探討大數據技術在事業單位檔案管理中的運用

劉立新

【摘要】在信息大爆炸的背景下，事業單位傳統的檔案管理模式已經難以滿足其發展的需求，且暴露出許多新的問題，如檔案丟失、數據泄漏等，所以需要事業單位發揮先進技術的作用，加快檔案管理模式的改革與創新，其中大數據技術的出現，便給事業單位提升檔案管理水平創造了有利條件。基于此，本文主要分析在事業單位檔案管理中大數據技術的運用，以供參考。

【關鍵詞】事業單位? 檔案管理? 大數據技術

一、事業單位檔案管理的現狀及問題

在事業單位傳統的檔案管理模式中，主要是通過人工檢索和紙質記錄的方式進行檔案管理，這樣落后的檔案管理模式與時代發展要求并不相符，而且在花費較多人力物力成本的同時，還容易出現錯誤，所以需要事業單位進行檔案管理的創新，只有這樣才能夠更好地適應時代的發展，才能夠更好地服務于社會。然而從實際的情況來看，當前事業單位在檔案管理方面仍然存在許多不足，主要表現在以下幾個方面：

（一）檔案風險問題較突出

任何事物都有其兩面性，在信息化時代，大數據技術的出現，雖然給事業單位檔案管理創造了有利條件，但也同時帶來一些風險和不確定因素。尤其是隨著互聯網快速發展，數據盜取、個人信息盜賣等問題屢見不鮮，一旦有不法分子侵入事業單位檔案系統內部盜取信息，那么勢必會對事業單位造成嚴重的損失。因此，如何有效利用大數據技術加強檔案的安全防護，是事業單位檔案管理創新過程中重點需要解決的問題。

（二）檔案管理制度不完善

任何工作的開展都需要一定的制度支撐，檔案管理也不例外，然而從實際情況來看，許多事業單位的檔案管理制度并不完善，對于日常檔案管理工作也未作出明確和具體的規定，使得檔案管理人員更多是依靠自身的經驗來進行，缺乏可以依靠的具體章程，因此導致檔案管理工作存在隨意性和不確定性。另外，由于缺乏完善的檔案管理制度，也使得內部工作人員責任意識不強、分工不明確，以致于問題出現時存在責任相互推諉的情況。

（三）信息化水平較低

大數據技術的出現，給事業單位檔案管理創新創造了有利的條件，許多事業單位檔案管理工作也紛紛朝著大數據方向發展，但是在轉變期間，也暴露出許多新的問題，比如有的事業單位信息化水平較低，尤其是在檔案管理系統維護檢查方面投入較少，使得檔案管理系統存在較多安全隱患和不確定因素，同時在監督方面也缺乏有效的制度，使得檔案管理制度難以有效落實。

二、事業單位檔案管理中運用大數據技術的對策

（一）加強信息化檔案的安全存儲管理

隨著時代的進步和社會的發展，現代信息技術被廣泛應用于各行各業中，事業單位也要順應時代發展的變化，加快先進技術的科學運用，促使檔案管理朝著現代化、信息化的方向發展，不斷提升檔案管理的效率與質量。對此，事業單位應當以建立檔案管理信息系統為著力點，利用大數據技術進行檔案數據的管理，同時借助計算機系統中的光盤存儲管理及系統保護，以此對檔案數據進行有效保護，并及時進行檔案數據信息的更新和完善。另外，檔案管理人員也要增強檔案數據的安全防護意識，在加快檔案管理信息化建設的過程中，要做好檔案的安全存儲工作，避免出現檔案丟失、數據泄露等問題發生。所以要求事業單位檔案管理人員要積極學習先進技術，能夠科學進行信息化檔案分類的同時，借助信息技術對重要性的保密數據進行存儲和加密保護，并加強檔案管理信息系統的監測，一旦發現異常問題及時檢修，確保檔案信息安全存儲和傳遞，從而提升檔案管理信息系統的安全性和可靠性。

（二）構建完善的檔案信息數據庫

隨著互聯網快速發展，信息傳輸方式也發生了較大變化，事業單位也應當充分利用大數據技術建立起完善的檔案信息數據庫，以此促進資源共享，并實現數據信息的有效傳遞。比如，事業單位通過大數據技術建立起檔案信息數據庫，這樣如果某一部門需要調取某一職工的檔案信息時，可通過審批授權的方式進入數據庫進行查看，這樣可以更好進行相關工作的安排。

（三）進一步完善檔案管理制度

為了有效提升事業單位檔案管理水平，還需要進一步對現有的檔案管理制度進行完善，這是促進檔案信息化管理發展的必要途徑，也是實現責任到人、分工明確和集中管理的重要基礎。對此，事業單位在完善檔案信息化管理制度時，可通過這幾個方面著手：首先，充分發揮大數據技術進行檔案數據的收集和整理，并在計算機系統中分類進行檔案信息的管理，以便后續能夠更好地進行檔案的查閱和檢索，提高檔案工作效率;其次，事業單位在完善檔案管理制度時，應當將績效考核制度融入其中，并制定合理的獎懲條例，以此強化檔案管理人員的責任，并從根本上提高檔案管理人員的工作積極性。另外，在日常工作中，給予優秀職工相應的獎勵，并加大宣傳力度，從而促使更多人積極參與檔案管理工作中。

（四）重視檔案信息化人才隊伍的建設

事業單位在檔案管理中運用大數據技術時，也要充分重視檔案信息化人才隊伍的建設，尤其是檔案信息化管理工作對專業人才的要求更高，需要強大的人才隊伍得以支持，才能夠更好地開展檔案信息化管理工作。對此，事業單位要加強相關工作人員的培訓和教育，各部門領導在合理分配人員工作任務的基礎上重視他們綜合能力的提升。同時，事業單位也要重視人才的引進，以此為檔案管理部門注入新的活力，并定期對其進行培訓，采取多樣化的教育方式，如經驗豐富的員工對新員工進行業務培訓、邀請行業專家進行檔案管理知識和技術的培訓，以此壯大檔案管理隊伍，進一步提升事業單位檔案管理信息化水平。

三、結語

綜上所述，在信息化時代背景下，事業單位傳統的檔案管理模式已經不能滿足其實際發展的需求，需要借助先進技術進行檔案管理模式的創新。而大數據技術的出現，給事業單位檔案管理工作創新帶來契機，但不可否認也帶來些許挑戰，所以要求事業單位要積極應對，加快檔案信息化建設，建立起更加完善的檔案管理體系，從而更好地發揮檔案管理的作用，促進事業單位的發展。

參考文獻：

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