新時期企業人事檔案管理的創新與發展

□朱 俊

在信息時代，對具有快速性、時效性以及具有可參考價值的檔案信息的需要越來越多，企業在檔案管理方面，做好各個職能部門之間檔案管理的規范和創新，更好地滿足員工各方面工作開展以及企業的發展需求是非常重要的。因此，建立一個具有現代化、信息化的企業人事檔案管理制度，可以為創新型企業賦能；進行企業人事檔案管理工作創新，不僅能夠提升企業人力資源管理效果，同時也有利于優化企業人力資源結構。

一、企業人事檔案管理工作存在問題

1.企業人事檔案管理電子信息化程度低。企業人事檔案管理是企業管理工作的重要內容，但仍然有較多企業采用傳統的檔案管理模式，很多檔案工作人員對于企業人事檔案管理電子信息化建設重視程度不夠，雖然引進了很多先進的技術設備，但由于人員對技術設備運用不夠靈活，導致先進的數字化檔案管理優勢沒有發揮出來，反而增加了企業人事檔案管理工作人員的工作壓力，同時也影響了企業檔案管理現代化發展。

2.保護意識薄弱。一些企業檔案管理人員并沒有認識到企業人事檔案安全的重要性，在開展企業各種檔案信息以及企業歸檔資料工作的過程中，歸還后并沒有將檔案進行歸檔，導致經常出現檔案資料找不到和丟失的現象，使企業發展中的檔案資料不完整。一些檔案管理人員認為檔案管理工作是一項簡單的工作，主要是對檔案進行歸納收集和整理，并沒有認識到自身工作的重要性。

3.企業人事檔案管理制度不夠完善。當前很多企業管理者對于人事檔案管理重視程度不夠，在推進企業人事檔案管理制度建設過程中由于缺少系統的頂層設計，導致企業人事檔案管理制度不夠完善。很多企業人事檔案管理工作由于缺少相應的制度依據，導致企業人事檔案管理工作步履維艱，很多部門對于人事檔案管理工作都缺少橫向的溝通和互動，嚴重影響了企業人事檔案管理效果，同時也很難發揮出企業人事檔案管理的價值和作用。

4.歸檔不及時。一方面，在企業的檔案管理借閱中，很多檔案以及各種資料、證書等被借閱后沒有按照制度約定時間進行歸還。另一方面，由于借閱的人員不負責任、粗心大意，把相關資料丟失或損壞，造成沒有及時歸還資料的現象。同時，由于部分檔案管理人員認為不及時歸還檔案對企業發展不會造成重大損失，不能保護檔案的完整性，造成企業檔案管理難度，這也是企業檔案管理中的難點問題。

5.管理人員綜合素質能力不達標。當前部分企業對于人事檔案管理重視程度不夠，也沒有選派優秀的人員從事人事檔案管理工作，特別是很多人事檔案管理人員素質和能力與崗位需求不匹配，不僅對企業人事檔案管理各個環節不熟悉，而且還缺少必要的信息素養。因此，在企業人事檔案管理過程中，由于管理人員綜合素質能力不達標，也影響了企業人事檔案管理工作的順利開展。

二、新時期做好企業人事檔案管理工作的創新思路

1.加強對全員的宣傳教育。要結合當前企業人事檔案管理具體需求，有針對性地對企業人事檔案管理工作人員開展講座和學習培訓，特別是要加強橫向的交流和互動，選拔一批優秀的人事檔案管理人才到其他企業進行參觀學習，進一步開拓企業人事檔案管理人員的視野，學習其他企業人事檔案管理的先進經驗，讓企業人事檔案管理工作人員對企業人事檔案管理的重要性有新的認知。同時，企業應當制定并落實統一標準的檔案管理責任制度，使各個職能部門有據可依，企業也應積極建設檔案管理的工作環境，打造一個屬于企業自身的檔案館。

2.管理系統和模式創新。先進的信息以及搜索引擎技術可以有效彌補工作人員的不足，可以更為快捷地搜索檔案信息。實現標準化、規范化、信息化操作的人事檔案管理系統，首先要建立起標準、準確、可量的檔案管理制度，在各個細分部門建立信息化、網絡化的數據中心，以及提供采集、整理、存貯數據支撐的網絡檔案管理平臺，借此實現各職能部門的溝通。其次，根據管理工作的實際需要與外網合作共享信息資源，在改善和創新企業人事檔案管理工作的同時，一方面要注重檔案管理系統的質量和效率，另一方面也要提高網絡化檔案管理的安全性與可操作性。

3.提高工作人員的綜合素質和業務能力。為了更好地滿足企業人事檔案管理需求，必須加強企業人事檔案管理工作人員的技能培訓，既要讓企業人事檔案管理人員掌握必要的電子化信息技術，也要讓企業人事檔案管理人員掌握必要的網絡化知識，進一步提升企業人事檔案管理人員的專業能力和信息化素養。一線工作的檔案管理人員，可以通過專業的培訓以及行業內交流學習，進一步優化企業人事檔案管理人員的知識結構，讓企業人事檔案管理人員對當前人事檔案管理的最新知識有全面的了解，確保企業人事檔案管理人員能夠跟上時代發展步伐，不斷熟悉和學習最新的檔案管理現代化制度，了解較為規范的現代化管理手段，提高企業人事檔案管理工作的實用性。

4.建立健全檔案管理制度。要想進一步提升企業人事檔案管理工作水平，就必須構建完善的企業人事檔案管理制度，加強企業人事檔案管理制度的落實，確保企業人事檔案管理工作有制度可以依據。檔案相關的管理制度應從企業的實際情況和實際需要出發，與企業運作、運營相適應，符合企業的發展路線以及企業文化。明確檔案歸檔和相關流程，確定檔案管理人員的義務和職責，可以使檔案管理工作更好地開展。

5.加大投入，確保檔案管理工作有效開展。加大企業人事檔案軟件設施和硬件設施方面的投入，依靠較為先進的信息技術和控制系統來開展檔案管理工作，從而可以有效解決檔案管理工作中的難點問題。企業檔案管理工作需要大量人力、物力和財力共同支撐，改善檔案管理的環境，促使企業檔案管理工作最大限度地發揮其內在價值。

三、結語

隨著網絡信息技術不斷發展，在大數據背景下，對企業人事檔案管理工作提出了更高要求。因此，有必要在新的時代背景下，推進企業人事檔案管理工作創新，加大對企業人事檔案宣傳力度，重點解決企業人事檔案信息化建設滯后問題。同時也要從企業人事檔案管理體制機制入手，加大企業人事檔案管理工作人員培訓力度，提升企業人事檔案管理工作人員素養，實現企業人事檔案管理的創新與發展，更好地為企業服務。