得的標準而影響執行效果。

2.改進策略及取得的成效

2.1建立檔案工作網絡體系，明晰職責。

在檔案專項驗收以及項目審計、檢查、驗收對檔案質量的嚴格要求的倒逼機制下，單位開始重新審視檔案與檔案工作的價值，意識到傳統的檔案工作組織模式已經完全不能適應新形勢的要求。為此，單位成立了由一把手任主任，各機關參與構成的檔案工作委員會，并下設辦公室，以此加強單位檔案工作的組織領導。在此基礎上，建立了由檔案工作委員會、委員會辦公室、各單位（部門）分管檔案工作領導、專兼職檔案人員、設備員組成的檔案工作網絡體系，并明確規定了成員的職責

2.2堅持完善集中保管檔案的模式

為充分發揮集中保管的優勢，單位檔案部門主動與業務主管部門溝通，主動擴大集中保管的范圍，將會計檔案、人事檔案、健康檔案納入歸檔收集范圍，這樣以來，有效避免了部分專門檔案（尤其是涉密檔案）因保管條件差可能造成的安全保密風險，同時也提升了利用效率。由此以來，機關檔案室逐漸成為單位全部檔案的集中保管部門，有效推動了單位檔案“三個體系”之間的深度融合。

2.3建立三位一體的檔案制度體系

2.3.1.單位級檔案規章制度體系建設

單位級檔案規章制度體系的制定應以上位法或上級領導機關檔案制度為遵循：一方面可參照上位法或上級領導機關發布的現行檔案制度制定本單位檔案制度，另一方面在暫無制定必要或條件不成熟時，可采取參照執行的方式，確保制度體系建設的完備性和及時性。

在確保實現各類檔案規章制度全覆蓋的同時，單位針對規章制度的修訂制訂了專門的管理辦法，建立了規章制度的年度修訂機制，這也為檔案制度的及時更新完善提供了機制保障。

此外，檔案規章制度的制定不僅考慮檔案業務，也注重與其它體系要求（如質量、安全、保密等）進行融合，規章制度的起草質量得到提升。

2.3.2.檔案實施方案

檔案實施方案是為落實單位級檔案規章制度要求，圍繞項目策劃實施制定的，是將單位檔案規章制度與項目進行有機融合的結果。接下來，筆者以單位固定資產投資項目檔案實施方案為例進行簡要介紹。

檔案實施方案是固定資產投資項目實施過程中文件質量控制的直接依據，一般在項目可行性研究報告（或初步設計）批復后，由項目管理部門編制。主要內容包括：項目概況、項目檔案管理依據、項目檔案組織管理、歸檔時間及要求、檔案工作目標、進度安排、項目檔案實施計劃、項目檔案管理獎懲辦法等。該方案明確了項目實施過程中文件質量控制的組織框架、責任體系、人員分工、節點要求、歸檔要求、獎懲要求等要素。從近幾年來施行情況看，切實提升了項目實施過程中文件質量的管控力度，取得了良好效果，日益成為固定資產投資項目文件質量過程控制的主要抓手。

2.3.3.作業指導書

從單位近年來固定資產投資項目檔案驗收檢查的實踐來看，作業指導書的編制在實際工作中至少解決了以下幾方面的問題：一是解決了文件收集過程中的預整理問題，相關人員能夠掌握標準;二是解決了因人員頻繁變動導致知識傳承不及時的問題;三是為出現文件質量問題后的追責提供了依據。因此，作業指導書的編制對提升項目文件質量意義重大。在繼續堅持的同時，還需要進一步優化完善，具體可圍繞以下兩方面：一方面檔案部門應全面制定各類文件收集整理的作業指導書，以便指導基層人員具體操作;另一方面應根據實踐變化及時進行修訂。以設備采購為例，隨著網上采購的實施，采購過程文件以網絡電子文件的形式存在，不再有紙質文件留存，面臨這種情況，就需要及時修訂作業指導書，針對新情況，提出新要求，避免采購環節文件的缺失。

參考文獻

[1] 邱丹逸，袁永，胡海鵬，王子丹.我國科研院所改革發展政策措施研究[J].科學管理研究， 2018（第36卷第2期）： 28-31.

[1] 陸穎，左雨萌，史繼強，楊志萍.創新驅動視角下西部地區科研院所管理改革研究[J].科技創業月刊， 2019（第11期）： 82-87.

[1] 岳素芳.加強科研院所檔案“三個體系”建設探析[J].機電兵船檔案， 2013（第6期）： 41-43.

[1] 劉強.科研院所檔案文化建設[J].人文天下， 2016（第68期）： 122-124.

作者簡介：陳鐵漢 性別：男 學歷：檔案學碩士研究生 職稱：檔案館員，研究方向：研究項目檔案管理、檔案規范化、檔案信息化等