淺析企業檔案信息化管理及利用

王紅桃

（廣西欽州北投水務有限公司，廣西 欽州 535008）

一、當前企業檔案管理中存在的主要問題

（一）庫房分散、檔案存儲成本過高

前文中提到，我國人口基數較大，相應的各類文書檔案數量也十分龐大，這就需要更多的庫房進行檔案存放。縱觀我國各地企業單位檔案存儲現狀，所有的檔案被分散存儲在幾個不同的倉庫中，且由于檔案的材質對存儲環境有較為嚴苛的要求，各個存儲倉庫都安裝有空調、電腦、空氣干燥機以及其他的必備的辦公用品，造成了資源極大地浪費，也使得存儲成本持續居高不下。另外，由于一些企業單位的建筑面積有限，沒有充足的庫房用于存儲檔案，只能向外界租賃，無疑又增加了存儲成本。還有，一些檔案管理人員工作中存在粗心大意的毛病，沒有嚴格按照相應的管理制度進行檔案的分類管理工作，往往會造成一些關鍵檔案的損壞、遺失等，且檔案的安全狀況比較堪憂。

（二）檔案管理人員綜合素質不強

企業單位檔案管理工作的復雜性和專業性決定了從事檔案管理人員必須具備較好的專業素質和檔案管理技術，也對其組織能力、協調能力和綜合實踐能力提出了更高的要求。反觀我國各地區的企業單位檔案管理工作，由于主要工作人員有限且他們還要從事其他各種日常瑣碎事務，沒有充足的精力用于檔案管理工作，很多需要在一定時間內完成的工作中都需要突擊完成，難免會忙中出錯，甚至會給民眾帶來切身的利益傷害。一些工作人員的專業素質不強，很多需要分類歸檔、存儲并建立統一的檔案目錄檔案沒有落實到實處，工作中效率無法令民眾滿意。

（三）檔案管理管理模式落后

目前很多企業單位的檔案管理模式中存在一定的問題，這就在根本上限制了檔案管理工作的進一步發展。當前計算機技術與數字檔案管理技術已經應用到了社會的各個領域，但是企業單位文書檔案管理工作還沒有真正實現數字化和自動化，檔案管理質量不能滿足社會經濟技術的發展要求，也進一步影響了服務質量。即使已經實現在文書檔案管理中引進了數字技術和計算機技術的企業單位其在實際管理中也存在諸多不合理之處，沒有根據本部門的工作性質和文書檔案管理的特點開發個性化的軟件掛管理系統，仍然沿用已經淘汰的技術和設備，甚至一些企業單位購置的計算機檔案管理系統被閑置，仍然延用傳統的人工管理模式，使得檔案管理具有一定的封閉性，長此以往必然不利于檔案管理工作的長久發展。

二、企業檔案管理信息化建設的可行性策略

（一）提升計算機系統的安全系數

企業檔案管理中信息化建設中最重要的環節就是提升計算機系統的安全等級，保護企業檔案信息不受損壞，從而最大程度的提升企業的檔案管理效率。①要保證計算機操作系統的安全。當計算機系統連上網絡之后，容易受到一些木馬病毒和黑客的攻擊而造成系統癱瘓，或是帶來嚴重的企業檔案信息泄露問題。為此，有必要在計算機系統中安裝防火墻和一些殺毒軟件保護計算機系統的安全和正常操作，并定期對計算機的病毒庫進行升級處理；②要加強計算機的保密工作。對于一些計算機故障問題應該請內部的專業技術人員維修，盡量避免隨意使用外聘人員，給企業的檔案信息泄露帶來一定的隱患；③要逐步完善檔案信息系統的管理制度，通過制定嚴格的管理規范和監管條文規范相關人員的操作行為，并進一步明確相關操作人員的訪問權限，讓所有的操作和訪問行為變得有章可循。

（二）開發出企業專屬的檔案管理軟件和硬件系統

當前大多數企業的檔案管理系統都在應用同一套管理軟件系統，但是各個企業內部的經營模式和管理方式存在較大差異，這就導致檔案管理工作也不宜采用統一的模式。因此為了提升企業檔案管理的質量和效率，有必要針對企業具體的經營管理情況開發交互性強、針對性好的軟件管理系統，并重點針對軟件系統的工作性質和特點選擇合適的硬件系統，包括計算機的基本硬件配置、輔助配置、寬帶互聯網、子通信網絡、企業的內部網絡、專門的路由網絡發射器、網絡信號交換器、USB 移動硬盤等等。通過改善硬件和軟件環境從而給企業的檔案管理工作帶來巨大的便利，為企業的發展提供有力保障。

（三）打造專業的計算機檔案管理團隊

企業檔案管理工作的技術性和專業性需要一支專業的軟件開發、系統升級、軟件維護以及檔案管理從業經驗的人才隊伍從事信息化檔案管理工作，同時這也是企業進行現代化建.設和提升行業競爭力的重要手段。一方面，企業要提高崗位招聘條件，聘請有計算機和網絡專業教育背景、從業經驗以及軟件開發經驗的人員前來從事計算機檔案系統的管理工作，提升企業的核心隊伍建設水平；另一方面還要加強對在職人員的培訓，定期組織本單位的檔案管理人員接受專業的計算機網絡以及軟件的維護和開發課程，提升從業人員的綜合素質。

三、結語

現階段，我國正處于經濟高速發展時期，特別是全球市場一體化趨勢的不斷加強，更是給企業帶來了巨大的發展空間和前所未有的競爭壓力。面對國外企業迅猛入侵，我國企業必須從各個方面強化實力，提高市場競爭力。在這個過程中，企業檔案信息所發揮的作用無疑是十分巨大的。企業要切實做好檔案信息管理開發利用工作，汲取企業檔案信息中的積極因素，推動企業健康有序發展。