提升高校檔案管理有效性的措施

杜洪濤

【摘要】高校檔案管理工作是對高校發展歷程的管理，也是對高校人事變動及教師職業生涯的歷史記載，高校檔案以靜態的物質形式表現了豐富的動態內容，隨著教育形勢的不斷發展，高校檔案管理的重要性正在引起教育界重視，高校檔案管理能夠發揮教育價值，就思政教育而言，以檔案為載體，挖掘其蘊含的豐富的思想政治教育內容，具有重要價值。

【關鍵詞】高等院校;檔案管理工作;思政教育

一、引言

高校檔案是一筆長期以來為高校教育者所忽視的寶貴資源，記載了高校發展歷史和人事變動歷程，其包括文字、圖像以及聲音等多種形式性。檔案管理工作有助于挖掘檔案的多種價值，高校的檔案庫中不僅包括高校思政工作的詳細記錄，還包括如高校的校訓、校風以及規章制度、歷史事件、培養方式方法等等，所以高校檔案管理看似與思政教育毫不相干，實際上，檔案管理與高校的發展方向、管理組織工作有密切關系，以檔案為載體，挖掘其蘊含的豐富的思想政治教育內容，具有重要的現實價值。

二、高校檔案管理現狀

檔案是高校發展歷程的信息積累。檔案管理工作不僅涉及了教師教學實施、科學研究、小組合作等教學活動的過程，更是涵蓋整個教育教學過程，對于教育效果的評價以及總結，有重要價值，更有助于提升高校教育質量。為此，必須重視檔案的管理工作。

當前，信息技術正改變著信息的記錄與存儲，甚至影響著信息的價值，高校檔案管理工作也毫不例外。在這種新形勢之下，高校檔案管理工作作為學校教育教學、組織管理工作的重要依據與載體，承載著及時記錄與反饋學生在教育過程中的教育效果與思想變化狀況，豐富的信息構成了高校的文化資源，為高校教育及職工培訓工作提供依據和資源。

三、高校檔案管理的重要作用

（一）記載高校發展歷史

高校檔案不同于普通文件，其自身特點及形成方式，具有客觀性，是歷史發展的真實憑證，是高校歷史發展的見證。歷史延續性以及客觀性是高校檔案的重要特征，這些檔案作為高校的文化歷史沉淀能夠將曾經所發生、存在過的場景沒有經過一絲一毫的扭曲與變形真真實實、完完整整地再現出來，給新時代之下的學生提供教育與指導等相關幫助。高校的檔案與資料記載著學校最為根本的歷史與教學觀念，是校風、校紀以及辦學理念、校園精神的重要體現，檔案真實而生動的詮釋著高校的價值理念，通過豐富現實的史料事實，能夠引發和形成學生的價值認同感，起到推動學生世界觀、人生觀等三觀的樹立與形成的積極作用。

（二）方便高校信息查閱

高校檔案一旦形成，不允許隨意篡改，很多涉及親筆簽名及真實手稿，甚至有現場照片及錄音等，是史實憑證。高校檔案管理工作室屬于學校重要部門，涉及難題需要查閱檔案資料的時候，檔案工作室則會提供有力證據資料。高校檔案資料中包含著豐富的資源，如行政管理、科學理論研究、基礎設施建設以及師生、后勤等方面的資料都記錄在這些檔案中，這些資料所記載的信息不僅全面而且權威，貼近和符合學校和師生的真實狀況，是高校信息查閱的資源庫。當前，更多的高校回歸自身，立足自身實際，挖掘教育資源，檔案成為重要資源，檔案管理工作的價值日益重要，并充分利用現代信息技術，實現檔案資源的保存和利用，在此基礎上建設校史資源檔案館，從而促進自身特色文化的形成，并借助檔案宣講、檔案館展覽等形式的活動，讓高校檔案資源融入到職工及學生的生活與學習，潛移默化地影響職工及學生，不斷加深學校在各方面的相關教育程度，豐富其工作方式與形式。

四、加強高校檔案管理的措施

（一）明確高校檔案管理職責

高校檔案管理工作要依據國家檔案法規及方針政策，結合學校發展要求，制定符合學校實際發展狀況的檔案管理規章制度，并給與落實。檔案管理工作人員要負責檔案的接收、管理、整理、統計、保存、查閱等工作。要加強高校檔案信息化管理，編制檢索工作，減少查閱困難。要定時開展檔案文件歸檔工作，并給與電子檔案記錄整理。要定期開展管理人員工作培訓，并給與工作督導。要定時開展學校檔案宣傳教育工作，發揮學校檔案在育人方面的重要作用。要定時開展高校檔案研究交流工作，學習先進檔案管理方法等。

（二）提升檔案管理工作人員素養

高校對于管理人員的培養，一方面要注重業務水平的提升，另一方面也要強化服務育人的思想。檔案管理人員應當具備強烈的責任意識，有意識的挖掘高校教育的寶貴資源。檔案管理工作繁瑣重復，對檔案管理工作人員具有較高的素養要求，為此，檔案管理工作人員要愛崗敬業，忠于職守，提升檔案業務技能，學習現代化管理技術。要及時對文件材料同步歸檔，如將黨委、工會、團委等會議文件、工作計劃、上級文件等同步歸檔;將學校行政會議記錄及人事行政管理材料等同步歸檔;將學生入學檔案、學籍檔案、在校獎懲、學生黨團關系、學生畢業安排等材料同步歸檔;要將教師教學計劃、教學研究成果、教學總結等同步歸檔等。將學校精密儀器相關技術文件及維修使用記錄等及時歸檔等。將學校教師外出交流、校外進修以及外聘專家來校講座等同步歸檔。

（三）加強檔案資源庫建設

檔案管理看似簡答，實則是一項系統工作，涉及高校各個環節和部門，要以服務學生教育為宗旨，打破傳統的資料整合方式，建立分工明確、各司其職的管理體制，建立科學全面的檔案資源庫，要樹立整體意識，注重檔案收集的質量，突出重點與特色，真正做到應當收集的檔案全部收集，應當歸檔的資料全部歸檔。高校各機構部分也應樹立檔案管理意識，注重積累，建立完善的檔案資源庫。既要建立學生檔案館，也要建立師德檔案，突出學校教學特色，更好地起到陶冶學生情操，弘揚校園精神的作用。

五、結語

高校檔案作為記錄高校發展歷程的重要資料，是一所高校歷史發展的印證，承載著高校記憶，更是高校查考資料的重要依據。高校檔案管理服務于高校整體發展，高校檔案管理工作是學校文化建設的重要組成部分，作為一名檔案工作者，應服務于學校發展大局，密切檔案與學校文化建設的關系，更新檔案管理方式，挖掘檔案管理信息，采用現代化信息檢索手段等。高校檔案管理工作在高校教育中的作用是不容忽視的，我們應當與時俱進，借助大數據等新型科技完善檔案管理工作，使其在思想政治教育中最大限度地發揮積極作用。

參考文獻：

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