圖書館開展個人和家庭檔案信息保存與服務研究

摘要：圖書館是搜集、整理、收藏圖書資料以供人閱覽、參考的機構，在圖書館發展的過程中，開展個人和家庭檔案信息保存與服務非常重要，對個人檔案信息的保存，做好個人檔案信息的服務工作，在促進圖書館持續健康發展中發揮著至關重要的作用。基于此，本文從個人檔案和家庭檔案相關概念入手，主要對圖書館開展個人和家庭檔案信息保存與服務進行分析，希望可以為圖書館的服務工作提供參考。

關鍵詞：圖書館 個人檔案 家庭檔案

在社會經濟不斷發展的背景下，各行各業都得到了相應的發展，圖書館為了保證健康持續發展，通過開展個人和家庭檔案信息的保存與服務工作，不僅能強化圖書館檔案管理團隊的建設，還可以在一定程度上擴展檔案工作的領域及檔案工作的服務范圍。本文針對圖書館開展的個人和家庭檔案的信息保存進行深入分析，同時也對圖書館開展個人和家庭檔案信息的服務工作進行探討，希望可以為圖書館服務工作的開展奠定良好的基礎。

一、個人檔案與家庭檔案概述

（一）個人檔案

個人檔案是國家機關部門、社會組織在人事管理活動中建立的個人信息。個人檔案不僅是記載個人生活經歷的重要根據，也是辦理各項相關證明的必備條件。個人檔案是代表個人身份、資質、學歷等方面的重要依據，具有一定的法律效力，直接影響到個人的工資待遇、社會保障及組織中的層級關系。在辦理各項相關證明時也起著重要作用，例如：求職就業、個人轉正合同、申報職稱認定、養老保險的辦理等。

（二）家庭檔案

家庭檔案是指家庭及家庭中的成員在生活、學習、工作和各類活動中建立的歷史記錄，記載家庭成員在社會活動中產生的視頻、相片、錄音、獲獎經歷等各種材料，也就是從家庭事務及社會活動中整理和保管起來以備日后查考使用的各種資料。家庭建檔不僅是人們從事社會工作的需要、家庭生活的需要，還是傳播精神文明的有效載體。

二、個人檔案和家庭檔案的信息保存

在圖書館發展的過程中，需要做好個人和家庭檔案的信息保存，以下對個人檔案的信息保存和家庭檔案的信息保存分別進行介紹。

（一）個人檔案的信息保存

相關部門應加強管理查閱檔案制度，管理人員在查看有關個人信息的同時，應嚴格按照規章制度，要求自身和借閱者嚴格遵守閱檔規定和保密制度執行查閱。同時，加強查閱者不泄露、不外宣檔案內容，不得私自抽拿及撤換檔案，更不能擅自修改檔案資料，例如：涂抹、圈畫、破損等相關操作。對違規者根據情節輕重給予批評教育，情節嚴重者則追究其法律責任。在提高個人檔案信息保存質量的同時，也應加強檔案保存管理人員的相關職責，加強針對查閱、借閱、檢查、保密及收集相關材料等方面的職責約束，以保證個人信息保存的完整性、真實度以及標準化。隨著現代科技的飛速發展，圖書館通過信息技術建立對個人檔案管理的方式，使相關人員積極了解和掌握對電子數據庫的管理及聲像管理技術知識，應加強監督檔案查閱、借閱的力度，做到及時對檔案的更新和補充，還可以通過設置密碼鎖、指紋鎖等方式來提高對管理個人檔案的保密性。

（二）家庭檔案的信息保存

家庭檔案類型相對特殊，將家庭檔案進行整理以后，還需要其家庭成員中的一員來作為此檔案的管理人員，具體保管方式如下。

1.檔案卷盒的收納位置應集中存放在書柜中，也可以與家庭圖書或收藏品一同進行管理，按照順序由上到下，由左到右進行合理擺放。

2.在對家庭檔案進行保存管理的同時，需要對保存的檔案進行定期檢查，對沒有繼續保存價值的材料內容，需要挑揀剔除并進行銷毀。

3.在管理家庭檔案的過程中，應提高相關人員的防火意識，檔案等重要文件儲存管理的位置需要遠離電源等并杜絕火源，保證管理家庭檔案的安全性。

4.保存管理家庭檔案應做好防潮措施。家庭檔案應當擺放于書柜或檔案柜中，將其放置于室內通風較好的位置，通過自然通風進行防潮;若存放環境相對濕度較大時，利用外界除濕工具對重要文件進行防潮處理，如防潮劑、樟木條或者木炭等相關工具。

三、圖書館開展個人和家庭檔案信息的服務工作

通過建立個人和家庭檔案，可以樹立不忘血緣、增強團結，利用檔案鞭策自己、廉潔奉公，教育子孫、樹立為人民服務的思想，還可利用檔案維護個人和家庭的合法權益，進行科學研究和促進家庭經濟的發展。因此，圖書館需要做好個人和家庭檔案的相關服務工作。

（一）個人檔案信息服務工作

圖書館開展個人檔案信息的服務工作，應強化檔案管理團隊力量建設。提高對個人檔案保存、管理及借閱工作的重視。加強提升圖書館管理團隊的專業水平。檔案管理員在保存、管理檔案文件的同時也應當樹立嚴謹的工作態度，不僅要提升檔案保管意識，還要充分掌握和利用現代化管理技術。在堅持以人為本的原則下，公事公辦，加強自身保密意識，嚴格遵守檔案管理規章制度的標準和要求。在查閱檔案過程中不僅要滿足組織、勞動等各個方面的需求，發揮其應盡職責，還要嚴格遵守檔案管理規章制度和規范。圖書館開展個人檔案信息服務工作的同時，要提升團隊管理專業水平，充分利用現代化科技實行科學管理，從而發揮檔案保存和管理的重要作用。

現階段，在圖書館建設個人檔案的過程中，要保證其建設的規范性。在圖書館不斷發展進步的背景下，相關部門已經對個人檔案的建設提出了新的要求，并且在圖書館內，也將個人檔案的管理工作納入了考核內容中。因此，對于圖書館而言，需要抓住每個機遇，但是也會面對更大的挑戰，保證個人檔案建設的規范性。通過建設個人檔案，可以解決個人檔案保管的庫房問題，同時還可以解決階段性工作人員短缺的問題，從而保證個人檔案建設的規范性。

（二）家庭檔案信息服務工作

開展家庭檔案信息服務工作不僅擴展了圖書館檔案工作的領域，還擴大了檔案工作的服務范圍。家庭檔案不僅是家庭文化中的重要部分，也是為民生服務、為廣大群眾服務的重要內容。圖書館開展家庭檔案信息服務工作，不僅能借鑒圖書管理的技術經驗，還能有效建立全新的檔案管理制度。家庭檔案喚醒了檔案工作機制，隨著家庭建檔的增多和家庭檔案數據日益增加，相關圖書館管理部門必須將家庭檔案工作重視起來。由于家庭檔案的類型相對特殊，圖書館檔案管理部門須建立全新的檔案管理制度，保證國家檔案資源建設順利開展。

在收集檔案材料的過程中，圖書館需要嚴格遵守國家相關檔案管理和保密工作的規定和要求，不斷完善圖書館的家庭檔案管理制度，認真做好家庭管理工作的責任和職能。第一，需要根據家庭檔案管理工作的規律情況，還需要結合家庭檔案管理工作的特點，保證收集工作的完整性和準確性，確保檔案整理的及時性。第二，主動與相關部門進行聯系，掌握工作的公開情況，做好相關資料的收集工作。第三，對于收集的家庭檔案需要認真進行鑒別，在檔案內容欠缺和手續不全的情況下，需要及時進行補救。第四，對于新增的家庭檔案，需要做好審定工作，對于存在的材料缺漏現象，在進行辦理的過程中，需要及時進行補齊。

四、未來圖書館開展個人檔案和家庭檔案信息服務工作的對策

圖書館信息服務必將朝著電子信息化方向發展，這對圖書館信息服務而言面臨著巨大的挑戰。圖書館在開展個人和家庭檔案信息服務工作時，要改變傳統的圖書館發展模式，積極跟隨時代步伐經營好相關信息資源，更好地為個人和家庭檔案信息服務。

如今，科學技術的廣泛應用為圖書館增添了一定的活力，圖書館在開展個人和家庭檔案信息保存與服務方面必須充分利用科學技術，不斷降低信息處理的成本，借助互聯網的優勢消除信息獲取的時空限制，不斷提高家庭及個人檔案信息的儲存能力。為了確保圖書館能夠更好地為個人和家庭檔案信息進行服務，圖書館要以管理為主要方式，不斷加強信息服務規范化。對圖書館進行現代化建設是提高其服務能力的基礎，是信息服務發展的可靠保障，不斷提高圖書館信息管理人員的整體素質，是從業人員具有適應經濟時代信息化迅速發展的要求，為家庭和個人提供專業服務。在圖書館內部可以適時引進激勵機制，不斷優化圖書館工作環境，促進工作人員不斷提高自身工作能力，規范從業人員的服務行為，更好地為個人和家庭檔案信息管理服務。

五、結語

總而言之，對圖書館而言，通過開展個人檔案和家庭檔案信息的保存，以及做好個人檔案和家庭檔案信息的服務工作，需要借鑒圖書館管理的相關技術經驗，保證檔案管理制度的完善性，同時加強檔案保存管理的工作力度，做好相關檔案管理工作。

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（作者簡介：周青，男，本科，江西省圖書館，館員，研究方向：圖書館現代技術）

（責任編輯 葛星星）