事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)實困境與對策

□鄧兵娥

事業(yè)單位在推動國家經(jīng)濟發(fā)展、服務(wù)百姓過程中扮演著重要角色，是我國現(xiàn)代化建設(shè)的重要主體。事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，事業(yè)單位的公益性質(zhì)決定了事業(yè)單位干部人事檔案管理要更加規(guī)范科學(xué)，但當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案信息化管理還存在諸多困境。因此，有必要從事業(yè)單位干部人事檔案管理實際角度出發(fā)，引進現(xiàn)代信息技術(shù)，完善相應(yīng)制度體系，推進事業(yè)單位人事檔案信息化進程。

一、事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理的特點

信息化管理是運用現(xiàn)代信息技術(shù)將人事檔案以數(shù)字化的形式存儲于檔案系統(tǒng)之中，并按照一定的規(guī)則和形式對其進行保管、運行和使用。事業(yè)單位人事檔案信息化管理則是通過復(fù)印、掃描等多種形式將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，上傳到管理信息系統(tǒng)之上，以電子資料的形式進行保管和使用。

1.動態(tài)化。人事檔案信息化管理是以信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，在管理過程中需要將人事檔案信息和資料錄入到系統(tǒng)之中，按照一定的規(guī)則和要求進行分類，實現(xiàn)檔案的綜合化、系統(tǒng)化和精細(xì)化管理。動態(tài)化管理彌補了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的諸多不足，通過動態(tài)化管理能夠提升人事檔案管理效率，提高人事檔案信息的充實度。

2.開放性。信息化管理本身用的是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)具有明顯的開放性特征，因此，延續(xù)到事業(yè)單位干部人事檔案管理也具有開放性特征。在檔案管理過程中既需要面向所有事業(yè)單位工作人員進行檔案信息收集，也要按照一定的制度要求將不涉及秘密的檔案信息予以公布，體現(xiàn)了檔案信息管理的開放性和透明度。

3.服務(wù)性。事業(yè)單位從性質(zhì)上看屬于公益性質(zhì)，因此在服務(wù)對象上主要是廣大人民群眾。在人事檔案信息管理過程中應(yīng)該從群眾性角度出發(fā)，進一步提升事業(yè)單位人事檔案信息管理的服務(wù)水平，通過服務(wù)職能的發(fā)揮，更好地服務(wù)事業(yè)單位發(fā)展，提升事業(yè)單位干部人事檔案管理效率。

二、事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)實困境

1.傳統(tǒng)的檔案管理思維尚未完全轉(zhuǎn)變。事業(yè)單位干部人事檔案管理是一項專業(yè)性非常強的工作，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式主要依賴于檔案管理人員的人工操作，不僅工作量大，而且還容易出問題。當(dāng)前隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的事業(yè)單位干部人事檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)，特別是傳統(tǒng)的事業(yè)單位干部人事檔案管理思維已經(jīng)很難適應(yīng)新形勢下干部人事檔案工作的現(xiàn)實需要，需要轉(zhuǎn)變檔案管理思維。

2.人事檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱。事業(yè)單位干部人事檔案管理工作既要求客觀、真實，也需要全面、準(zhǔn)確，但當(dāng)前部分事業(yè)單位在干部人事檔案管理過程中基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還相對滯后，相應(yīng)的制度規(guī)范還沒有建立起來。特別是在信息化建設(shè)方面，由于資金和人員投入不足，檔案管理人員對于人事檔案信息化建設(shè)了解不夠全面，在技術(shù)應(yīng)用上還有所欠缺。無論是在硬件設(shè)施，還是在軟件系統(tǒng)方面，都無法滿足事業(yè)單位干部人事檔案管理信息化的相關(guān)要求，也在一定程度上影響了事業(yè)單位干部人事檔案管理服務(wù)水平的提升。

3.干部人事檔案資源共享和利用率偏低。當(dāng)前多數(shù)事業(yè)單位都為干部人事檔案管理配備了相應(yīng)的計算機設(shè)備和軟件系統(tǒng)，但很多設(shè)備都比較老舊，操作系統(tǒng)也處于初級階段，與干部人事檔案信息資源共享與應(yīng)用還存在一定的差距。尤其當(dāng)前事業(yè)單位干部人事檔案信息化建設(shè)還缺少統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，加之軟件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面還存在不兼容問題，使干部人事檔案信息資源出現(xiàn)了“信息孤島”問題，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，一定程度上影響了干部人事檔案資源的后續(xù)開發(fā)和利用。

三、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的對策

信息化時代對事業(yè)單位人事檔案信息化管理提出了更高要求，事業(yè)單位應(yīng)該充分重視人事檔案信息化管理，并給予人事檔案信息化管理一定的政策支持和資金支持，完善人事檔案信息化管理的相關(guān)制度，夯實人事檔案信息化管理軟硬件設(shè)備，通過多措并舉方式提升事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平。

1.引進先進的檔案信息化管理理念。信息化背景下，事業(yè)單位人事檔案信息化管理應(yīng)該主動適應(yīng)時代發(fā)展需求，從事業(yè)單位發(fā)展實際角度出發(fā)，轉(zhuǎn)變事業(yè)單位干部人事檔案管理理念，提升事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合能力和素質(zhì)，讓檔案管理工作人員對人事檔案信息化建設(shè)有更為清晰的認(rèn)知，在具體工作中更加重視事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)。同時要加大對事業(yè)單位人事檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，對教育和培訓(xùn)內(nèi)容進行合理優(yōu)化，讓事業(yè)單位檔案工作人員掌握人事檔案管理的專業(yè)知識，提升事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)水平。另外，還要結(jié)合事業(yè)單位干部人事檔案管理信息化建設(shè)的實際需要，掌握必要的信息技術(shù)和軟件技術(shù)，更好地投入到事業(yè)單位人事檔案信息管理之中。

2.夯實檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施。事業(yè)單位干部人事檔案管理信息化建設(shè)既需要政策支持、組織保障和人員保障，同時也需要加強事業(yè)單位干部人事檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。特別是事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)要對干部人事檔案信息化建設(shè)進行專題研究，設(shè)置專項經(jīng)費用于事業(yè)單位干部人事檔案管理信息化建設(shè)，從人事檔案管理實際角度出發(fā)，引進一批先進的計算機硬件設(shè)施，同時與第三方企業(yè)進行合作，解決不同系統(tǒng)之間的兼容性問題，實現(xiàn)檔案信息資源的互聯(lián)互通，進一步提升檔案信息資源的利用效率。

3.完善事業(yè)單位人事檔案信息化管理制度體系。事業(yè)單位人事檔案信息化管理是一項系統(tǒng)工程，需要完善的制度體系作為保障。要從事業(yè)單位人事檔案信息化管理的實際角度出發(fā)，對原有的人事檔案管理制度體系進行認(rèn)真梳理，對于已經(jīng)不適合當(dāng)前人事檔案管理的制度要予以廢止。同時要總結(jié)當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案信息化管理好的經(jīng)驗和做法，將其上升到制度層面并加以固化，用于指導(dǎo)事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的推進。此外，還要加強事業(yè)單位人事檔案管理工作人員的思想政治教育，提升檔案管理工作人員的思想政治覺悟，引導(dǎo)檔案管理工作人員樹立正確的價值取向和職業(yè)素養(yǎng)，更好地推進事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作。