醫院后勤管理費用支出審計實踐

陳柳屏

【摘 要】在公立醫院補償機制還有待進一步完善和落實的背景下， 隨著醫療市場競爭加劇，醫院規范管理費用支出具有重要意義。筆者以醫院通訊費用管理審計為例，詳細介紹了實施管理費用審計全過程。醫院通過實施通訊費用管理專項審計，促使費用支出管理更加科學、規范、精細，對醫院后勤其他管理費用支出審計具有較高借鑒參考意義。

【關鍵詞】費用支出;通訊費用;審計;管理;效益

管理費用產生于組織日常運營管理活動過程，是維持組織正常運轉的重要保障，但由于部分管理費用項目支出單次費用不高，往往容易被管理者所忽視。筆者認為，在深化醫藥衛生體制改革背景下，加強管理費用管控，是推進醫院管理現代化，挖掘醫院內部管理效益，提升管理效能的有效途徑。作為運營管理審計的一個分支，管理費用支出審計是內審人員完善組織內控的重要領域，是發揮內審增值功能的重要抓手，是筑牢組織防護墻的重要著力點。實施管理費用支出審計是醫院內部審計在新形勢下適應組織內部控制目標和符合政策要求的直接體現。

管理費用支出通常具有小額分散、支出頻繁、支出延續性、品目多等特點，作為組織運營的重要支出部分，應當重點關注費用支出的真實性、正確性、合理性、合規性。通訊費用作為醫院常見的管理費用支出，根據成本歸集核算原則，按照使用部門類別分別計入醫院管理費用和醫療費用支出，屬于影響醫院營業利潤和現金流的報表項目。下面，筆者以通訊費用管理專項審計為例，詳細介紹實施管理費用支出項目審計的全過程。

為了簡化流程，提高工作效率，很多醫院會采取通過委托銀行每月自動劃付方式與通訊運營商進行通訊費用結算，會計人員根據事后收到運營商的賬單及發票進行賬務處理。然而，這筆賬單是清楚明白的消費還是一筆“糊涂賬”呢？M醫院內部審計部門決定一探究竟，對醫院通訊費用支出實施專項審計。

一、審計目的

通訊費用支出專項審計根本目的是對醫院通信業務管理進行評價，促進醫院內部管理更精細化、規范化及控制成本支出，從而提高醫院管理效益。

二、審計范圍

擬選取某一年度1～12月醫院通訊費用作為審計范圍，必要時可追溯到以前年度。若審計資源足夠，可選取3～5年的數據作為審計范圍。

三、審計依據

本項目審計依據主要是相關內部控制制度及醫院內部關于通信業務的管理規定。

四、審計方法

本項目主要采用的審計方法包括詢問、觀察、審核、計算、分析性復核、穿行測試等。

五、審計程序及重點內容

本項目實施的審計程序主要是內部控制了解測試和實質性程序，內部控制了解測試主要是了解醫院通信業務管理制度的制定及執行情況，實質性程序主要是針對通訊費用支出的真實性、合規性、完整性、準確性實施的相關分析程序，對固話業務和手機業務分別進行。

1.內部控制了解及測試。

開展通訊費用審計，審計人員首先需要了解該項通信業務管理的基本情況。通過詢問相關人員了解到，M醫院通信業務管理部門為總務科，通信運營商為X公司，醫院委托銀行直接劃扣每月通訊費用。通訊費用支出主要分為辦公使用固話業務和工作手機業務支出（含管理人員和值班人員工作手機業務支出），其中固話費用支出納入使用部門成本核算，工作手機業務使用固定套餐，超出套餐部分由使用人自付，醫院實行代扣代繳。

其次，審計人員需了解醫院通信業務管理相關的管理規定以及相關業務流程，如：固定電話新裝、故障維修、遷移等業務流程及控制措施;工作手機配備的準入資格、申請、移交、使用、故障維修、停機等業務流程及控制措施。

再次，審計人員還需了解醫院與運營商簽訂業務合同情況及相關通信業務收費標準，如：固話業務需了解的收費標準內容，包括基本套餐收費、開通內線、市內、國內、國際通話等不同權限的收費標準以及報裝、故障維修、移機等業務收費標準等;工作手機業務需了解的收費標準，包括套餐收費標準及其包含的業務內容，轉號、補卡等特殊業務收費標準等。

最后，審計人員需要了解相關管理部門在審核運營商賬單時的工作職責及審批流程。

2.固話業務實質性程序。

（1）核對運營商提供的費用明細賬單總額與每月銀行劃扣的金額是否一致，以確定運營商收費的準確性。

（2）匯總醫院所有固話號碼及其使用部門、開通功能、每月花費情況。

審計人員通過運營商每月費用明細單匯總形成所有固話號碼1～12月通訊費用支出明細，通過VLOOKUR查找內部通訊錄即可匹配到每個號碼的使用部門，最終形成《固話費用匯總表》，若出現匹配不成功情況，可能是內部固話通訊錄不完整，或者是電話已無人使用但未辦理停號等原因，需請管理部門追根溯源查找并確認這些號碼的使用部門。同時，請運營商根據審計人員匯總的所有固話號碼，反饋各號碼已開通的通話功能權限情況，最好是能提供各功能開通時間。

（3）固話費用分析性復核程序。

對固話費用分析性復核程序，一是根據《固話費用匯總表》匯總統計各部門號碼數量、費用支出情況及固話通話權限（內線、市內通話、國內、國際長途通話）開通情況，結合使用部門辦公房間數量、空間分布情況、人員數量、工作崗位及業務開展情況分析固話數量分布、功能權限設置及費用支出的科學性和合理性。二是需要特別注意的是，每月固定費用支出的號碼，部分號碼可能早成了躺在通訊錄上的僵尸號，審計人員可以抽查致電部分號碼進行核實，對電話數量明顯不合理的可請管理部門再次確認使用部門。三是還需注意開通國際通話功能業務的號碼每月費用支出情況，根據使用部門業務開展情況分析其合理性、必要性。

（4）核對每月總務部門反饋給成本核算部門的數據與賬單實際統計結果是否一致，確保成本核算的準確性。

（5）核對非常規業務收費項目是否按照收費標準計費，是否存在運營商亂收費或收費錯誤的情況。

（6）固話費用使用情況趨勢分析，結合業務開展情況及職工人數，通過橫向、縱向比較，分析其合理性，以對辦公固話合理設置提出有效建議，避免多人共用一個號碼影響正常工作，同時防范辦公室電話私用或無節制使用等。

3.工作手機業務實質性程序。

（1）與固話業務一樣，工作手機業務同樣需要核對運營商提供的費用明細賬單總額與每月銀行劃扣金額的一致性，這里前提是運營商提供的發票明細需分開備注固話及手機業務費用。

（2）匯總分析醫院賬單中所有手機號碼每月支出情況。

審計人員通過統計匯總運營商每月費用明細單形成所有手機號碼1～12月通訊費用支出明細，通過查找內部通訊錄即可匹配到每個號碼的使用人及其職務，最終形成《工作手機費用支出匯總表》。若出現匹配不成功情況，原因可能如下：一是因為內部通訊錄不完整，需要管理部門追根溯源查找并確認這些號碼的使用人;二是運營商提供的賬單錯誤。若醫院最終無法確認號碼使用人時，則需要運營商反饋這些號碼的實名登記人信息。

（3）工作手機費用分析性復核程序。

對工作手機費用分析性復核程序，一是需要根據《工作手機費用支出匯總表》核對工作手機號碼使用人的資格條件是否符合醫院相關管理規定;是否存在利用職務之便，徇私舞弊，侵占單位資產的情況。二是對特殊情況的，需審核其申請審批手續是否完備。三是需要根據內部管理相關規定核對每月手機費用超出套餐由使用人自付費用計算的準確性。

（4）審核非常規收費項目是否按照收費標準計費，是否存在運營商不合理收費的情況。

4.存在問題及原因分析。

通過實施以上內部控制了解和測試及實質性程序，審計人員發現M醫院通信業務管理主要存在以下問題：一是醫院通信業務管理粗糙，相關管理制度規定不健全。未有關于固話的申請、變更及功能開通的明文規定，固話及工作手機相關業務申請手續不齊全，存在口頭申請審批現象，工作人員利用職務之便徇私舞弊風險較大。本次審計發現，未知使用人的工作手機號碼有15個，最長的使用年限長達6年。二是醫院通信業務管理人員存在業務不精問題。通信業務管理人員崗位職責不清、交接不全，且對各類業務收費標準及運營商強制性條款不熟悉，讓運營商糊涂收費、渾水摸魚有機可乘，不利于有效維護醫院的合法權益;三是固話業務存量和增量管理缺失。一方面存在長期閑置未用僵尸號碼或未知具體使用部門的固話，另一方面又因為部分辦公室裝修改造或搬遷、外包業務駐點辦公等需要不斷新報裝固話，造成醫院資源浪費及管理費用的增加。四是存在固話通話權限濫開現象。固話開通國內國際長途通話權限占比高達34.5%，與實際工作需求不匹配，未能科學合理分配資源。五是工作手機使用管控缺失。部分管理人員或值班人員離崗或退休等不具備配備工作手機資格后，管理部門未能及時督促其辦理相關移交手續。六是賬務處理存在風險。通過銀行賬戶自動劃轉方式支付通訊費用，運營商返回費用發票不及時，容易造成賬務處理滯后，銀行未達賬項大量積壓，存在賬務處理混亂風險。

5.針對審計發現問題的對策。

針對審計發現的問題，內審部門對通信業務管理提出了整改建議：

一是制定通信業務管理規定。總務科盡快制定通信業務管理規定，各部門嚴格按照管理要求開展通信相關業務。清晰指引通信相關業務申請審批流程，各類業務申請表單化，留痕化管理，便于每月統計匯總以核對運營商計費準確性。

二是科學配置辦公電話和開通相關功能。由總務科負責對全院固話統籌管理，保證工作有序開展和通信暢通的前提下，科學調配固話，限期清理長期閑置號碼。合理開通固話通話權限，在全院倡導提高成本控制意識，厲行勤儉節約，反對鋪張浪費等規定精神，降低通訊費用。

三是加強對工作手機的申請審批及使用管理。工作手機嚴格執行實名登記制，對未知機主的工作手機號碼辦理停機處理。

四是向運營商爭取相關優惠。通過橫向縱向分析醫院固話及工作手機費用支出情況，結合醫院實際，與運營商進行談判，爭取大客戶結算折扣。同時就通訊費用結算方式和流程與通訊運營商進行商討，為保證及時準確結算達成一致意見。

五是探索實行定額控制通訊費用模式。對超標費用支出進行預警管理，實現對費用支出的動態管理。

六、總結

該項通訊費用專項審計梳理了醫院通訊業務管理的流程，揭示費用管控存在制度管理漏洞等普遍性問題，有序追回違規資金，提高管理者強化管理費用管理的認識，對醫院后勤管理工作具有舉一反三作用。醫院將通過自查自糾等方式，排查費用管理的漏洞和風險點，以防發生“小官大貪”“螞蟻搬家”等嚴重違法行為，促進醫院的健康長遠發展。對管理費用支出的審計，有利于節約組織管理成本，推動組織健全完善內控制度，促進組織精細化管理，提高組織管理效益。

參考文獻

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（作者單位：廣州醫科大學附屬第三醫院）