探究優化檔案信息化建設的理論路徑

李增祥

一、檔案信息化建設的現實需求

從目前檔案管理活動的發展趨勢與應用訴求看，發揮技術優勢，提供優質檔案服務，已經成為該資源應用的重要發展方向。對于當前推進檔案信息化的建設工作而言，要注重從多元角度出發，深度解決信息化建設的現實需要，實現檔案價值。

（1）時代需要：檔案管理創新的必然走向。當前已經進入信息化時代，各項活動流程都需要隨之變化，因此，檔案管理需要通過信息化建設適應時代發展要求。根據我國有關檔案管理法規及政策內容，實施電子檔案規范化管理，積極研發檔案信息查詢服務是信息化發展背景下，對檔案管理工作的重要要求。因此，檔案管理信息化作為信息化時代的核心內容，要立足具體的檔案管理類型和內容，借助信息化技術凸顯自身優勢和特色，適應時代發展趨勢，有效解決傳統管理活動的各項問題。

（2）行業需要：檔案管理創新的必然趨勢。從當前檔案管理活動的發展趨勢看，信息化建設將成為優化該工作的重要途徑，并成為解決傳統問題、推進管理活動創新的重要契機。從檔案管理的規模看，當前檔案管理日益推向社會、推向市場，檔案管理的對象與用戶群體規模不斷擴大，傳統的管理方式根本無法適應這一新變化。因此，只有發揮信息化技術的應用優勢，才能有效應對日益擴大的檔案管理規模。從檔案的存儲管理看，相對于傳統的紙質管理而言，當前使用數字化、信息化的方式存儲、管理檔案，已經成為必然趨勢。通過發揮技術優勢，使檔案能夠以更加安全、穩定的方式進行存儲管理。從檔案管理效率看，傳統的紙質管理方式，無法及時查詢到檔案所處的位置和狀態，并且很難滿足大眾多樣化的檔案應用需要。因此，只有充分發揮信息技術的檢索優勢和展示優勢，才能實現檔案資源的快速、高效管理。

（3）大眾需求：檔案管理創新的必然選擇。檔案是一種記錄社會變化、詮釋時代發展、承載大眾記憶的客觀形態。當前檔案已經不再是單一的“紙質存儲”，大眾有查詢檔案的新需求，而對該載體中的“檔案文化”進行深度挖掘，也成為檔案資源價值應用的重要表現。在信息化環境下，通過數字掃描、存儲檔案，能夠避免紙質檔案出現遺失或者損毀現象。同時，借助信息化平臺和數據搜索優勢，便于大眾及時查詢個人檔案信息，優化檔案管理的服務價值。不僅如此，通過發揮信息化建設優勢，可以深度挖掘和解析檔案資源中所具有的豐富文化內涵，詮釋檔案的文化性與休閑性，延伸該資源的應用價值。

二、檔案信息化建設的內容與技術要求

檔案是社會發展的重要資源，在其中科學、客觀地記載了社會、行業，乃至大眾的生活變化。推進檔案信息化建設是檔案管理工作與信息化時代全深度融合的發展形態的要求，是在信息化技術應用進程中綜合形成的全新管理模式。綜合分析檔案信息化建設的內容及發展要求，對當前創新檔案管理工作有著重要意義。

（1）檔案信息化建設的內容。檔案信息化建設是使用信息技術開展檔案管理工作的系統化過程。檔案信息化建設旨在用信息技術來管理紙質和電子等多種檔案形式，在拓寬檔案資源的基礎上，創新檔案資源的管理方式與利用方式。通過發揮信息化技術優勢，逐漸實現檔案資源規范化管理。在該建設過程中，旨在實現三層目標：其一，重視技術應有優勢，將信息技術全面、廣泛融入檔案管理過程中，將信息化技術與檔案管理的各個環節、程序相融合;其二，利用技術載體整合檔案資源，整合檔案信息，使檔案資源走向社會，真正融入大眾生活，以技術的形式展示檔案內容，將讓檔案從傳統的“靜態紙質內容”升級為新的“動態內容”;其三，要注重檔案信息化建設，并且將該環節作為全社會信息化建設體系的重要組成部分。

（2）檔案信息化建設的技術要求。在推進檔案信息化建設時，除了要詮釋服務理念與文化內涵外，也要注重構建完善的技術體系。大致上看，在當前開展檔案信息化建設時，要注重滿足如下要求：一要具備良好的布線系統，尤其是要確保數據傳輸的精準性與安全性，并且確保該系統便于維護和有效管理;二要有可靠安全的網絡系統，結合檔案管理對象的特殊性，構建便于使用的檔案管理系統;三要注重建設良好的身份驗證系統，確保檔案信息管理與傳輸的嚴密性，避免被他人竊取;四要注重開發完善的數字化系統，從存儲、查詢、服務和文化建設等方面，都要注重對數字化技術進行合理改造與融合。

三、標準規范、成熟技術與內容挖掘：檔案信息化建設的理論路徑

（1）標準化保障：統一信息化建設標準，規范檔案管理機制。檔案信息化建設過程中，要確保檔案信息資源的內容共享，確保檔案信息化資源的通用性與實用性。因此，檔案管理過程中，要從傳統的“被動接受”向新的“標準統一”轉型，通過制定統一的信息化標準，確保錄入的檔案內容能夠在統一信息化平臺中得到資源共享。相關檔案行政管理部門要注重對檔案服務機構和業務部門進行指導與管理，在制定科學統一且執行性強的管理機制基礎上，合理引導檔案服務機構開展檔案信息化建設。

（2）技術化保障：重視技術應用，完善檔案信息化平臺建設。檔案信息化建設的基礎是完善而系統化的技術平臺，這也是確保信息化建設的核心動力。結合檔案管理活動內容看，在推進信息化建設時，要做到：①完善數據庫建設。通過發揮數據庫技術優勢，豐富檔案資源儲備，為檔案信息化提供數據優勢，通過完善數據庫技術、相關連接軟件和工具，使用戶能夠通過互聯網平臺搜索檔案內容;②完善檔案安全系統建設。檔案信息有秘密性與個人權益的要求，在信息化建設時，很容易受到病毒、木馬等攻擊，因此，當前推進檔案信息化建設時，要注重構建極其安全且穩定運行的檔案管理系統;③注重構建完善的檔案信息化平臺。在檔案數據的數字化錄入、存儲、搜尋和服務應用等過程中，要注重發揮信息化優勢，為檔案管理搭建規范化的數字平臺。

（3）服務化保障：重視內容與文化挖掘，延伸檔案管理工作空間。在當前檔案工作管理過程中，推進文化與信息化建設相結合已經成為檔案管理的發展方向與趨勢。在此過程中需要按照檔案館藏資源的內容情況，積極詮釋特色優勢，通過發揮信息化技術優勢，將能夠反映共同文化記憶的內容進行數字化表達與展示，實現檔案資源的價值挖掘。同時，在推進檔案信息化建設時，要注重滿足大眾對檔案資源服務的需求，通過發揮信息化技術的展示與傳播優勢，構建開放性、大眾性的服務體系，通過面向用戶需要，實現檔案資源價值。

四、結論

在信息化環境下，檔案管理部門要充分結合信息技術應用的時代環境，在傳承傳統檔案管理工作經驗的基礎上，對檔案資源進行數字化存儲和管理，并且通過發揮信息化技術優勢，構建檔案服務新模式。通過信息化建設，實現檔案管理科學性、實用性，乃至服務性的全面融合。