信息化背景下加強高校學生檔案管理的對策

摘 要：在信息化背景之下，人們生活發生了翻天覆地的變化，對于高校學生們的檔案管理工作也融合了信息技術，能夠有助于高校學生檔案管理的規范性。在目前的高校學生檔案管理過程中，存在不少的問題，比如：檔案管理信息嚴重不足、檔案管理信息化不太規范、相關檔案管理的工作人員信息化技術水平有待提高等等。因此，本文就根據信息化背景下的高校學生檔案管理做出探討，提出相關的對策，為信息化背景下的高校學生檔案管理提供可行性參考。

關鍵詞：信息化背景;高校學生;檔案管理;對策

在信息化背景之下，高校學生檔案管理工作已經逐漸和信息技術相結合，傳統的高校學生檔案管理工作已經不再適應學生們發展需要，因此，在現如今高速發展的互聯網信息技術背景下，信息化的高校學生檔案管理工作能夠彌補傳統高校學生檔案管理工作的不足之處，創新高校學生檔案管理工作模式，從而將高校學生檔案管理保管得更加科學化、信息化，能夠順應時代社會的發展，加強高校學生信息檔案管理建設，從而進一步提高檔案管理意識。

一、高校學生檔案管理存在的問題

1.信息化檔案管理不規范

傳統的高校學生檔案管理方式比較落后，管理工作也不太規范，管理人員的專業化水平比較低，所以就將逐漸被社會發展所淘汰，也不符合社會主義現代化建設的要求，基于以上這些不規范的檔案管理行為，就導致高校學生檔案失去原有的價值和意義。比如：高校學生檔案資料殘缺，或者高校學生檔案資料涉嫌造假;高校學生檔案管理不規范從而致使部分學生的檔案資料丟失，以及在高校學生檔案資料中，老師的主觀評價比較多，導致客觀評價部分比較少等等;基于以上這些不規范的行為管理內容，導致高校學生檔案失去最真實的色彩。除此之外，還有一個比較關鍵的問題是高校學生檔案管理不能適應現如今的信息化管理需求，大部分還是采取的紙質檔案，信息化水平普及率比較低[1]。

2.高校學生檔案管理意識淡薄

近些年來，隨著高校招生人數越來越多，高校學生人數也越來越多，高校學生檔案也隨之增多。但是在實際高校學生檔案管理過程中，大部分高校對于學生們的檔案管理工作的認知程度較低，很容易忽視高校學生檔案管理工作，有的學校領導人員甚至認為高校學生檔案管理工作可有可無，只是敷衍了事，為了應付一下上級檢查。由于受到這種思想的影響，就導致大部分的高校學生檔案管理只是流于表面形式，沒有設立專門的高校學生檔案管理部門，同樣也就缺少檔案管理的工作人員，導致高校學生檔案管理工作的基礎不夠穩定。由于高校領導人員對高校學生檔案管理的支持力度很小，對于高校學生檔案管理的投入的人力、物力、財力也比較少，所以高校學生檔案管理建設的改進工作還有很大的提升空間[2]。除此之外，由于學校對于高校學生檔案管理工作的宣傳力度也比較低，致使高校學生對于檔案管理的認知也不夠全面，不了解高校學生檔案管理對于學生們的自身發展的重要程度，導致部分學生們在填寫檔案資料的過程中，填寫的信息不全面、不具體，甚至有不少學生們對于高校學生檔案管理的去向都不清楚。高校學生自身對于檔案管理工作的漠不關心，在一定程度上也會抑制高校學生檔案管理的信息化發展。

二、信息化背景下加強高校學生檔案管理的對策

1.完善信息化管理的規范流程，建立統一標準的檔案管理系統

要想實現高校學生檔案管理信息化，首先就要建立一套比較完善、規范的高校學生檔案管理系統，在提高高校學生檔案管理人員的專業水平的同時，還應該強化高校學生檔案管理信息化的使用效率以及便捷性。在信息化的社會背景之下，完善高校學生檔案管理的規范流程，在高校學生檔案設置方面、檔案管理方面以及檔案使用方面，一定要嚴格遵循學校制定的相關管理制度，只有這樣，才能進一步提高高校學生檔案管理的信息化程度。高校在校園網絡的基礎之上，充分發揮學校方面現有的計算機網絡優勢，開發并且完善高校學生檔案管理系統。在高校學生檔案管理系統的開發階段，要做到將高校學生們的檔案歸納、數據收集、信息安全等方面統一規范標準，保證高校學生檔案管理系統具有可實際操作性能，同時又能夠建構高校學生檔案數據信息的實時性、有效性、準確性，為早日實現高校學生檔案管理信息化奠定堅實的技術基礎[3]。另外，還可以加強高校學生檔案管理信息系統的防火墻建設，更能進一步強化信息安全管理，防止高校學生檔案信息泄露出去。

2.提高高校學生檔案管理意識，改善高校學生檔案管理條件

高校學生檔案管理人員要重視好高校學生檔案管理工作，必須要認清高校學生檔案管理信息化的重要性，以此來增強高校學生檔案管理工作的責任意識。加強高校學生檔案管理信息化的意識，不斷適應信息化背景之下的高校學生檔案管理工作，從而進一步提高高校學生檔案管理的管理水平以及服務效率。除此之外，面對高校學生檔案管理意識比較薄弱的問題，學校方面應該從大一新生開始就做好高校學生檔案管理宣傳工作，并且將高校學生檔案管理和大學生們的日常學習融合在一起，從而提高大學生們的檔案管理意識以及信息化水平。高校要加大對于高校學生檔案管理的人力、物力以及財力的投入，建立專門的高校學生檔案管理部門，并在其部門設置一些檔案管理的工作人員，購買計算機、掃描儀等設備，強化高校學生檔案管理的規范性、科學性，為推進高校學生檔案管理的信息化提供強有力的保障。在高校設立信息化檔案管理，盡最大的可能發揮信息化檔案館的工作職責以及工作價值，才能進一步協助好學生們的檔案管理工作，促使高校學生檔案管理信息化、規范化、科學化。

三、信息化背景下加強高校學生檔案管理的重要意義

信息化背景下加強高校學生檔案管理，能夠幫助高校改進傳統學生檔案管理工作存在的不足之處，并使得高校學生檔案管理信息化適應現代社會主義發展的需求。一方面，要努力提高學生們對于高校學生檔案管理的重要認識，便于高校學生們更好地了解到檔案管理對于日后發展的重要性。比如：在學生課堂教學過程中開展高校學生檔案管理的保護活動，讓更多的學生參與到其中，清楚地明白對于高校學生檔案管理自己該如何使用，這樣做的目的是為了讓學生自身重視起學生時期的檔案管理建設。另外一方面，信息化背景下加強高校學生檔案管理，能夠提高高校學生檔案管理的便捷度，提升檔案管理的工作效率。

總的來說，針對我們國家傳統的高校學生檔案管理的基本情況，學校方面應該適應信息化時代潮流的發展，積極推行高校學生檔案管理的信息化，從而進一步提升學校檔案管理工作人員的信息化意識，提高相關工作人員的信息化技術水平。從而進一步完善高校學生們的檔案管理信息化流程，有助于高校學生們檔案管理工作科學化、規范化。信息化高校學生檔案管理能夠彌補傳統檔案管理中的不足之處，對于高校學生檔案管理保護工作具有重大作用。

參考文獻

[1] 朱少禹. 信息化背景下加強高校檔案管理的對策探析[J]. 辦公室業務， 2018， 000（015）：110.

[2] 李玉明， 和萍. 信息化背景下高校管理存在的問題和對策[J]. 時代經貿， 2018， No.440（15）：46-47.

[3] 曹聰. 數字信息化背景下高校檔案管理的創新措施探討[J]. 環球市場， 2020， 000（001）：250.

作者簡介：段超燕1970年5月，女，漢族，山東沂水，副研究館員，山東醫學高等專科學校