高校圖書館座位預(yù)約系統(tǒng)實施與存在問題探討

張若友

（山東理工大學圖書館，山東 淄博 255049）

0 引言

作為高校智慧化圖書館建設(shè)的一項工作， 座位預(yù)約系統(tǒng)在很多高校圖書館全部或部分實施， 收到很好的效果。預(yù)約系統(tǒng)首要解決了廣泛存在的“占座問題”，其次提高了座位的利用率和方便性， 即讀者能夠方便及時直觀地找到心儀的或剩余的座位，尤其是考試、期末等座位緊張階段。 但預(yù)約過程不可避免地增加了讀者手續(xù)，占用了讀者時間；且規(guī)則繁多，讀者不適應(yīng)；系統(tǒng)不穩(wěn)定、信號強弱不一。因此，有些參數(shù)設(shè)置、規(guī)則等需要進行不斷修正與創(chuàng)新。 本文重點探討如何有效實施該系統(tǒng)，并對一些常見問題提出解決措施。

1 預(yù)約座位的分類

預(yù)約座位可分為兩類， 一般的座位和專用的座位。 一般的座位是指一般閱覽室或自習室的座位。 專用座位是圖書館設(shè)立的各種空間的座位，比如：多媒體空間、知識空間、學習空間、研究空間、文化空間、系統(tǒng)體驗空間、創(chuàng)新空間、社交空間等系列空間的座位。不同功能的空間座位多少不一， 可滿足讀者個人學習、團體協(xié)作、項目研討、信息分享等多元化的活動。各空間內(nèi)座位因相應(yīng)的硬件配置不同可進一步細分，預(yù)約時有所選擇。

2 座位預(yù)約系統(tǒng)的實施

2.1 軟件準備

（1）座位預(yù)約系統(tǒng)招標：外出調(diào)研已充分利用的高校圖書館，針對不同的座位預(yù)約系統(tǒng)，詳詢使用情況，比較優(yōu)劣，提供較成熟的系統(tǒng)軟件供招標選擇。

（2）構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)：校網(wǎng)絡(luò)中心，館內(nèi)主服務(wù)器，門禁系統(tǒng)，無線移動信號源等布線聯(lián)網(wǎng)，信號源布局覆蓋全館且穩(wěn)定等。

2.2 硬件準備

選座設(shè)備購置布局， 閱覽桌椅維護配齊并標識，相應(yīng)的指引標識等。

2.3 相關(guān)參數(shù)設(shè)置

2.3.1 制定各空間使用規(guī)則（浙江大學圖書館為例）[1]

一般可根據(jù)本館的實際情況制定不同的使用規(guī)則。

2.3.2 預(yù)約設(shè)置（濟南大學圖書館為例）[2]

（1）當日允許預(yù)約當日時間從 8:00 到 22:00。 當日允許預(yù)約來日時間從00:01 到23:59。

（2）預(yù)約最短時間單位為60 分鐘。

（3）可提前1 天預(yù)約，每天可預(yù)約6 次，每次最多可預(yù)約4 小時。 每日可取消預(yù)約30 次。 必須提前15分鐘取消預(yù)約。預(yù)約時間超過15 分鐘未進場，取消其預(yù)約，同時認為違約。

（4）允許提前15 分鐘簽到。 中途可臨時離場45分鐘，超出該時間，此座位置為空閑狀態(tài)。中途可臨時離場時間特殊設(shè)置:11：30～14：00，150 分鐘；17：30～19：00，150 分鐘。

表1 IC 各空間館里使用辦法

（5）預(yù)約結(jié)束后自動設(shè)置用戶狀態(tài)為離場 。 允許在預(yù)約結(jié)束前60 分鐘續(xù)約120 分鐘。 強制要求用戶確認結(jié)束使用， 用戶必須在預(yù)約結(jié)束之后15 分鐘內(nèi)執(zhí)行該操作。

2.3.3 黑名單規(guī)則：對于違規(guī)讀者的處理

（1）3 次連續(xù)失約，加入黑名單 7 天。

（2）7 天內(nèi)失約 3 次以后，加入黑名單 7 天。

（3）7 天內(nèi)提前離場未返回3 次，加入黑名單7 天。

（4）7 天內(nèi) 10 次未退出，加入黑名單 7 天。

2.4 預(yù)約方式

（1）預(yù)約網(wǎng)站：讀者可登入圖書館網(wǎng)站，找到座位預(yù)約工具條，點擊進入，輸入學號、密碼進行選座。 一般是在館外預(yù)約。

（2）圖書館內(nèi)觸摸屏：刷卡，選座位，確定，一般在館內(nèi)預(yù)約。

（3）手機App：在預(yù)約網(wǎng)站掃碼下載。 可館內(nèi)可館外。

（4）微信公眾號：下載微信公眾號，打開預(yù)約。 可館內(nèi)可館外。

2.5 簽到、暫離和退座

（1）讀者可通過門禁刷卡，選座機刷卡，手機App或微信“搖一搖”簽到。

（2）讀者可通過選座機或微信“搖一搖”辦理暫離。

（3）讀者可通過選座機或微信“搖一搖”辦理退座。

2.6 座位預(yù)約系統(tǒng)的實施前期宣傳

（1）以學校文件形式將圖書館實行座位預(yù)約系統(tǒng)情況下發(fā)學院、職能部門，通報全校師生。

（2）通過圖書館網(wǎng)站、微信公眾號、館內(nèi)宣傳屏廣泛宣傳。

（3）印制座位預(yù)約系統(tǒng)使用說明，發(fā)放推廣。

（4）試運行階段，組成專門輔導(dǎo)小組，現(xiàn)場指導(dǎo)讀者使用。

（5）組織圖書館相關(guān)部門如辦證、技術(shù)部等隨時解決讀者預(yù)約過程問題，像密碼丟失，賬號不一致等。

3 座位預(yù)約系統(tǒng)的實施中常見問題與解決措施

3.1 座位預(yù)約中的不可控問題

（1）讀者離開“履約中”座位，并沒有辦理“暫離”手續(xù)。 大部分圖書館沒有設(shè)置雙向門禁，讀者離館不需要再次刷卡，超過規(guī)定的時間，座位應(yīng)該被釋放，系統(tǒng)并不能給予記錄和控制，實際形成“占座”。 需要館員的參與性，及時檢查、監(jiān)督。

（2）讀者沒有預(yù)約，或者在館內(nèi)預(yù)約沒有簽到。這種情況就需要給有預(yù)約憑證的讀者讓座或現(xiàn)場預(yù)約簽到，一般用手機微信“搖一搖”功能實現(xiàn)。

（3）由于預(yù)約時長參數(shù)設(shè)置問題，比如一次預(yù)約時長只能4 小時，有些讀者在館學習一天，可能要搬幾次座位或沒了座位，對于讀者“習慣座位”更是挑戰(zhàn)，因此預(yù)約時長需要優(yōu)化設(shè)定。

（4）硬件罷工、系統(tǒng)不穩(wěn)定，或信號強度變化使有些操作無法進行，短時間內(nèi)影響使用。座位預(yù)約的大部分功能都可以通過手機實現(xiàn)， 系統(tǒng)的穩(wěn)定性和信號的傳輸強弱尤為重要，往往存在有些區(qū)域信號強，有些區(qū)域信號弱，應(yīng)提前做好測試，避免屏蔽，保障正常使用。

（5）大部分讀者沒有預(yù)約就進館，這在圖書館相對座位較多情況下發(fā)生。 究其具體原因，一是座位足夠，沒有必要多此一舉。二是宣傳力度不夠，部分讀者預(yù)約，大部分沒有預(yù)約，預(yù)約座位總是被占，久而久之，預(yù)約讀者下降。 三是預(yù)約規(guī)則太多、太煩，要求太多，讀者不愿意使用，最終導(dǎo)致預(yù)約座位系統(tǒng)虛設(shè)，沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（6）讀者、門禁，預(yù)約幾大系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)傳輸問題。 以山東理工大學圖書館為例，學校施行校園一卡通制度， 并且規(guī)定讀者必須先預(yù)約方可刷卡入館，導(dǎo)致開始試行座位預(yù)約系統(tǒng)時問題頻發(fā)。①現(xiàn)場預(yù)約的讀者需等待5 分鐘左右方可入館，究其原因是校園一卡通數(shù)據(jù)庫、圖書館讀者數(shù)據(jù)庫庫、門禁數(shù)據(jù)庫、預(yù)約數(shù)據(jù)庫和中間數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換造成了時間的延遲。 ②讀者因現(xiàn)場預(yù)約時間較短，門禁不開多次刷卡，且不能入館，證卡因惡意刷卡被鎖，只能由技術(shù)部館員解鎖才能使用。③讀者集中入館時段數(shù)據(jù)量較大極易造成系統(tǒng)的崩潰，嚴重影響讀者的正常進館。 ④座位預(yù)約系統(tǒng)最好作為相對獨立的系統(tǒng)實施，方能減少使用過程中的問題。

3.2 科學制定預(yù)約規(guī)則

座位預(yù)約的最終目的是提高座位的利用率，規(guī)則圍繞這一目的設(shè)置， 而不是增加讀者的煩瑣手續(xù)，應(yīng)該是越簡越少越好。

（1）預(yù)約時間：一般提前一天預(yù)約，筆者認為預(yù)約時間可以放開，不用限制。

（2）預(yù)約次數(shù)：一般規(guī)定一天幾次，筆者認為預(yù)約次數(shù)可以放開，不用限制。以本館為例，考慮讀者公平使用圖書館， 剛開始規(guī)定每位讀者每天只能預(yù)約2次。在試行中發(fā)現(xiàn)，有的讀者沒有入館，兩次機會就已經(jīng)用完了，經(jīng)過詢問方知，一是預(yù)約時間不合適而取消，二是不熟悉預(yù)約規(guī)定無意中取消了預(yù)約。 一般圖書館開放分三個時段，上午、下午、晚上，如果規(guī)定預(yù)約最大時長為4 小時， 那么讀者只能預(yù)約兩個時段，硬性限制了讀者對圖書館的利用。

（3）預(yù)約時長：一般館設(shè)置最長4 小時，筆者認為可最長一個開放日， 讓泡館學習者不再一遍遍預(yù)約。圖書館的長期工作中發(fā)現(xiàn)，經(jīng)常到館學習者都喜歡固定的座位，尤其是考研讀者熱切希望固定座位，為此座位預(yù)約系統(tǒng)也比較人性化的設(shè)置了習慣座位選項；那么在圖書館座位不是十分緊張的情況下應(yīng)優(yōu)先考慮延長預(yù)約時長，保證讀者學習的連續(xù)性，節(jié)省讀者的時間和精力。

（4）取消預(yù)約：可隨時取消預(yù)約，不必固定時間，及時釋放座位。

（5）續(xù)約：隨時續(xù)約，只要沒有被其他讀者約定。（6）離場：規(guī)定中晚飯離場時間90 分鐘，臨時離場30 分鐘，系統(tǒng)保留座位。

（7）失約處理:圖書館每天有大量的讀者通過預(yù)約入館，有意或無意都存在失約現(xiàn)象，為保障預(yù)約系統(tǒng)順利實行，對違約讀者必須有所處罰，一般以暫停幾次預(yù)約為處罰，應(yīng)盡量以教育為主，避免影響讀者對圖書館的利用。

3.3 館員積極參與管理

（1）系統(tǒng)對沒辦理暫離手續(xù)中間暫離讀者沒有控制，默認“履約中”，需要館員及時監(jiān)督、檢查，并對超時者做出處理，這是一項較煩瑣和有責任心的工作。

（2）對沒有預(yù)約占座者，館員根據(jù)預(yù)約憑證，做好占座讀者勸離工作；有些讀者提前到館，有些讀者到時沒有離座，館員應(yīng)態(tài)度熱情、耐心細致的做好說服工作，避免不必要的讀者糾紛。

（3）隨時解決讀者預(yù)約中遇到的其他問題。

（4）加強對“空座位”的管理，這里“空座位”是指讀者到館高峰期不可能出現(xiàn)的空座。在讀者較集中入館時期，圖書館座位比較緊張，應(yīng)該座無虛席，這時應(yīng)加強對空位的檢查，可以登記空位時長，查出占位者并做出處罰，以減少“虛占”，提高座位利用率。

4 結(jié)束語

座位預(yù)約系統(tǒng)是圖書館智能化的標志，解決了圖書館較普遍存在的像“占位”“找座”等各類問題。建立座位預(yù)約系統(tǒng)的目標應(yīng)該是充分利用圖書館的空間，盡可能優(yōu)化空間布局，增加座位數(shù)量，即使在入館高峰期，使入館讀者人人有其座，發(fā)揮出圖書館空間資源的最大優(yōu)勢，滿足廣大讀者需要。